Mit einem Lastenheft legen Sie die Weichen für den Erfolg Ihres ERP-Projekts. Doch wie viel Zeit empfiehlt sich für die Erstellung einzuplanen? Eine geeignete Leistungsbeschreibung kann nicht überstürzt durchgeführt werden. Gleichzeitig verzögert eine zu umfangreiche Definition das Projektvorhaben. Welche Aspekte bei der Erstellung des Lastenhefts unverzichtbar sind und wie Sie einen entsprechenden Zeitplan aufstellen, erfahren Sie im Folgenden.

Erfahren Sie, wie Sie ein Lastenheft für Ihr zukünftiges ERP-System korrekt erstellen.

Fokussieren Sie sich auf wesentliche Prozesse

Bei der Erstellung eines Lastenhefts gilt: Nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Wichtiger als jede Anforderung bis ins Detail aufzunehmen, ist der Fokus auf die Kernprozesse. Dadurch sparen Sie nicht nur viel Zeit. Dieses Vorgehen ermöglicht Ihnen auch einen priorisierten Überblick über benötigte Funktionen.

Definieren Sie zunächst in einer Ist-Aufnahme die Kernprozesse

Überlegen Sie sich also im ersten Schritt, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen essentiell sind. Dafür eignet sich eine Ist-Aufnahme. Diese Fragen können Sie bei der Identifikation der Hauptprozesse unterstützen:

  • Welche Aktivitäten resultieren in einen relevanten Output für den Kunden?
  • Welche Workflows weisen eine hohe Relevanz für uns auf?
  • Welche Vorgänge haben eine besonders große Bedeutung für die Beziehung zu unseren Kunden?
  • Welche Abläufe wirken sich am meisten auf unsere Wertschöpfung aus?
  • Welche Prozesse schaffen einen Wettbewerbsvorteil?

Haben Sie die Kern-Prozesse entsprechend abgebildet, lassen sich weitere Anforderungen ableiten. Wir empfehlen, die Workflows abteilungsübergreifend zu verfolgen. Das erfordert die Einbindung der Keyuser aus den verschiedenen Bereichen

Beziehen Sie Fachabteilungen und Key User frühzeitig ein

Für ein gelungenes Lastenheft ist der Input von Fachabteilungen und Key Usern unverzichtbar. Die Verfügbarkeit Ihrer Ansprechpartner spielt somit eine große Rolle bei der Zeitplanung. Stimmen Sie sich frühzeitig mit den Teams ab, um einen Ressourcenkonflikt mit anderen Projekten zu vermeiden.

Leiten Sie das ERP-Projekt mit einem Kickoff ein, zu dem Sie auch die Key User einladen. Dadurch sind alle Beteiligten von Beginn auf dem gleichen Stand. Sie können sich über Ziele und Erwartungen abstimmen. Unklarheiten können somit aus dem Weg geräumt werden. Das ermöglicht im weiteren Verlauf die reibungslose Erstellung des ERP-Lastenhefts.

„Eine klare Kommunikation zwischen allen beteiligten Teams und Key Usern legt die Grundlage für den Erfolg der ERP-Einführung.“

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Denken Sie den Zeitplan für das ERP-Lastenheft rückwärts

Um den Zeitplan für die Erstellung des ERP-Lastenhefts realistisch einzuschätzen, ist es sinnvoll, diesen rückwärts zu planen.

  1. Stellen Sie sich die Frage: Zu welchem Zeitpunkt muss das Lastenheft fertig sein?
  2. Orientieren Sie sich an diesem Endpunkt und planen Sie von dort aus zurück.
  3. Welche Schritte sind von diesem Zeitpunkt an rückwärts zu erledigen?
  4. Wann und wer trägt dabei zur Erstellung des Lastenhefts bei?

Diese Methode erleichtert es, den Ablaufplan zu erstellen, ohne sich in zu vielen Feinheiten zu verstricken. Sie haben ein klares Ziel vor Augen: Termin X, an dem das Lastenheft komplett ist. Unsere Erfahrung zeigt, dass eine Vorwärtsplanung dazu neigt, einen längeren Zeitraum zu beanspruchen.

Wie viel Zeit ist für die Erstellung des ERP-Lastenhefts notwendig?

Doch wie viel Zeit wird konkret für die Erstellung des ERP-Lastenhefts benötigt? Pauschal lässt sich darauf keine Antwort geben. Denn je umfangreicher das Lastenheft, desto mehr Zeit muss für alle Beteiligten eingeplant werden. Der Umfang bestimmt somit den zeitlichen Horizont.

Basierend auf unseren Erfahrungen ist ein Zeitraum von rund 3 Monaten mindestens notwendig. Wir empfehlen Ihnen, die Erstellung des Lastenhefts so einfach wie möglich zu halten. Dennoch bildet es den Grundstein für ein erfolgreiches ERP-Projekt. Geben Sie allen Beteiligten genug Zeit und Raum für die Arbeit am Lastenheft. Dadurch werden die Prozesse und Anforderungen korrekt definiert und ermöglichen somit einen Projekterfolg.

Weitere Tipps zur erfolgreichen Erstellung des ERP-Lastenhefts erhalten Sie in unserem Whitepaper „Ihr richtiger Weg zum ERP-Lastenheft“.