ERP-Systeme arbeiten immer häufiger mit künstlicher Intelligenz (KI). Diese basiert auf maschinellem Lernen. Das bedeutet, dass das ERP-System durch die Sammlung von Daten immer intelligenter wird. Bei cloudbasierten ERP-Systemen wird die KI zudem durch die Erfahrungswerte aller Anwender verbessert. Warum lohnt sich die Kombination von KI & ERP-System? Wie profitieren Sie am besten durch das Zusammenspiel? Das zeigen wir Ihnen im Folgenden!
Künstliche Intelligenz – eine erste Einführung
KI-gestützte Systeme sind in der Lage, komplexe Logikketten zu erlernen. Das bedeutet, wenn Fall A eintritt, wird automatisch Aktion B ausgelöst. Ein klassisches Beispiel hierfür ist der automatisierte Rechnunseingang.
Das eingehende Dokument enthält den Titel „Rechnung“. Durch die Erfassung dieses Textes erkennt das System, dass hier eine Zahlvorgang angestoßen werden muss.
- Eine Rechnung geht ein
- Die logische Folge – Rechnung bezahlen
Der zweite Schritt kann ein Befehl oder eine Empfehlung sein. Entweder die Rechnung kann direkt über ein angeschlossenes Zahlsystem beglichen werden. Oder das ERP-System benachrichtigt den zuständigen Mitarbeiter. Der Algorithmus kann zudem erweitert werden: Gibt es eine Skontofrist? Dann kann die Zahlung zu diesem Datum ausgelöst werden. Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto besser sind die Aussagen der KI.
Der Coup dabei ist, dass bekannte Ereignisse bzw. Probleme in späteren Abläufen berücksichtigt werden: Ist zum Beispiel die Rechnungsadresse fehlerhaft, sendet das System das Dokument mit Bitte um Korrektur an den Absender zurück. Mit jedem Ereignis wird die Maschine also intelligenter.
Die sieben Vorteile eines KI gestützten ERPs auf einen Blick
- Ersparnisse durch Prozessoptimierungen
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit
- Entwicklung neuer Produkte oder Fertigungsprozesse
- Optimierung der Nutzererfahrung bei der Bedienung des ERPs
- Steigerung der Sicherheit im Produktionsprozess
- Förderung der Nachhaltigkeit
- Entscheidungsmanagement beruht auf einem belastbaren Fundament
KI gestützte ERP-Systeme: die Vorteile im Detail
1. Ersparnisse durch Prozessoptimierungen
Es gibt zahllose Anwendungsfälle, in denen Künstliche Intelligenz durch Prozessoptimierungen für erhebliche Einsparungen sorgt. Besonders Automatisierungen im ERP-Umfeld spielen hierbei eine zentrale Rolle. Ein klassisches Beispiel ist die Rechnungsverarbeitung: Früher mussten Rechnungen manuell erfasst, geprüft und verbucht werden – ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Eine gut trainierte KI erkennt heute das Ereignis „Eingang einer Rechnung“ automatisch, extrahiert relevante Daten und verarbeitet sie entsprechend weiter. Das geht nicht nur schneller, sondern reduziert auch Fehlerquellen. Mitarbeitende werden so entlastet und können sich auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren.
2. Erhöhung der Kundenzufriedenheit
Künstliche Intelligenz trägt in vielen Bereichen zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei – selbst dann, wenn sie nachträglich in bestehende Systeme integriert wird. Ein Beispiel dafür sind KI-gestützte Chatbots, die rund um die Uhr Serviceanfragen entgegennehmen. Sie beantworten häufig gestellte Fragen sofort oder leiten komplexere Anliegen an die richtigen Ansprechpersonen weiter. Gleichzeitig können sie automatisch Tickets im ERP-System erstellen, sodass Anfragen effizient erfasst und bearbeitet werden. Dadurch werden Reaktionszeiten verkürzt, und Kund*innen erhalten schneller die Unterstützung, die sie benötigen.
3. Entwicklung neuer Produkte oder Fertigungsprozesse
Im ERP-System laufen sämtliche Prozesse zentral zusammen – von der Beschaffung über die Produktion bis hin zum Vertrieb. Künstliche Intelligenz analysiert diese Daten in Echtzeit und erkennt Optimierungspotenziale. So können sowohl Produkte als auch Fertigungsprozesse gezielt verbessert werden. Ein Beispiel: Wenn die KI feststellt, dass es regelmäßig zu Verzögerungen in der Produktion kommt, weil ein bestimmtes Bauteil nicht rechtzeitig verfügbar ist, schlägt sie eine frühzeitigere und bedarfsgerechte Bestellung vor. Dadurch lassen sich Engpässe vermeiden, die Fertigung effizienter gestalten und Lieferzeiten verkürzen.
