Die Auswahl eines ERP-Systems bedarf einer gründlichen Vorbereitung. Unverzichtbar hierfür ist die Erstellung eines Lastenhefts. Es gibt einige Fehlerquellen, die dabei vermieden werden sollten. Dazu zählt, dass Lösungswege nicht in das Lastenheft gehören. Und es ist darauf zu achten, wichtige Informationen als solche zu erkennen und in das Lastenheft aufzunehmen. Eine weitere Fehlerquelle besteht darin, dass das Lastenheft zu viele Details beinhaltet.
Lösungswege gehören nicht in das Lastenheft
Bei weitem nicht alle verfügbaren Informationen sind für das Lastenheft relevant. Das Lastenheft sollte Aufschluss darüber geben, über welche Funktionen das ERP-System verfügen muss, damit die jeweiligen Ziele des Unternehmens erreicht werden und welche Problembereiche momentan vorliegen. Aber Achtung: Die möglichen Lösungswege werden nicht in das Lastenheft aufgenommen. Es ist die Aufgabe der Anbieter zu demonstrieren, ob und wie sie die Anforderungen mit ihren ERP-Lösungen erfüllen können.
Wichtige Informationen erkennen und in das Lastenheft aufnehmen
Die Anforderungen an ein ERP-System zu beschreiben, kann sich als sehr komplexe Aufgabe erweisen. Wichtige Informationen können schnell übersehen werden. Für den Beschreibenden sind sie so selbstverständlich, dass er annimmt, dies wäre für sein Gegenüber auch der Fall. Auf diese Weise entstehen leicht kostspielige Missverständnisse.
Beispiel: Ein Unternehmen fertigt und vertreibt Schreibsets, die aus einem Block, einem Stift und einem Klemmbrett bestehen. Der ERP-Interessent nimmt in das Lastenheft auf, dass diese Warensets als Teillieferungen realisiert werden. Der Anbieter geht davon aus, dass der Interessent beispielsweise acht Sets verkauft und eine Hälfte davon heute und die andere morgen liefern möchte. Das ist jedoch nicht der Fall: Er meint, dass die erste Teillieferung acht Blöcke, die zweite acht Klemmbretter etc. enthält. Diese Anforderung kann der Anbieter nur mit großem Aufwand umsetzen. Es entstehen erhebliche Mehrkosten.
Zu viele Details im Lastenheft vermeiden
Doch auch die Aufnahme von zu vielen Informationen kann sich als problematisch herausstellen. Zu explizite Beschreibungen der Anforderungen führen zu einem massiven Arbeitsaufwand, der kaum bewältigt werden kann. Zudem geht dies meist in die Vorwegnahme der Lösungswege über. Es gilt also die richtige Informationstiefe fürs Lastenheft zu finden und überflüssige Informationen außen vor zu lassen.
