Häufig gestellte ERP-Fragen

In unserem FAQ beantworten wir Ihnen alle häufig gestellten Fragen zum Thema ERP.

Cloud ERP, also die Auslagerung des Enterprise Resource Planning in externe Rechenzentren bei gleichzeitigem Verzicht auf die Bereitstellung eigener IT-Infrastruktur für die Einsatzplanung, ist ein aktueller Trend. Hiermit verbunden sind einige Vorteile auf finanzieller Seite, aber auch Nachteile im Hinblick auf Datensicherheit, Zuverlässigkeit und Erweiterbarkeit, die es zu beachten gilt.

Was ist die DSGVO? Die DSGVO (lang: Datenschutz-Grundverordnung) ist eine EU-weit gültige Verordnung, die die Verarbeitung personenbezogener Daten durch öffentliche Stellen und private Unternehmen vereinheitlicht. Sie dient dem Schutz personenbezogener Daten und der Gewährleistung eines freien Datenverkehrs innerhalb des EU-Binnenmarktes. Sie ist auch unter der englischsprachigen Bezeichnung GDPR (General Data Protection Regulation) bekannt.

ERP-Systeme werden kontinuierlich weiterentwickelt. Während sie vor einiger Zeit noch Softwarelösungen waren, die lediglich interne Prozessketten abbildeten oder nur die Materialwirtschaft unterstützten, sind sie mittlerweile hochmoderne IT-Systeme. Ein modernes ERP-System verknüpft und optimiert sämtliche Unternehmensabläufe. Es sorgt auf diese Weise für Transparenz, aussagekräftige Kennzahlen sowie schnelle Abwicklungszeiten und fördert so die Produktivität.

Die agile ERP-Einführung kommt meist in solchen Unternehmen zum Einsatz, die nicht streng nach einem festgelegten Projektplan vorgehen wollen. Für solche Unternehmen ist gerade die Flexibilität während der Einführung besonders wichtig.

Als Service- bzw. Dienstleistungen bezeichnet man immaterielle Leistungen, die Probleme des Kunden lösen oder hilfreich für ihn sind. Das Servicemanagement umfasst alle Aufgaben, die die Planung, Steuerung und Kontrolle dieser Serviceaktivitäten betreffen. Für Servicedienstleister ist es ein leistungsstarkes Werkzeug, um die Geschäftsprozesse im Servicebereich zu optimieren und Kundenbeziehungen langfristig zu pflegen.

Als Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet man die datenbankgestützte Verwaltung sämtlicher Schriftstücke, die ein Unternehmen erzeugt. Moderne ERP-Lösungen verfügen in der Regel über eine integrierte Dokumentenverwaltung. Sie ermöglicht eine übersichtliche und effiziente Organisation und Strukturierung großer Datenmengen nach den Unternehmensrichtlinien sowie den direkten Zugriff auf benötigte Dokumente.

Nach der Auswahl eines ERP-Anbieters und der Erstellung eines (vorläufigen) Lastenheftes erfolgt die eigentliche Einführung der ERP-Software. Hier sollte unbedingt die Einführungsmethodik bedacht werden, damit sich die Software anschließend einwandfrei in das Unternehmen einpasst und die eigens definierten Ziele erreicht werden. Hier gibt es verschiedene Vorgehensweisen.

Das richtige ERP-System für das eigene Unternehmen auszuwählen, ist ein komplexer Prozess. Dazu gehören sowohl funktionale und technische Kriterien der ERP-Basissoftware und zusätzlicher Module, als auch Anforderungen die Zukunftsfähigkeit und die Implementierung betreffend. Jede ERP-Einführung beginnt mit der Definition von Bedürfnissen und Zielen.

Die Auswahl eines ERP-Systems bedarf einer gründlichen Vorbereitung. Unverzichtbar hierfür ist die Erstellung eines Lastenhefts. Es gibt einige Fehlerquellen, die dabei vermieden werden sollten. Dazu zählt, dass Lösungswege nicht in das Lastenheft gehören. Und es ist darauf zu achten, wichtige Informationen als solche zu erkennen und in das Lastenheft aufzunehmen. Eine weitere Fehlerquelle besteht darin, dass das Lastenheft zu viele Details beinhaltet.

Die Entscheidung für ein geeignetes ERP-System ist ein langwieriger, komplexer Prozess, der gründlicher Vorbereitung bedarf. Voraussetzung für eine fundierte Auswahl ist die Erstellung eines Lastenheftes. Dabei sollte die Projektleitung bestimmte Fragestellungen immer im Blick haben.

Das Ziel eines ERP-Systems ist es, alle relevanten Unternehmensprozesse zu optimieren und den internen Informationsfluss zu verbessern. Indem es alle Daten zentral bereitstellt, erleichtert das ERP-System den Mitarbeitern den Zugriff auf benötigte Informationen und schafft mehr Transparenz. Im Idealfall erfasst es folglich alle Unternehmensbereiche, in denen der Informationsaustauch prozessual erfolgt.

