Eine gewissenhafte Vorbereitung und Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für die Auswahl eines ERP-Systems. Dazu gehört die Erstellung eines durchdachten Lastenhefts. In diesem werden alle Anforderungen – sowohl funktional als auch nicht-funktional – definiert, die an die neue ERP-Software gestellt werden. Es ist daher überaus wichtig, das Lastenheft sorgfältig aufzustellen und verschiedene Aspekte genauer zu betrachten. Doch welche Informationen sind für das Lastenheft wirklich relevant?
Diese Punkte gehören in jedes Lastenheft
Es gibt vier Punkte, die für ein gutes Lastenheft obligatorisch sind und unbedingt berücksichtigt werden sollten, damit die ERP-Auswahl erfolgreich verläuft:
- Unternehmensbeschreibung
Das Lastenheft beginnt mit Informationen zu dem jeweiligen Unternehmen. Es wird kurz erläutert, aus welcher Branche es kommt und was sein Tätigkeitsfeld ist. Außerdem werden hier Auskunft über die Anzahl der Mitarbeiter und das Gründungsdatum sowie eine Wachstumsprognose gegeben. Die Angabe von möglichen Tochterunternehmen und Zweigstellen sollte ebenfalls nicht fehlen.
- Aktuelle IT-Infrastruktur
Nun folgt die Darstellung der aktuellen IT-Situation. Sie enthält Informationen zu den verwendeten Programmen, Betriebssystemen, Servern und Schnittstellen. Diese Angaben sind für den ERP-Anbieter sehr wichtig.
- Funktionale Anforderungen
Hierbei handelt es sich um den wichtigsten Teil des Lastenhefts. Die Ermittlung der Anforderungen startet gleich zu Beginn des Entscheidungsprozesses. Die Projektleiter überlegen sich zunächst, welche Unternehmensprozesse das zukünftige ERP-System abbilden können muss. Anschließend folgt ein Termin mit der Geschäftsleitung, der dazu dient, die strategischen Unternehmensziele für die Zukunft zu ermitteln. Daraufhin führt die Projektleitung Gespräche mit den unterschiedlichen Unternehmensbereichen, die ihr Auskunft darüber geben, welche Prozesse unentbehrlich sind und welche entsprechenden Funktionen benötigt werden. Die gesammelten Informationen werden im Lastenheft festgehalten. Hierbei ist es wichtig, eine angemessen Informationstiefe zu wählen und lösungsneutrale Beschreibungen zu verwenden.
- Zeitplan
Am Ende des Lastenhefts wird ein ungefährer Zeitplan für die ERP Einführung angegeben. Er enthält Informationen darüber, zu welchem Zeitpunkt das Lastenheft an die verschiedenen Anbieter versendet wird und wann die Abgabe von Angeboten erfolgen soll.
Inhalt des erweiterten Lastenhefts
Über die obligatorischen Punkte hinaus gibt es weitere Informationen, durch die das Lastenheft sinnvoll ergänzt werden kann. Dazu gehören eine kurze Beschreibung des Marktumfelds und der angebotenen Produkte bzw. Dienstleistungen, die Benennung von Alleinstellungsmerkmalen sowie die Nennung von Ansprechpartnern für eventuelle Rückfragen. Die Gliederung sieht beim erweiterten Lastenheft wie folgt aus:
- Unternehmensbeschreibung
- Marktumfeld und Leistungen/Produkte
- Stärken/Alleinstellungsmerkmale
- Aktuelle IT-Infrastruktur
- Funktionale Anforderungen
- Zeitplan
- Ansprechpartner
Mit der Erstellung des Lastenhefts sollte so früh wie möglich begonnen werden. Es begleitet die Projektleiter während des gesamten Auswahlprozesses und dient sowohl dem Unternehmen als auch den Anbietern als Hilfestellung.
