Laut einer Studie von Grammarly und Statista büßen jedes Jahr zwei Drittel aller Fachkräfte 11,5 Arbeitstage aufgrund einer ineffizienten Kommunikation ein. Als Folgen nennen Führungskräfte unter anderem gestiegene Kosten und verlorene Aufträge.
Fragt sich also: Wie lässt sich die interne Kommunikation verbessern? Ähnlich wie bei vielen anderen Herausforderungen unserer Zeit liegt die Lösung in der Digitalisierung. Vor allem ein ERP-System kann dabei helfen, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu optimieren. Damit das gelingt, sollten Sie jedoch bereits bei der Einführung einiges beachten.
So optimiert ein ERP die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Vermehrte Kommunikation VOR der ERP-Implementierung
Bereits in den frühen Phasen der Software-Einführung sorgt das ERP-System in Ihrem Unternehmen für einen regen Austausch. Zum einen zwingt das ERP-Projekt die Mitarbeitenden dazu, sich zum ersten Mal bewusst mit ihren Prozessen, Rollen und Daten im Team auseinanderzusetzen. Zum anderen müssen die Entscheider*innen die Informationen aus den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammentragen. Dadurch erhalten sie ein möglichst umfassendes Bild der derzeitigen Situation und können feststellen, an welchen Stellen Abläufe unklar sind oder Verantwortlichkeiten fehlen.
Im Zentrum stehen z.B. diese Fragestellungen:
- Wer ist beteiligt? Wer ist für was verantwortlich? Wer entscheidet? Wer nutzt was?
- Wie sehen unsere Prozesse aktuell aus?
- Wie arbeiten wir tatsächlich – nicht nur auf dem Papier? (Ist) Wie sollten wir arbeiten, damit das ERP sinnvoll funktioniert? (Soll)
- Wer muss wen wann informieren?
- Wo funktioniert die Kommunikation gut?
- Wo kommt es zu Reibungsverlusten?
- Welche Abläufe bieten Potenzial für Verbesserungen?
- Welche Daten gibt es?
- Wer pflegt sie? Wer verantwortet deren Qualität?
Die Antworten auf diese Fragen können Sie nicht einfach per E-Mail von Ihren Abteilungsleiter*innen abfragen. Denn manche Entscheider*innen wissen gar nicht, was in der Werkshalle oder im Lager Tag für Tag abläuft. Der Grund: Häufig gehen Mitarbeitende in der Praxis anders vor, als es ursprünglich geplant war. Schließlich kennen sie die tagtäglichen Probleme im operativen Tagesgeschäft am besten und wissen genau, wie sie diesen am effektivsten begegnen.
Um also die tatsächlichen Abläufe in Erfahrung zu bringen, müssen Sie sich mit Ihren Mitarbeitenden zusammensetzen und deren Feedback einholen. Das ERP-Projekt wird dadurch automatisch zum Kommunikationsmotor – noch bevor das System überhaupt live geht.
Bessere Kommunikation NACH der ERP-Implementierung
Ist das ERP-System erst einmal im Einsatz, kann die Software die interne Kommunikation im Unternehmen weiter optimieren. Die Funktionen der Lösung eröffnen nämlich ganz neue Möglichkeiten der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. Konkret ergeben sich durch eine ERP-Lösung folgende Vorteile für die die innerbetriebliche Verständigung:
1. Strukturierte Kommunikation
Strukturen und Prozesse spielen im Rahmen der internen Kommunikation eine wichtige Rolle. Ihren Abteilungen muss stets klar sein, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt an welche Personen gehen. Ist das nicht der Fall, entsteht lediglich Chaos.
Ein ERP-System bringt Sie ganz automatisch dazu, Ihre Unternehmenskommunikation stärker zu strukturieren. Denn ohne einheitliche Prozesse kann ein ERP-System nicht funktionieren. Will heißen: Damit Ihre Software die darunterliegenden Prozesse abbilden kann, muss die Verständigung in Ihrer Organisation ganz genau geregelt sein.
Bei der Entwicklung dieser Kommunikationsstrukturen können Sie sich wiederum an den vorgegebenen Abläufen der ERP-Lösung orientieren. Die Prozesse zwischen Abteilungen und Geschäftsabläufen sind bereits vordefiniert, lassen sich bei Bedarf aber individuell an Ihr Unternehmen anpassen.
2. Weniger Missverständnisse und Doppelarbeiten
Ein ERP-System sammelt sämtliche relevanten Unternehmensdaten an einem Ort und bricht Wissenssilos auf. Somit greifen alle Mitarbeitenden stets auf denselben aktuellen Informationsstand zu und treffen Entscheidungen auf einer verlässlichen Datengrundlage. Gleichzeitig entfällt die Notwendigkeit, Daten manuell auszutauschen. Das wiederum minimiert das Risiko, dass Informationen mehrfach, falsch oder gar nicht erfasst werden.
