E-Rechnungspflicht – easy gelöst dank ERP

Sie wissen es längst: Seit dem 01.01.2025 ist die Verarbeitung von E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Pflicht – das hört sich erst einmal immer nach Zwang, Verbot und zusätzlich auferlegter Arbeit an. Doch was schnell übersehen wird: Die E-Rechnungspflicht bringt in erster Linie etliche Erleichterungen und Chancen mit sich.

Insbesondere Unternehmen, die den gesetzlichen Anforderungen mit einem ERP-System nachkommen, gehören zu den Gewinnern der Transformation. Die Software bringt nicht nur alle erforderlichen technischen Funktionen mit. Sie schafft auch einen immensen Mehrwert über die reine Gesetzeserfüllung hinaus. Bereit für einen positiven Blick auf die E-Rechnung? Dann los:

Kostenloses Whitepaper

Erfahren Sie, in welche Richtung sich IT und ERP-Systeme entwickeln. Wir zeigen Ihnen, mit welchen Technologien diese Zukunftstrends in der Praxis umgesetzt werden.

Jetzt kostenlos anfordern

Gesetzliche Grundlagen der E-Rechnung – das Wichtigste in Kürze

Welches Gesetz regelt die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht hat die Bundesregierung im März 2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes beschlossen. Von der Digitalisierung des Rechnungsprozesses im B2B-Geschäft erhofft sich der Staat mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und weniger Mehrwertsteuerbetrug. 

Zusätzlich ist das EU-weite Gesetzespaket VAT in the Digital Age (ViDA) in Planung, das den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen bei grenzüberschreitenden Transaktionen regelt. Dies wird jedoch frühestens 2028 in Kraft treten.

Für wen gilt das Gesetz?

Die E-Rechnungspflicht laut Wachstumschancengesetz besteht bei Leistungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) oder zwischen Unternehmen und Behörden (B2G). Die Geschäftspartner müssen in Deutschland ansässig sein.

Ausnahmen:

• Rechnungsbeträge bis maximal 250 Euro brutto
• Steuerfreie Umsätze laut §4 Nr. 8 bis 29 UstG
• Rechnungen über Fahrausweise

Was genau ist eigentlich eine E-Rechnung?

Bisher zählten zu den elektronischen Rechnungen alle Belegformate, die nicht auf Papier ausgedruckt und per Post verschickt wurden – also auch PDF-, EDI– und IDoc-Rechnungen. Seit Januar 2025 sieht die Definition anders aus: Laut Wachstumschancengesetz muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zudem muss sie eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Welche Formate sind erlaubt?

Das Datenformat einer E-Rechnung hat der europäischen Normenreihe EN 16931 zu entsprechen. Alle anderen Formate zählen ab 2025 zur Kategorie der sonstigen Rechnungen.

✓ E-Rechnungen sind:

• XRechnung – eine XML-Datei mit rein digitalen Daten
• ZUGFeRD – eine Kombination aus PDF und XML-Datei
• Europäische Rechnungsformate – z. B. Factur-X in Frankreich oder Peppol-BIS Billing
• EDI-Verfahren nach EN 16931

✘ Keine E-Rechnungen sind:

• Papierrechnungen
• Dateiformate mit rein bildhafter Darstellung, wie PDF, DOCX, JPEG oder TIF
• EDI-Verfahren ohne EN-16931-konforme Datenformate
• Andere Formate wie IDoc- oder Inhouse-Formate

Ab wann ist die elektronische Rechnung verpflichtend?

• Stichtag 01.01.2025
  Alle deutschen Unternehmen im B2B-Geschäft müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren. Der Versand von elektronischen Rechnungen hingegen ist noch nicht verpflichtend: Ist der Rechnungsempfänger einverstanden, darf ein Unternehmen nach wie vor eine Rechnung in einem sonstigen Format verschicken.

• Stichtag 01.01.2027
  Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind dazu verpflichtet, gesetzeskonforme B2B-Rechnungen zu versenden.
• Stichtag 01.01.2028
  Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden, empfangen und verarbeiten.

