Was ist ein DMS-System? Einsatzgebiete & Vorteile

09.10.2019 Lesezeit: 3 Min.
Asseco Solutions
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Ein DMS-System dient der Speicherung und Verwaltung von sämtlichen Daten, die im Zusammenhang mit der Entwicklung neuer Produkte anfallen. Die Abkürzung DMS steht dabei für Document Management System. Der Funktionsumfang eines solchen Dokumentenmanagementsystems umfasst diverse Unternehmensbereiche wie Produktionsplanung und -steuerung, Warenwirtschaft, Betriebsdatenerfassung sowie Finanz- und Rechnungswesen.

Wie funktioniert ein DMS-System?

Ein zuverlässiges DMS-System sorgt dafür, dass alle in einem bestimmten Prozess beteiligten Mitarbeiter in kürzester Zeit sämtliche relevanten Dokumente abrufen und bearbeiten können. Beispielsweise können das Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine sein. Eine professionelle DMS-Software erfasst und verwaltet diese als elektronische Dokumente. In vielen Fällen ist es zu empfehlen, DMS und ERP miteinander zu verknüpfen. Hierzu informieren wir Sie ausführlicher weiter unten auf dieser Seite.

Welche Vorteile bieten sich Unternehmen durch ein gepflegtes und aktuelles DMS?

Es liegt auf der Hand, dass ein solides DMS-System einige Vorteile mit sich bringt. Schließlich gehen Geschäftsprozesse besonders schnell und reibungslos vonstatten, wenn alle Mitarbeiter sämtliche für sie wichtigen Daten zeitnah abrufen können. So können Sie Dokumente gezielt bestimmten Personengruppen zugänglich machen, beispielsweise dem Vertrieb, der Konstruktion oder dem Rechnungswesen. Gerade bei Prozessen, die standortübergreifend ablaufen, kann ein erhebliches Plus hinsichtlich der Effizienz erzielt werden. Ordnen Sie Dokumente wie etwa eingescannte Belege, Prüfzeugnisse oder Lieferantenrechnungen ganz einfach ihrem jeweiligen Geschäftsvorfall zu. Neben der Archivierung sorgen Sie mithilfe von hinterlegten Workflows für eine erhebliche Reduzierung Ihrer Prozesskosten sowie für reibungslose Abläufe. Einige der wichtigsten Vorteile eines DMS-Systems haben wir Ihnen in der folgenden Übersicht zusammengefasst:

  • effizientere Abwicklung von Geschäftsprozessen
  • schneller Zugriff auf alle relevanten Daten durch das involvierte Personal
  • klar definierte Zuständigkeiten
  • Professionalisierung von standortübergreifender Zusammenarbeit
  • einfache Zuordnung verschiedener Dokumente
  • erhebliche Reduzierung von Prozesskosten

Ist ein DMS-System auch für mein Unternehmen geeignet?

Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist es sinnvoll, die eigenen Prozesse zu optimieren und in einem entsprechenden System zu ordnen. Insbesondere für produzierende KMU bietet sich ein professionelles ERP- bzw. DMS-System an. Mit APplus bieten wir zudem individuelle Lösungen für diverse Branchen. Sei es der Anlagen- und Maschinenbau, der Fahrzeugbau, Automotive oder Großhandel – wir passen Ihre Tools genau so an, wie es für Ihren Betrieb am besten ist.


Ist es sinnvoll, das DMS-System mit meiner ERP-Software zu verknüpfen?

Letztendlich verfolgt jedes produzierende Unternehmen das Ziel, die Entstehungsprozesse seiner Produkte möglichst reibungslos zu halten. Damit dies gelingt, ist eine effiziente Vernetzung der richtige Weg. Dabei stellen das Document Management System (DMS) und Enterprise Resource Planning (ERP) ganz wesentliche Bestandteile dar. Schließlich werden hier alle Daten, die während des Produktlebenszyklus anfallen, verwaltet. Zusammen bilden die beiden Systeme sozusagen das Herz für die Entstehung eines neuen Produkts. Um auch langfristig konkurrenzfähig zu sein und nicht irgendwann im Wust von Daten und Dokumenten unterzugehen, empfiehlt sich die Vernetzung von DMS- und ERP-Systemen unbedingt. Eine solche Kopplung sorgt schließlich für deutlich schnellere und weniger fehleranfällige dokumentenbasierte Prozesse. Werden Dokumente aus dem ERP-System erzeugt, das sauber erfasste und verlässliche Daten beinhaltet, können diese ohne Mehraufwand automatisch und revisionssicher archiviert werden. Bei Bedarf kann sofort darauf zurückgegriffen werden. Wer also nach einer Steigerung seiner Effizienz der Prozesse strebt sowie Zeit und Geld sparen möchte, der ist mit der Kopplung von ERP- und DMS-System bestens beraten. Welche Punkte dabei besonders wichtig sind, erfahren Sie in unserem Blogartikel 4 Dinge, die Sie bei der Integration von ERP und PDM beachten sollten.

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