Da widersprüchliche oder veraltete Informationen in einem ERP-System somit kaum existieren, verringern sich Missverständnisse und Doppelarbeiten von selbst. Dadurch entsteht insgesamt eine effizientere Arbeitsweise, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen stärkt.
3. Mehr Transparenz
Zu den wichtigsten Aufgaben einer ERP-Lösung gehört es, Geschäftsdaten in Echtzeit zu konsolidieren und sichtbar zu machen. Somit bringt die Software nicht nur Ordnung in Ihre Kennzahlen – sie macht Ihr Unternehmen auch unweigerlich transparenter.
Dabei geht es vor allem darum, Entscheidungen nachvollziehbar zu machen. Wenn Sie genau zurückverfolgen können, wie es zu einer bestimmten Entscheidung kam, können Sie auch Informationen daraus ziehen. Beispielsweise erhalten Sie Antworten auf folgende Fragen:
- Welche Faktoren haben die Entscheidung beeinflusst?
- Welche Herausforderungen galt es zu überwinden?
- Was war das Resultat?
Diese neu geschaffene Transparenz dient nicht der Überwachung. Vielmehr soll sie Prozesse verbessern und Mitarbeitende dazu animieren, sich proaktiv über Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu unterhalten. Alleine das verbessert bereits signifikant die Kommunikation im Unternehmen – immer vorausgesetzt, dass alle Beteiligten über die gleiche Informationsbasis verfügen. Sobald einzelne Mitarbeitende mehr oder andere Zahlen als ihre Kolleg*innen sehen, ist die Datengrundlage nicht mehr einheitlich.
4. Einfachere und schnellere Verständigung
Da eine ERP-Lösung alle wichtigen Informationen bündelt und unmittelbar zugänglich macht, beschleunigt sich automatisch die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit. Ihre Mitarbeitenden finden alle erforderlichen Daten direkt im System und müssen beispielsweise nicht mehr auf E-Mail-Antworten warten oder umständliche Rückfragen stellen. Dies reduziert unnötige Abstimmungsschleifen und führt zu deutlich schnelleren Kommunikationswegen.
In Folge lassen sich Aufgaben und Prozesse effizienter koordinieren, was sich messbar positiv auf die Produktivität, Prozessqualität und Reaktionsgeschwindigkeit Ihres Unternehmens auswirkt. Zudem reduziert sich der Informationsverlust, da alle Beteiligten denselben digitalen Datenbestand nutzen.
5. Mobiler Informationszugriff
Moderne Softwarelösungen bieten Ihren Mitarbeitenden heutzutage die Möglichkeit, via Web-Portal oder App auf das ERP-System zuzugreifen. So können die User jederzeit und von jedem Ort aus Unternehmensdaten abrufen – egal ob im Außendienst oder auf einer Geschäftsreise. Dadurch werden Entscheidungen schneller getroffen und Kundenanfragen unmittelbar bearbeitet.
Auch die Zusammenarbeit zwischen Teams wird durch Mobile ERP flexibler, da Daten und Updates direkt über mobile Endgeräte geteilt werden. Dies steigert nicht nur die Reaktionsfähigkeit, sondern auch die Effizienz im täglichen Arbeitsablauf. Alles in allem trägt also auch der mobile Datenzugriff dazu bei, die Kommunikation im Unternehmen nachhaltig zu optimieren.
6. Moderne Kommunikationsfunktionen
Mittlerweile geht die Funktionalität moderner ERP-Systeme weit über die reine Datenverwaltung hinaus. Heute fungiert eine ERP-Lösung auch als Kommunikationsplattform, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit aktiv unterstützt. Smarte Features sorgen dafür, dass Mitarbeitende auf dem aktuellen Stand bleiben, ohne manuell nach Informationen suchen zu müssen. Hierzu zählen beispielsweise Workflows, automatische Benachrichtigungen und die Bereitstellung von Informationen aus dem Kundenstamm.
Noch eine Schippe drauf legt der APplus Flow Mode: Mit dem innovativen Nutzungskonzept lassen sich viele Abstimmungsprozesse passgenau abbilden und merklich schneller abwickeln. Im Service beispielsweise ermöglicht der entsprechende Flow eine besonders zügige Ticketzuweisung an die zuständigen Mitarbeitenden.