E-Rechnungspflicht: Kein Problem mit einem ERP-System

Gesetzeskonform umsetzen lässt sich die E-Rechnungspflicht ausschließlich mit einer Software. Vorbei die Zeiten, in denen Sie Papierrechnungen einfach analog verarbeiten und verwalten konnten. Wobei das Wort „einfach“ an dieser Stelle eher irreführend ist. Denn wirklich unkompliziert ist die papierbasierte Belegverarbeitung nie.

Wer bereits ein modernes ERP-System im Einsatz hat, ist im Grunde bestens gerüstet. Selbst wenn die E-Rechnungsfunktion noch nicht eingerichtet ist, lässt sich die Systemumstellung innerhalb weniger Tage bewerkstelligen:

• Der ERP-Anbieter implementiert eine Standardlösung,
• bindet das Eingangspostfach in die Prozesskette ein,
• richtet die erforderlichen Berechtigungen ein, 
• erklärt die wichtigsten Funktionen und
• unterstützt Sie bei der Schulung von Mitarbeitenden.

Nach der Implementierung bietet die ERP-Lösung einen äußerst nützlichen Funktionsumfang für einen optimalen E-Rechnungsworkflow:

1. Nahtlose Datenverarbeitung

Bisher war die Verarbeitung von Papierrechnungen monoton, aufwändig und fehlerbehaftet. Eingehende Rechnungen haben Mitarbeitende zunächst manuell überprüft, abgetippt und erfasst. Danach mussten sie die Belege mit der Bestell- und Wareneingangsnummer verbinden, die Dokumente archivieren und die Zahlungen vorbereiten. Bei ausgehenden Papierrechnungen wiederum gehörten die manuelle Rechnungserstellung, der Druck, die Kuvertierung und der Postausgang zu den unvermeidbaren Arbeitsschritten. Klar, dass diese Prozesse jede Menge Zeit, Ressourcen und Geld gekostet haben – vor allem, wenn täglich hunderte Rechnungen eingetroffen und rausgegangen sind.

Viel einfacher gestaltet sich der digitalisierte Prozess via ERP-System:

• Die Software überprüft elektronische Eingangsrechnungen automatisch auf Vollständigkeit und Richtigkeit,
• liest relevante Daten – wie Lieferant, Betrag und Rechnungsnummer – aus,
• verbindet die Belege mit der entsprechenden Bestell- und Wareneingangsnummer und
• erstellt und versendet ausgehende E-Rechnungen direkt aus dem ERP-System heraus – basierend auf hinterlegten Daten wie Kundenadressen und -aufträgen.

2. Sicherstellen der Formatkonformität

Wie oben bereits erwähnt, ist der Austausch von E-Rechnungen nur in bestimmten normierten Datenformaten erlaubt. Ein ERP-System unterstützt alle gesetzlich vorgeschriebenen Formate wie XRechnung, ZUGFeRD und andere europäische Rechnungsformate. Zudem bietet es die Möglichkeit, E-Rechnungen via EDI-Verfahren auszutauschen. So sind Unternehmen maximal flexibel und können auf die Anforderungen von Geschäftspartnern und Behörden optimal reagieren.

Der Datenaustausch läuft wie folgt ab:

• Die E-Rechnung wird im ERP-System erstellt.
• Die Konvertierung in das gewünschte Format erfolgt entweder direkt im System, über Middleware-Lösungen oder über spezialisierte Dienstleister.
• Das System verschickt die Rechnung per E-Mail an den Empfänger.
• Sollten sich die geforderten Standards im Laufe der Zeit ändern, kümmert sich der Anbieter um die Aktualisierung.

Mit einem ERP-System ist die Umsetzung der E-Rechnungspflicht quasi ein Kinderspiel.

3. Revisionssichere Archivierung

Seit 2015 gelten für Unternehmen und Selbständige die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD. Diese besagen, dass aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente – also auch E-Rechnungen – 10 Jahre lang revisionssicher in einem elektronischen System archiviert werden müssen (Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre). Revisionssicher bedeutet, dass die Dokumente nicht veränderbar sein dürfen.

Ein ERP-System, in dem ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) inkludiert ist, erfüllt diese gesetzliche Anforderung zu hundert Prozent:

• Das ERP-System speichert elektronische Rechnungen automatisch in einem zentralen Archiv ab,
• legt E-Rechnungen in einem revisions- und fälschungssicheren Format ab,
• regelt Zugriffsberechtigungen und
• protokolliert eventuelle Änderungen.

