Welchen Vorteil bietet ein Dokumentenmanagement (DMS) in der ERP-Software?

11.04.2017 Lesezeit: 1 Min.
Asseco Solutions
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Als Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet man die datenbankgestützte Verwaltung sämtlicher Schriftstücke, die ein Unternehmen erzeugt. Moderne ERP-Lösungen verfügen in der Regel über eine integrierte Dokumentenverwaltung. Sie ermöglicht eine übersichtliche und effiziente Organisation und Strukturierung großer Datenmengen nach den Unternehmensrichtlinien sowie den direkten Zugriff auf benötigte Dokumente.

Aufgaben des Dokumentenmanagements

Unternehmen erstellen und erhalten mit der Zeit eine Vielzahl an verschiedenen Dokumenten. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen und Belege, Schriftverkehr und Vertragsunterlagen. Sie können elektronisch oder in Papierform vorliegen. Die Aufgabe des Dokumentenmanagements ist es, sie zu erfassen, organisieren und archivieren sowie die Unterlagen den verschiedenen Bereichen des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Handelt es sich um Papierdokumente, werden sie gescannt und als digitale Version bereitgestellt.

ERP-System mit integrierter Dokumentenverwaltung

Ein ERP-System verbindet sämtliche Bereiche eines Unternehmens miteinander. Es ermöglicht somit die Unternehmensführung mit einem integriertem Managementsystem (IMS). Dies gilt auch für alle relevanten Dokumente. Das ERP-System ordnet eingehende Dokumente dem jeweiligen Auftrag, Kunden und Projekt zu und indiziert Unterlagen, die im Unternehmen erzeugt werden, automatisch. Sie werden nach bestimmten Kriterien organisiert und lassen sich anhand der Verschlagwortung im Ablagesystem schnell und einfach recherchieren.

Die Anwender erhalten jederzeit Auskunft über den gesamten Schriftverkehr, Anforderungsprofile, E-Mails und Projektpläne im Kontext entsprechender Geschäftsvorfälle. Hier spielt auch die Anwenderfreundlichkeit eine wichtige Rolle. Im Idealfall verfügt die Software über eine Drag & Drop Funktion, sodass die Dateien bequem vom Desktop in die Anwendung gezogen werden können. ERP-Lösungen ermöglichen darüber hinaus die revisionssichere Archivierung der Dokumente.

Auf diese Weise werden die gesetzlichen Vorgaben der Aufbewahrungspflicht erfüllt. Es ist keine zusätzliche Papierablage notwendig. ERP-Systeme mit einer Dokumentenverwaltung gewährleisten somit ein effizientes Dokumentenmanagement und den reibungslosen Ablauf aller Prozesse, die damit verknüpft sind.

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