| Vorteile | |
| Strukturierte Kommunikation | Klare Prozesse sorgen für einen geregelten Informationsfluss. |
| Weniger Missverständnisse | Die gemeinsame Datenbasis verringert eine fehlerhafte Kommunikation, Doppelarbeiten und zeitraubende Nachbesserungen. |
| Mehr Transparenz | Entscheidungen sind nachvollziehbar und Ergebnisse sind messbar. |
| Schnellere Verständigung | Der zentrale Datenzugriff verkürzt Abstimmungswege und steigert die Reaktionsgeschwindigkeit. Dadurch beschleunigt sich auch die Durchlaufzeit des Angebots. |
| Mobiler Zugriff | Mitarbeitende bleiben auch unterwegs informiert und handlungsfähig. Zudem erfolgt die Erstreaktion des Außendienstes deutlich schneller. |
| Moderne Kommunikationsfunktionen | Automatische Benachrichtigungen und Workflows halten Teams stets auf dem Laufenden. |
Interne Kommunikation verbessern: Die größten Stolpersteine
Wie Sie sehen, kann eine ERP-Lösung durchaus dazu beitragen, Kommunikationsprobleme im Unternehmen zu beheben. Allerdings gelingt die digitale Zusammenarbeit in der Regel nur dann reibungslos, wenn Sie die ERP-Einführung mit gezielten Maßnahmen begleiten. Andernfalls kann es passieren, dass Sie sich mit der Software ganz neue Schwierigkeiten ins Haus holen.
Dabei geht es nicht um technische Herausforderungen, sondern um den Faktor Mensch. Rückschläge in einem ERP-Projekt sind fast immer das Resultat von Kommunikationsproblemen. Wenn Sie es nicht schaffen, alle Mitarbeitenden in das Projekt einzubeziehen, können Sie sich garantiert auf den ein oder anderen Stolperstein gefasst machen, etwa:
Widerstände in der Belegschaft
Manchmal sehen Mitarbeitende ein ERP-System als Bedrohung für ihre Position im Unternehmen an. Schließlich schafft die Software Transparenz und sorgt dafür, dass Aufgaben leicht von einer Person übernommen werden können. Das schürt verständlicherweise die Angst vor der eigenen Ersetzbarkeit. Wenn das Individuum austauschbar ist, sinkt ganz automatisch die eigene Job-Sicherheit.
Verkümmerung der sozialen Strukturen
Ironischerweise kann der strukturierte Informationsaustausch mithilfe eines ERP-Systems so effizient werden, dass Mitarbeitende kaum noch miteinander reden. Da das ERP-System viele Abstimmungen überflüssig macht, geht schnell die persönliche Ebene verloren. Wenn der soziale Austausch jedoch abnimmt, leidet das Gemeinschaftsgefühl. Mit der Zeit nimmt der Zusammenhalt immer weiter ab und es entsteht Misstrauen.
Überreglementierung
Viele Prozesse sind bereits vor der ERP-Einführung zu starr oder unnötig komplex. Bevor sie in das ERP-System überführt werden, müssen sie überarbeitet, verschlankt und modernisiert werden. Denn die Digitalisierung alter und unflexibler Abläufe verursacht neue Probleme und Frust bei den Mitarbeitenden.
Ungeklärte Fragen
ERP-Systeme schaffen Transparenz – das wirft sofort Fragen in der Belegschaft auf, etwa zu Rollen, Berechtigungen, Datenschutz (DSGVO) und Abstimmung mit dem Betriebsrat. Wer diese Punkte nicht frühzeitig klärt und kommuniziert, riskiert Blockaden oder Verzögerungen.
Zu viele Akteure
Sind am ERP-Projekt zu viele Personen beteiligt, müssen Zuständigkeiten klar definiert sein. Andernfalls entstehen endlose Diskussionen, Verzögerungen und Missverständnisse. Ein klarer Überblick über Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse ist daher essenziell.
Wertvolle Tipps für eine reibungslose digitale Zusammenarbeit
Damit die ERP-Einführung zum Kommunikations-Booster und nicht zur Produktivitätsbremse wird, müssen Sie alle Abteilungen und deren Mitglieder aktiv daran beteiligen. Und zwar von Anfang an.
Sie lassen das Projekt also nicht nur durch die IT-Abteilung umsetzen, sondern kümmern sich auch um die Bedürfnisse und Emotionen der Mitarbeitenden. Diese Praxis bezeichnen Experten als Change Management.
Anastasia Gomer, Asseco Solutions
Nur wenn Ihre innerbetriebliche Kommunikation bereits gut ist, kann sie durch die ERP-Software noch besser werden.
Die folgenden Tipps möchten wir Ihnen hierfür an die Hand geben:
1. Stellen Sie die ERP-Lösung Ihrer Belegschaft umfassend vor – und zwar so früh wie möglich. Zeigen Sie direkt zu Beginn des Projekts auf, welche Abteilungen von der Software wie profitieren.
2. Holen Sie das Feedback Ihrer Mitarbeitenden ein. Beachten Sie dabei die individuellen Anforderungen, die jede Abteilung an die Software stellt.
