Wie setzt sich das ERP-Projektteam zusammen?

15.03.2019 Lesezeit: 4 Min.
Wie setzt sich das ERP-Projektteam zusammen?
Thomas Bittner
Thomas Bittner
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
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LastenheftDie ERP-Einführung ist ein sehr komplexes Projekt – zu komplex, um Koordinierung und Organisation einer einzigen Person zu übertragen. Zum einen erfordern diese Aufgaben detailliertes Fachwissen über jeden abzubildenden Geschäftsprozess. Zum anderen gibt es mit den einzelnen Abteilungen viele Interessensgruppen, deren Anforderungen allesamt in die ERP-Einführung einfließen müssen.

Daher bilden Unternehmen in der Regel Projektteams aus mehreren Personen, die den Einführungsprozess begleiten und koordinieren. Den Kern solcher Teams bilden zwei Rollen

  • Projektleiterin/Projektleiter
  • Key-User
  • Hinzu kommen Fachentscheider (z. B. Produktions- oder Vertriebsleiter), ein Mitglied der Geschäftsführung und in manchen Fällen externe ERP-Berater. Die Größe eines ERP-Projektteams ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Gerade in komplexen Organisationen mit vielen Key-Usern kann schnell eine zweistellige Zahl an Personen zusammenkommen.


    Die Projektleitung

    Die Projektleitung übernimmt im Kontext der ERP-Einführung vor allem zwei Funktionen: Zum einen ist sie für das Projektmanagement zuständig, zum anderen für die fachliche Koordination.

    Als Projektmanagerin oder -manager fallen dieser Person alle klassischen Aufgaben aus diesem Bereich zu. Sie überwacht den Projektverlauf, achtet auf das verbleibende Budget, behält den Zeitplan im Blick und hält die Verbindung zur Führungsebene.

    Doch es gibt auch Unterschiede zu reinem Projektmanagement. Die ERP-Einführung ist in erster Linie ein Change-Management-Prozess und kein reines IT-Projekt. Ein ERP-System verändert Prozesse in allen Abteilungen und schafft eine nie dagewesene Transparenz. Das schürt oft Ängste in der Belegschaft. Mitarbeiter fürchten sich davor, ersetzbar zu werden.

    ERP-Fakt des Tages: Je nach Unternehmensgröße kann ein ERP-Projektteam leicht 20 oder mehr Personen enthalten.

    Change Management und Kommunikation sind daher zentrale Aufgaben der Projektleitung. Gute Projektleiterinnen oder Projektleiter machen die ERP-Einführung transparent und halten ihre Kollegen immer auf dem neusten Stand. Sie gehen auf Ängste ein und klären Missverständnisse auf, um zu verhindern, dass Widerstände gegen das ERP-System entstehen.

    Zugleich hat die ERP-Projektleitung auch eine technisch-konzeptionelle Rolle. Wann immer die Frage aufkommt, ob ein Projektschritt oder eine Entscheidung den Anforderungen aus dem Lastenheft entspricht, ist sie am Zug. Die Projektleitung behält dabei stets einen ganzheitlichen Blick auf das ERP-Projekt. Die Key-User mögen sich in abteilungsspezifischen Detailfragen besser auskennen. Für interdisziplinäre Angelegenheiten ist jedoch die Projektleitung zuständig.

    So wählen Sie das richtige Projektteam für die ERP-Einführung aus So wählen Sie das richtige Projektteam für die ERP-Einführung aus

    Die Key-User

    Key-User sind die Repräsentanten der einzelnen Abteilungen im ERP-Projekt. Sie unterstützen den Aufbau des Systems und sorgen dafür, dass die Anforderungen ihres Unternehmensbereichs Gehör finden.

    Auch die Key-User haben bei der ERP-Einführung eine Doppelrolle. Zunächst einmal unterstützen sie das Projekt als Fachexperten. Sie beantworten Detailfragen zu Abläufen in ihrer jeweiligen Abteilung und geben Feedback bezüglich deren Abbildung im ERP-System.

    Wichtig ist an dieser Stelle, zwischen dokumentierten und tatsächlichen Abläufen zu unterscheiden. Oft weicht die Praxis im Tagesgeschäft von den ursprünglich konzipierten Prozessen ab. Daher ist es hilfreich, mit den Key-Usern jemanden zu haben, der operativ an vorderster Front steht.

    Darüber hinaus sind Key-User auch Ansprechpartner für ihre Kolleginnen und Kollegen. Sie tragen Informationen aus dem ERP-Projekt in die Abteilungen, halten das Kollegium auf dem neusten Stand und schulen es im Umgang mit der ERP-Lösung.

    Das ist eine außerordentlich wichtige Funktion. Denn ohne die Key-User als „Vermittler“ interpretieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die ERP-Einführung leicht als „Anweisung von oben“ – als neue Vorgabe der Unternehmensführung, die für sie keinen großen Nutzen bringt. Sind dagegen erfahrene Kolleginnen und Kollegen involviert und werben für das Projekt, steigt auch die Akzeptanz für das ERP-System.

    Fehlende Anwenderakzeptanz ist übrigens eine Hürde, die jedes ERP-Projekt überwinden muss. Daher sollten Unternehmen immer darauf achten, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleich zu Beginn in die ERP-Einführung einzubeziehen. Wenn Sie wissen möchten, wie Ihnen das am besten gelingt, hilft Ihnen unser Whitepaper „Gewinnen Sie alle Beteiligten für das ERP-Projekt“ mit Sicherheit weiter!

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