Das richtige ERP-System für das eigene Unternehmen auszuwählen, ist ein komplexer Prozess. Dazu gehören sowohl funktionale und technische Kriterien der ERP-Basissoftware und zusätzlicher Module, als auch Anforderungen die Zukunftsfähigkeit und die Implementierung betreffend. Jede ERP-Einführung beginnt mit der Definition von Bedürfnissen und Zielen.
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Über welche Funktionen muss das ERP-System verfügen?
Zunächst werden die Funktionen und Geschäftsprozesse bestimmt, die das ERP-System unterstützen soll. Im Vordergrund steht also die Frage, was das Unternehmen eigentlich braucht. Die spezifischen Anforderungen unterscheiden sich je nach Branche und Größe des Unternehmens. Festgehalten werden diese Informationen in einem ERP Lastenheft. Es stellt die Grundlage für die Kommunikation zwischen ERP-Interessent und Anbieter dar und ist unabdingbar für den Entscheidungsprozess. Bei der Erstellung und laufenden Aktualisierung sollten einige Dinge beachtet werden. Dazu gehört zum Beispiel die richtige Informationstiefe. Zu wenig Informationen führen schnell zu Missverständnissen, während zu viele Details den Arbeitsaufwand erheblich steigern und wichtige Anforderungen in den Hintergrund drängen.
Technische Anforderungen an das ERP-System
Zu den technischen Anforderungen gehört unter anderem die Kompatibilität mit vorhandenen Datenbanken, Betriebssystemen etc. Wenn zum Beispiel bereits eine Einkaufssoftware im Einsatz ist, die das Unternehmen weiterverwenden möchte, sollte das ERP-System die entsprechenden Schnittstellen bieten. Mit Blick auf die Zukunftsfähigkeit ist ein weiterer Entscheidungsfaktor, ob sich andere Module wie ein CRM-System nahtlos integrieren lassen.
Zukunftsfähigkeit der ERP-Software
Zusammen mit der Geschäftsführung wird erläutert, wohin sich der Betrieb und die Branche in den kommenden Jahren entwickelt. Wird das Unternehmen beispielsweise expandieren oder vom Produzenten zum Dienstleister? Die ERP-Software lässt sich hier im Idealfall flexibel an Veränderungen anpassen und wächst mit. Bei der Wahl des Anbieters kann es zudem entscheidend sein, ob auch nach der erfolgreichen Einführung ein ausreichender Support erfolgt.
Kosten und Aufwand der Implementierung
Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ist der finanzielle Aufwand von großer Bedeutung bei der Auswahl eines ERP-Systems. Die Kosten und die Implementierungsdauer hängen unter anderem von dem benötigten Funktionsumfang ab. Darum sollten Unternehmen vor der ERP-Einführung gründlich recherchieren, da eine sorgfältige Planung und Analyse im Vorfeld verhindert, dass sie unnötig steigen. Auch sollte im Vorfeld geklärt werden, ob die Geschäftsprozesse weitergeführt werden können während die Einführung erfolgt.