3. Gehen Sie auf die Fragen und Sorgen der Angestellten ein. Wenn sich Menschen gehört und verstanden fühlen, gewinnen Ängste seltener die Oberhand.
4. Teilen Sie den Zeitplan mit der Belegschaft. Er zeigt eine Übersicht über die einzelnen Schritte der Umstellung auf. Dadurch haben alle Abteilungen ausreichend Zeit, Sicherungen vorzunehmen und ihre Prozesse rechtzeitig anzupassen.
5. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden unbedingt Schulungen an. So stellen Sie sicher, dass die Software optimal genutzt wird und ihre volle Funktionalität entfalten kann.
6. Haben Sie ein Auge auf den persönlichen Umgang. Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeitenden nicht nur über das ERP-System miteinander kommunizieren. Ein bisschen Smalltalk zwischendurch ist sowohl für den Zusammenhalt als auch für die Entwicklung kreativer Ideen wichtig.
7. Überarbeiten Sie Ihre Prozesse vor der Digitalisierung. Prüfen Sie bestehende Abläufe kritisch und verschlanken Sie diese bei Bedarf. So stellen Sie sicher, dass keine veralteten Prozesse ins ERP-System übernommen werden.
8. Klären Sie sämtliche Rahmenbedingungen frühzeitig. Definieren Sie Rollen und Berechtigungen, beziehen Sie Datenschutzbeauftragte ein und sprechen Sie mit dem Betriebsrat. Das verhindert Unsicherheiten und spätere Blockaden.
9. Legen Sie klare Zuständigkeiten fest. Bestimmen Sie, wer wofür verantwortlich ist und wie Entscheidungen getroffen werden. Klare Rollen und kurze Entscheidungswege vermeiden Verzögerungen und reduzieren den Abstimmungsaufwand.
Zu guter Letzt sei gesagt: Nicht nur eine umfassende interne Verständigung ist für den Erfolg eines ERP-Projekts entscheidend. Auch mit dem Anbieter sollten Sie sich regelmäßig offen austauschen, um Missverständnisse zu vermeiden. Auf diese Weise lassen sich viele Probleme vermeiden, bevor sie überhaupt entstehen. ERP verstärkt Bestehendes – es lohnt sich, Kommunikationsprinzipien vorab zu klären.
Beispiele aus der Praxis
BayWa r.e. Solar Energy Systems
In der Vergangenheit erfolgten die Auftragsfreigaben bei BayWa r.e. über Papierdokumente und manuelle Unterschriften. Heute wickelt der Experte für Solarenergie seine Freigabeprozesse vollständig digital über APplus-Workflows ab. Dadurch hat sich der Informationsfluss beschleunigt, während die Wartezeiten abgenommen haben.
| Früher | Heute | Ergebnis |
| Auftragsfreigaben erfolgten manuell über Papier und Unterschriften | interne Kommunikation und Freigaben laufen komplett über APplus-Workflows | schnellerer Informationsflussweniger Wartezeiten400 statt nur 200 bearbeitete Aufträge/Tag |
AMOHR Technische Textilien GmbH
Einst waren der deutsche und der österreichische Standort des Textilunternehmens digital voneinander getrennt, sodass zahlreiche manuelle Eingriffe nötig waren. Das führte zu einer aufwändigen, ineffizienten Abstimmung. Dank APplus ist heute eine zentrale Datenpflege und eine automatisierte Zusammenarbeit zwischen beiden Mandanten möglich. Im Ergebnis profitiert das Unternehmen von einer störungsfreien standortübergreifenden Kommunikation und einer komfortablen internen Zusammenarbeit.
| Früher | Heute | Ergebnis |
| getrennte Mandantenviele manuelle Eingriffeineffiziente Abstimmungen | beide Standorte arbeiten automatisiert zusammenInformationen aus dem Kundenstamm werden zentral gepflegt und stehen allen Beteiligten sofort zur Verfügung | komfortable interne Zusammenarbeitreibungslose Abstimmung zwischen den Standorten |
Fazit: Ein ERP-System verbessert die interne Kommunikation
Ein ERP-System ist mehr als ein Werkzeug zur Datenverwaltung und Prozesssteuerung – es ist ein Kommunikationstreiber für jedes moderne Unternehmen. Indem es eine einheitliche Informationsbasis bietet und Transparenz schafft, arbeiten alle Bereiche auf demselben Wissensstand. Dadurch entsteht eine nahtlose, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, die von Schnelligkeit und Produktivität geprägt ist.
Wichtig ist jedoch, dass Sie die Einführung eines ERP-Systems von Anfang an als unternehmensübergreifendes Projekt verstehen. Nur wenn Sie Ihre Mitarbeitenden schon früh einbinden und eine offene Kommunikation pflegen, legen Sie den Grundstein für eine effiziente digitale Zusammenarbeit.ondern verbessern auch die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens.
