Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

13.06.2018 Lesezeit: 4 Min.
Asseco Solutions
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Bei einem Warenwirtschaftssystem (Abkürzung: WWS oder WaWi) handelt es sich um eine Unternehmenssoftware, die Warenströme in einem Unternehmen mengen- und wertmäßig abbildet sowie steuert. Häufig sind die Funktionen eines herkömmlichen Warenwirtschaftssystems bereits in ERP-Systemen integriert. Das IT-System wird von unterschiedlichen Bereichen des Betriebs verwendet, z. B. im Einkauf und auch in der Finanzbuchhaltung als Rechnungsprogramm bzw. Fakturierungssoftware. Das Ziel ist es, alle Handelsprozesse zu optimieren, Einsparpotenziale aufzudecken und den gesamten Ablauf reibungslos zu gestalten. Im Englischen ist auch von einem Warehouse Management System (WMS) die Rede.

Wer nutzt ein Warenwirtschaftssystem?

Warenwirtschaftssysteme kommen vorwiegend aber nicht nur in Handelsunternehmen zum Einsatz. Dies sind Firmen, die Waren und Güter von Lieferanten beziehen und an dritte Abnehmer weiterverkaufen, ohne sie zu verarbeiten. Entsprechend breit ist die Masse der Nutzer, die elektronische Kassensysteme und Warenwirtschaftssysteme verwendet. Das Spektrum reicht hier vom klassischen Großhandel und Einzelhandel über die Gastronomie bis hin zum E-Commerce. Ein Warenwirtschaftsprogramm unterstützt diese Unternehmen bei der Steuerung ihrer Geschäftsprozesse, indem es sämtliche Kernbereiche abdeckt.

Welche Bereiche umfasst ein Warenwirtschaftssystem?

  • Warenbeschaffung
    Ein modernes WWS unterstützt den Einkauf bei Bestellvorschlägen, Bestellungen und der Bedarfsermittlung sowie bei der Kontrolle von Liefermengen und -terminen. Die Speicherung der Lieferanteninformationen erlaubt es, die zu erwartenden Lieferzeiten und -kosten zu kalkulieren und in die Planung einfließen zu lassen. Essenziell ist dies in der Just-in-time-Produktion.

  • Verkauf
    Im Vertrieb dient das Warenwirtschaftssystem unter anderem zur Erstellung und Bearbeitung, beginnend beim Angebot über den Auftrag mit Bestätigung und Lieferschein bis hin zur Faktura (Rechnung, Quittung und Beleg). Eine solche Software kann darüber hinaus das Customer Relationship Management (CRM) unterstützen, indem sie beispielsweise Stammdaten, Bewegungsdaten und entsprechende Kundeninformationen dokumentiert und verwaltet. Zu den unterstützten Absatzprozessen gehören weiterhin die generelle Auftragsabwicklung und der Versand.

  • Lagerverwaltung
    Ein WWS stellt eine optimale interne Bestandsführung sicher. Seine Hauptaufgaben im Bereich der Lagerwirtschaft sind das Erfassen, Kontrollieren und Steuern von Lagerbewegungen (Disposition). Dazu gehören beispielsweise der Wareneingang und Warenausgang sowie Umlagerungen.

Elektronische Warenwirtschaftssysteme sollen all diese Vorgänge durch ihre Unterstützung verbessern und beschleunigen. Dies geschieht durch Automatisierungen und indem sie alle Informationen zu den Warenströmen abbilden, die die zuständigen Mitarbeiter benötigen.

Einfach erklärt: Offenes oder geschlossenes Warenwirtschaftssystem?

Die Unterscheidung zwischen offenem und geschlossenem Warenwirtschaftssystem besteht darin, welche Funktionen enthalten sind. Umfasst das WWS Module für den Wareneingang und Warenausgang, die Disposition und das Bestellwesen, die Ausgabe von Bestellvorschlägen und Dispositionshilfen sowie Module für die Bestellschreibung, Überwachung, das Marketing und die Managementinformation, so bezeichnet man es als geschlossenes Warenwirtschaftssystem. Fehlt einer der o. g. Punkte, handelt es sich um ein offenes WWS.

Integrierte Warenwirtschaftssysteme beinhalten über die Funktionen einer geschlossenen WaWi hinaus eine Anbindung an Systeme von Lieferanten, Kreditinstituten und vergleichbare externe Stellen.

Warenwirtschaftssysteme in der Übersicht: Vor- und Nachteile

Die Bandbreite der Warenwirtschaftssysteme ist ähnlich umfangreich wie die dazugehörigen Einsatzbereiche. Kleinstunternehmen können ggf. auf ein einfaches Warenwirtschaftssystem zurückgreifen, das günstig oder kostenlos in Form von Excel-Vorlagen oder als App für Smartphones und Tablets heruntergeladen werden kann. Der Vorteil liegt hier in den geringen Anschaffungskosten und bei Zweiterem in der ortsungebundenen Nutzung. Nachteile sind gemeinhin u. a. die limitierte Funktionalität sowie Einbußen bei Sicherheit und Datenschutz, nicht zuletzt im Hinblick auf die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Sobald die Ansprüche steigen, ist ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem demnach unverzichtbar. Für Mac und Windows-PC existieren Softwarelösungen, die alle relevanten Funktionen abdecken und durch Updates, Service-Hotlines und weitere Angebote auch höheren Anforderungen genügen. Mögliche Nachteile sind teils hohe Investitionsvolumina und Serverkosten sowie die Plattform- und Ortsgebundenheit. Eine Alternative, die kontinuierlich an Stellenwert für mittelständische und Großunternehmen gewinnt, ist ein ERP-System (Enterprise-Ressource-Planning).

Moderne ERP-Systeme mit integrierter Warenwirtschaft (WaWi)

Der Übergang zwischen WWS und ERP ist fließend: Funktionen der Warenwirtschaft gehören zum Standardumfang moderner ERP-Systeme. Realisiert werden sie oft als Module, mit denen die Basissoftware flexibel ergänzt werden kann. Dazu gehören zum Beispiel Vertriebs- und Einkaufsmodule sowie integrierbare Module zur Lagerverwaltung. Zudem beinhaltet das ERP-Lösungen für das Controlling und andere weitergehende Bereiche.

Ein ERP-System verknüpft die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens auf Grundlage einer einheitlichen Datenbank miteinander und stellt den Anwendern alle erhobenen Daten übersichtlich sowie laufend aktuell zur Verfügung. Dies stellt beispielswiese im Bereich der Lagerverwaltung einen entscheidenden Vorteil dar, denn in den Lagerbewegungen bildet sich der gesamte Wertefluss innerhalb des Betriebs ab.

Hier gilt es, die Buchungsfunktionen anwenderfreundlich und einfach zu gestalten, damit die Mitarbeiter sie vollständig nutzen. Nur wenn ein lückenloser Informationsfluss vorliegt, sind die betriebswirtschaftlichen Auswertungen aussagekräftig. Zudem sind natürlich auch beim ERP Datensicherheit, Gesetzeskonformität und kontinuierliche Herstellerunterstützung entscheidend.

Weiterführende Literatur:



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