4. Optimierung der Nutzererfahrung bei der Bedienung des ERPs
Da ERP-Software eine Vielzahl an Prozessen abbildet, kann sie auf den ersten Blick komplex wirken. Künstliche Intelligenz erleichtert die Nutzung auf zwei zentrale Weisen: Erstens übernimmt sie wiederkehrende oder aufwendige Aufgaben automatisch, sodass Nutzer*innen entlastet werden. Zweitens analysiert sie, an welchen Stellen häufig Schwierigkeiten auftreten, und gibt proaktiv Hinweise für die korrekte Eingabe. So wird die Bedienung intuitiver, und die Fehlerquote sinkt – ein klarer Vorteil für eine effiziente und reibungslose Nutzung des ERP-Systems.
5. Steigerung der Sicherheit im Produktionsprozess
Künstliche Intelligenz erkennt frühzeitig, wenn ein Maschinenausfall droht, und ermöglicht so eine vorausschauende Wartung (Predictive Maintenance). Durch die Analyse von Sensordaten und Betriebsparametern lassen sich mögliche Defekte oder Verschleißerscheinungen identifizieren, bevor es zu einem Ausfall kommt. So können Wartungsarbeiten rechtzeitig eingeplant werden, wodurch ungeplante Stillstände vermieden und die Produktion kontinuierlich aufrechterhalten wird.
6. Förderung der Nachhaltigkeit
Ein ERP-System trägt maßgeblich zur Nachhaltigkeit in Unternehmen bei, da viele Prozesse und Dokumente digital verwaltet werden. So lassen sich Ressourcen effizienter nutzen und Papierverbrauch reduzieren. Künstliche Intelligenz kann diesen Effekt noch verstärken, indem sie nachhaltige Entscheidungen aktiv unterstützt. Ein Beispiel: Verfügt ein Unternehmen über mehrere Standorte, optimiert das ERP mithilfe von KI die Planung notwendiger Fahrten zwischen den Niederlassungen. So werden Routen verkürzt, Leerfahrten vermieden und sowohl Kosten als auch CO₂-Emissionen gesenkt – ein Gewinn für Wirtschaftlichkeit und Umwelt.
7. Entscheidungsmanagement beruht auf einem belastbaren Fundament
Der Kern eines ERP-Systems liegt in der zentralen Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen – und damit auch in der Unterstützung von Entscheidungsprozessen. Viele dieser Entscheidungen, etwa die Festlegung von Mindestbeständen im Lager, basieren in Unternehmen oft noch auf Erfahrungswerten und Bauchgefühl. Künstliche Intelligenz bringt hier einen entscheidenden Vorteil: Sie analysiert komplexe Datenmuster, erkennt Zusammenhänge und liefert objektive, datenbasierte Handlungsempfehlungen. So werden Entscheidungen fundierter, transparenter und langfristig effizienter.
Vorteile nutzbar machen: Drei Faktoren sind entscheidend
Um bestmöglich vom Zusammenspiel aus KI und ERP zu profitieren, sind drei Faktoren entscheiden:
- Datenmenge: Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto besser und schneller lernt das System.
- Datenauswertung: Zur Analyse der ERP-Daten muss die KI über ausreichend Leistung verfügen, um Big Data-Sätze auszuwerten.
- Datenverifizierung: Eine KI kann ihre Empfehlungen nur auf den ihr bekannten Daten treffen. Bei großen Entscheidungen sollten diese Daten gegengeprüft und mit dem Big Picture abgeglichen werden.
Fazit: KI bietet viele Vorteile für ein ERP-System
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz hebt ERP-Systeme auf ein neues Niveau und bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Als zentrales Steuerelement eines Unternehmens profitiert das ERP nicht nur von der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, sondern auch von intelligenter Entscheidungsunterstützung und Prozessoptimierung. KI kann komplexe Daten analysieren, Muster erkennen und darauf basierend fundierte Handlungsempfehlungen geben. Dadurch lassen sich Abläufe effizienter gestalten, Kosten senken und die Produktivität steigern. Gleichzeitig verbessern sich die Nutzererfahrung, die Nachhaltigkeit und die Sicherheit in der Produktion. Unternehmen, die KI in ihr ERP-System integrieren, verschaffen sich somit einen klaren Wettbewerbsvorteil und sind optimal für die Zukunft aufgestellt.
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