4. Nachverfolgbarkeit und vereinfachtes Reporting

Mit den GoBD stellt der Gesetzgeber weitere Anforderungen an elektronische Rechnungen: Sie müssen nachprüfbar und nachverfolgbar sein. Das hat einen guten Grund: Behörden verlangen eine lückenlose Prüfung von Geschäftsvorgängen, um die Einhaltung steuerlicher und rechtlicher Vorgaben sicherzustellen. Sie möchten nachvollziehen können, wie eine Rechnung erstellt, bearbeitet und archiviert wurde. Dies ermöglicht eine effiziente Steuerprüfung und verringert letztendlich Steuerbetrug.

Mit einem ERP-System sind sämtliche Geschäftsvorgänge jederzeit prüfbar:

• Die Software dokumentiert jeden Bearbeitungsschritt einer E-Rechnung,
• protokolliert Metadaten wie Datum, Uhrzeit und Ersteller,
• nimmt eine automatische Versionierung vor und
• verknüpft elektronische Dokumente mit Buchungsvorgängen.

5. Berücksichtigung länderspezifischer Anforderungen

Internationale Geschäftsbeziehungen stellen Unternehmen vor zusätzliche Herausforderungen. Grund dafür sind hauptsächlich länderspezifische rechtliche Vorgaben, die beispielsweise den Formatstandard, Pflichtangaben oder Meldepflichten betreffen. Einige Länder verlangen die Übermittlung der E-Rechnung über spezielle Plattformen (z. B. SdI in Italien) oder die Integration von Steuerbehörden. Zudem müssen Rechnungen häufig in der Sprache und Währung des Empfängers ausgestellt werden. Machen Unternehmen hierbei Fehler, drohen Bußgelder, steuerliche Nachforderungen oder verzögerte Zahlungen.

Eine ERP-Lösung stellt Rechtskonformität bei internationalen Geschäften sicher:

• Die Software unterstützt verschiedene internationale Rechnungsformate wie FacturaE (Spanien), FatturaPA (Italien) oder Factur-X (Frankreich),
• rechnet automatisch Beträge in die jeweilige Landeswährung um,
• generiert E-Rechnungen in der Sprache des Empfängers und
• wendet automatisch länderspezifische Steuerregeln an.

E-Rechnung: Mehr Nutzen als Pflicht

Sie sehen: Mit einem ERP-System ist die Umsetzung der E-Rechnungspflicht quasi ein Kinderspiel. Doch fast noch wichtiger ist die Erkenntnis, dass Sie mit der Digitalisierung Ihrer Rechnungsprozesse nicht einfach nur ein lästiges Gesetz erfüllen. Vielmehr verbessern Sie Ihren gesamten Workflow und steigern Ihre Handlungsfähigkeit.

Im Ergebnis bringt Ihnen E-Invoicing folgende Vorteile:

Fazit: E-Rechnung erzielt hohen Mehrwert

Mit einem modernen ERP-System mausert sich die E-Rechnungspflicht von einem notwendigen Übel zu einer riesigen Chance. Automatisierte Prozesse sorgen nicht nur dafür, dass Sie elektronische Rechnungen unabhängig von länderspezifischen Anforderungen gesetzeskonform erstellen, versenden und empfangen können. Sie führen auch weg von langsamen, teuren und ressourcenintensiven Prozessen, die Ihr Unternehmen unnötig lähmen.

Übrigens: Je einfacher die Interaktion mit dem ERP-System, desto höher der Mehrwert. Deshalb stellen wir im Flow Mode von APplus 9 eine vereinfachte sowie Workflow-unterstützte Eingangsrechnungsverarbeitung bereit. Damit arbeiten Sie noch schneller, noch intuitiver und noch produktiver. Die Digitalisierung schreitet voran – mit einem ERP-System halten Sie locker Schritt.

Webinar zu APplus E-Invoicing

Erfahren Sie, wie Sie die aktuellen Anforderungen an E-Rechnungen im europäischen Geschäftsverkehr erfolgreich umsetzen.

Zur Webinaraufzeichnung