Ein Muss für den ERP-Erfolg: So erhalten Sie echte Super-Key-User

23.05.2018 Lesezeit: 5 Min.
Ein Muss für den ERP-Erfolg: So erhalten Sie echte Super-Key-User
Werner Hießl
Werner Hießl
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Werner Hießl arbeitet seit 10 Jahren in Vertrieb und Projekten mit ERP-Kunden. Bei Asseco generiert er neuartige KI-Module für die ERP-Lösung APplus.
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Der Erfolg eines ERP-Projekts hängt in hohem Maße von den Key Usern ab. Sie bilden die Schnittstelle zwischen der ERP-Lösung und den Fachabteilungen und sorgen dafür, dass sich die Anforderungen einzelner Anwendergruppen in der Konfiguration der ERP-Software widerspiegeln. Zugleich stellen sie sicher, dass die ERP-Einführung kein reiner Top-Down-Prozess ist, sondern die Anforderungen der operativen Mitarbeiter mitberücksichtigt. Darüber hinaus sind es die Key User, die ihre Kollegen im Umgang mit dem System schulen. Und dieser Wissenstransfer spielt wiederum eine entscheidende Rolle, wenn es um die Anwenderakzeptanz geht. Kurzum: Fähige Key User sind ein Muss für jede erfolgreiche ERP-Einführung.

Leider fallen die perfekten Key User nicht einfach vom Himmel. Sie als ERP-Entscheider sollten sich nicht darauf verlassen, dass Ihr Projektteam die neuen Rollen sofort zu 100 Prozent ausfüllen kann. Selbst Mitarbeiter, die alle Voraussetzungen guter Key User mitbringen, brauchen Unterstützung, um das ERP-Projekt optimal begleiten zu können. Wenn Sie möglichst fähige Key User für Ihre ERP-Einführung haben wollen, sollten Sie also zwei Dinge beachten:

  • Wählen Sie geeignete Kandidaten aus
  • Lassen Sie den Key Usern die nötige Unterstützung zukommen

Die richtigen Key User auswählen

Viele Unternehmen denken bei der Key-User-Auswahl zunächst an die Abteilungsleiter. Warum auch nicht? Wer könnte die Interessen einer Abteilung besser vertreten als die Person an der Spitze? In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die Abteilungsleiter nicht immer die richtigen Kandidaten sind. Oft nehmen sie eher administrative Aufgaben wahr und sind mit den eigentlichen Abläufen des Tagesgeschäfts nicht mehr im Detail vertraut. Das ist gerade in größeren Unternehmen häufig der Fall.

Es ist aber auch gar nicht nötig, sich bei der Key-User-Suche an der Unternehmenshierarchie zu orientieren. Die Eigenschaften idealer Key User sind nämlich unabhängig von der Position im Unternehmen. Wir haben bereits mehrfach erlebt, dass aufgeweckte Junior-Kollegen einen hervorragenden Job im ERP-Projektteam geleistet haben. Achten Sie daher nicht so sehr auf die Hierarchie, sondern suchen Sie lieber nach den Eigenschaften, die idealtypische Key User (nennen wir sie Super-Key-User) wirklich mitbringen sollten:

  • Hohe fachliche Kompetenz
  • Gutes Verständnis für die Arbeitsprozesse anderer Bereiche
  • Motivation für das ERP-Projekt

Diese Eigenschaften finden sich oft bei Mitarbeitern, an die Sie auf den ersten Blick gar nicht gedacht haben. Vor einiger Zeit zeigte sich beispielsweise in einem unserer Projekte, dass ein Mitarbeiter der Qualitätssicherung hervorragende Projektmanagementfähigkeiten vorweisen konnte. Gepaart mit dem Einblick in andere Abteilungen, den seine Position mit sich brachte, erwies sich dieser Mitarbeiter als echter Super-Key-User, der sich gegen Ende des Einführungsprozesses sogar Aufgaben mit der Projektleitung teilte.

Unserer Erfahrung nach sind solche Super-Key-User keineswegs die Ausnahme. In praktisch jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die wirkliches Interesse daran haben, über den Tellerrand ihrer eigenen Abteilung zu schauen und in abteilungsübergreifenden Prozessen zu denken. Sie als Entscheider müssen lediglich Ihren Suchradius etwas erweitern.

Key User brauchen Unterstützung

Mit der Ernennung der Key User ist es aber noch nicht getan. Als nächstes braucht Ihr Projektteam die volle Unterstützung des Unternehmens. Sonst gibt es auch keine Super-Key-User.

