Nach der Auswahl eines ERP-Anbieters und der Erstellung eines (vorläufigen) Lastenheftes erfolgt die eigentliche Einführung der ERP-Software. Hier sollte unbedingt die Einführungsmethodik bedacht werden, damit sich die Software anschließend einwandfrei in das Unternehmen einpasst und die eigens definierten Ziele erreicht werden. Hier gibt es verschiedene Vorgehensweisen.
Wasserfallmodell: die klassische Vorgehensweise
Die meisten Unternehmen entscheiden sich bei der ERP-Einführung für das klassische Wasserfallmodell. Bei dieser Methode wird rein linear vorgegangen. Eine stringente Strukturordnung, hohe Planungssicherheit und eindeutig festgelegte Verantwortlichkeiten sind ihre Hauptmerkmale. Das Projekt wird in der Regel in folgende Phasen eingeteilt, die separat nacheinander abgearbeitet werden:
- Anforderungsanalyse
- Konzeption
- Implementierung
- Integrationstests
- Rollouts
Zu Beginn wird jeder Schritt möglichst genau definiert und dokumentiert. Im weiteren Verlauf des Projekts ergeben sich oft neue Erkenntnisse, sodass die bereits vorhandene Konzeptdokumentation im Nachhinein überarbeitet werden muss. Dies stellt in Sachen Qualität und Disziplin hohe Anforderungen an die Projektplanung und bedeutet einen erheblich erhöhten Arbeitsaufwand. Da Fehler bei dieser Vorgehensweise jedoch meist erst spät in der Einführungsphase erkannt werden, fließen sie oft überhaupt nicht in die ERP-Lösung mit ein.
Kurze Bearbeitungszyklen: die agile ERP-Einführung
Eine Alternative zu der klassischen Vorgehensweise ist die agile ERP-Einführung. Auch bei dieser Einführungsmethode bildet das Lastenheft die Grundlage für die Kommunikation zwischen Auftraggeber und ERP-Anbieter. Es wird im Gegensatz zu der linearen Vorgehensweise jedoch nicht als reines Leistungsverzeichnis verstanden, das Vorgaben für Dienstleister enthält. Vielmehr wird gemeinsam ein Gesamtbild der Funktionen und Anforderungen entwickelt, die die ERP-Lösung erfüllen soll.
Das ERP-Projekt wird in kurze Entwicklungszyklen eingeteilt, während denen das Projektteam Teilfunktionen einführt und von den Anwendern testen lässt. Diese geben ihm anschließend Rückmeldung zur Funktionsfähigkeit. Konzeptionsfehler fallen auf diese Weise früh auf und können zeitnah gelöst werden.
Anpassungen und Änderungen sind folglich wesentliche Merkmale der agilen Einführungsmethode. Im Dialog zwischen Kunde Anbieter wird die Strategie kontinuierlich weiterentwickelt. Die agile Projektmanagement-Methode bietet daher weit mehr Flexibilität als der traditionelle Ansatz.
Unterschiede der traditionellen und der agilen ERP-Einführung
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich bei der ERP-Einführung für die agile Einführungsmethodik. Auf den ersten Blick sind sich beide Methoden sehr ähnlich, da sie dem gleichen Ablauf folgen: Konzept, Implementierung, Testphase und Inbetriebnahme. Der große Unterschied ist jedoch, dass sich diese Projektphasen bei der agilen Einführung als kleinere Version der Gesamtabfolge mehrfach wiederholen.
Es findet ein regelmäßiger Austausch zwischen Kunde und Anbieter statt, der zu einem gemeinsamen Lernprozess führt. Zusammen wird sich Schritt für Schritt der ERP-Lösung genähert, die perfekt zu den Zielen und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passt.