Der erste Schritt besteht darin, die Key User soweit wie möglich aus dem Tagesgeschäft zu lösen. Denn egal wie motiviert Ihr ERP-Team auch sein mag: Es gerät doch schnell an seine Grenzen, wenn es Tagesgeschäft und ERP-Projekt parallel bedienen muss. Sorgen Sie also dafür, dass Ihre Key User auch die nötige Zeit haben, um sich der ERP-Einführung zu widmen. Das heißt nicht, dass Sie die betreffenden Mitarbeiter für die Projektdauer ganz aus dem Tagesgeschäft abziehen müssen. Aber sorgen Sie zumindest dafür, dass Kollegen aus der jeweiligen Abteilung die Key User entlasten.

Haben Sie Ihrem Projektteam die benötigten Kapazitäten verschafft, geht es im nächsten Schritt darum, ERP-Kompetenz aufzubauen. Prozesskenntnis, Projektmanagementfähigkeiten und Interesse sind zwar hervorragende Voraussetzungen für Super-Key-User, aber sie müssen auch die andere Seite abdecken können: das ERP-System. Es ist nicht nur Aufgabe der Key User, dem Projekt-Team die Abläufe der eigenen Abteilung zu schildern. Sie müssen auch sicherstellen, dass die neue ERP-Lösung diese Abläufe möglichst gut unterstützt. Und dafür ist es nötig, dass Ihre Key User mit allen relevanten Features und Funktionen des Systems vertraut sind. Sie müssen zu echten ERP-Produktexperten werden. Andernfalls wird es ihnen schwerfallen, die Schnittstelle zwischen ERP-Software und abteilungsspezifischen Abläufen zu bilden.

Natürlich reicht es nicht aus, den Key Usern einfach die Dokumentation der ERP-Lösung in die Hand zu drücken. Um Ihr Team in akzeptabler Zeit zu echten ERP-Profis zu machen, bedarf es professioneller Trainings und Schulungen durch Fachexperten. Der nächste Schritt besteht also darin, ein Schulungskonzept vom ERP-Anbieter anzufordern, das exakt den Anforderungen Ihrer Key User entspricht. Dieses Konzept muss sowohl einen Gesamtüberblick über das System enthalten als auch tiefere Einblicke in abteilungsspezifische Funktionen.

Bedenken Sie auch: Die Key User sind am Ende des ERP-Projekts für die Schulungen ihrer Kollegen verantwortlich. Sie müssen also in der Lage sein, das Gelernte auch weiterzugeben. Das ist ein wichtiger Faktor, der unbedingt Teil des Schulungskonzeptes sein sollte!


Was macht einen Super-Key-User aus?Was macht einen Super-Key-User aus?


Key User als ERP-Botschafter

Sind alle hier beschriebenen Schritte abgeschlossen, setzt sich eine äußerst positive Dynamik in Gang. Je sicherer und erfahrener die Key User im Umgang mit dem ERP-System werden, desto mehr identifizieren sie sich mit dem Projekt – und auch mit der Software. Wir haben schon mehrmals erlebt, wie Key User mit der Zeit zu ERP-Botschaftern wurden. Sie fingen an, Kollegen und externe Partner von den Vorteilen des ERP-Systems zu überzeugen.

Das hat wiederum zwei positive Effekte: Zum einen steigert die Begeisterung der Key User die Anwenderakzeptanz im Unternehmen. Wenn langjährige Kollegen das neue ERP-System anpreisen, hat das schließlich eine andere Wirkung als die Überzeugungsarbeit externer Berater. Zum anderen lebt das ERP-Projekt auch nach Abschluss der Lösungseinführung weiter. Die Key User akzeptieren das ERP-System nicht einfach als eine weitere Software, sondern reizen dessen Möglichkeiten immer weiter aus. Das Unternehmen profitiert dadurch von einer kontinuierlichen Prozessverbesserung – und das kann sich zu einem echten Wettbewerbsvorteil entwickeln.

Key User sind natürlich nicht die einzigen Mitarbeiter, die für den ERP-Erfolg relevant sind. Für eine reibungslose ERP-Einführung müssen Sie das ganze Unternehmen an Bord holen. Wie das geht, beschreibt unser Whitepaper „Geschäftsleitung, Key-User und Mitarbeiter: Gewinnen Sie alle Beteiligten für das ERP-Projekt“ im Detail.

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