Eine gewissenhafte Vorbereitung und Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für die Auswahl eines ERP-Systems. Dazu gehört die Erstellung eines durchdachten Lastenhefts. In diesem werden alle Anforderungen – sowohl funktional als auch nicht-funktional – definiert, die an die neue ERP-Software gestellt werden. Es ist daher überaus wichtig, das Lastenheft sorgfältig aufzustellen und verschiedene Aspekte genauer zu betrachten. Doch welche Informationen sind für das Lastenheft wirklich relevant?

Viele Unternehmen entscheiden sich für eine agile ERP-Einführung, weil sie die Flexibilität bei der Einführung bevorzugen. Ihnen ist es wichtig, dass während der einzelnen Einführungsphasen Tests vorgenommen werden und die Anwender, also die Mitarbeiter, Verbesserungsvorschläge äußern können.

Die verschiedenen Anbieter haben unterschiedliche Softwarelösungen im Angebot. Diese können je nach Branche und Funktionen unterschiedlich sein. Darum ist es ratsam sich bereits im Vorfeld über den richtigen Funktionsumfang für den eigenen Bedarf zu informieren.

Sie wollen Ihre Produktionsprozesse optimieren, mehr Transparenz in Ihre geschäftlichen Abläufe bringen und das Kundenbeziehungsmanagement verbessern? Dann lohnt sich ein ERP-System auch für Ihren Betrieb. Diese Systeme lassen sich meist durch individuelle Module branchenspezifisch anpassen und so optimal auf die Bedürfnisse vieler Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen abstimmen.

Eine ERP-Lösung soll alle Geschäftsbereiche eines Unternehmens transparent und effizient auf einer Plattform zusammenbringen. APplus ist durch seine Flexibiltät in der Anpassung an die Anforderungen und Systeme mittelständischer Unternehmen ausgerichtet. Einer der Gründe, warum APplus das richtige ERP-System für Sie ist. Die webbasierte und offene Softwarearchitektur von APplus ermöglicht dem Anwender einen vollständigen Überblick über alle für ihn relevanten Unternehmensprozesse – egal ob Ressourcenplanung oder Lohn & Gehalt in der Buchhaltung.

Durch einewebbasierte und offene Struktur bringt ein ERP-System im Browser eine Reihe von Vorteilen mit sich. In erster Linie bedeutet es ein hohes Maß an Flexibilität. Über diverse Endgeräte ist das System stets von jedem Ort aus erreichbar. Es liefert maßgeschneiderte Informationen, die automatisch mit dem Inhouse-System abgeglichen werden. Außerdem kann es im Idealfall ohne Funktionseinschränkungen auf Desktop-Computern, Smartphones und Tablets genutzt werden.

Die Verbindung eines ERP-Systems mit einem CRM-System schafft ideale Voraussetzungen, um Ressourcen optimal einzusetzen und Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Wer beide Systeme als Insellösungen nebeneinander laufen lässt, verzichtet entsprechend auf zahlreiche Vorteile. Dazu gehört der lückenlose Zugriff auf alle den Kunden betreffende Informationen und Vorgänge, wie aktuelle und abgeschlossene Aufträge, Garantien und Serviceanfragen oder Wartungsverträge.

Die ersten ERP-Systeme wurden bereits in den 1960er Jahren entwickelt. Ursprünglich waren die Systeme ausschließlich auf die Materialbedarfsplanung (Material Requirement Planning) produzierender Unternehmen ausgerichtet und trugen daher die Bezeichnung „MRP-Systeme“.

Grundsätzlich kann ein ERP-System eine eigenständige Software sein oder aus mehreren Einzellösungen bestehen, die miteinander kommunizieren. Technischer Hintergrund sind sogenannte relationale Datenbanken, die es ermöglichen, beliebige Beziehungen zwischen Daten herzustellen.

ERP-Systeme waren früher vornehmlich bei großen Unternehmen und Konzernen im Einsatz. Seit einigen Jahren nutzen auch mittelständische und kleine Uternernehmen die Vorteile von ERP-Software für sich. Laut einer Umfrage setzten 2014 83 % der deutschen Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten eine ERP-Software ein (Quelle: Statista).

Auf die Frage, welches ERP-System für den eigenen Betrieb das richtige ist, gibt es mindestens ebenso viele Antworten wie ERP-Softwares. Im ersten Schritt ist es wichtig, Bedürfnisse und Ziele zu definieren. Dazu gehört die Auswahl der Geschäftsbereiche, die in das System integriert werden sollen, und eine konkrete Formulierung der erwarteten Vorteile, wie zum Beispiel die Vereinfachung der Auftragsannahme oder Kosteneinsparungen in der Logistik.

Heute kann ein Unternehmen vom Finanz- und Rechnungswesen über die Produktion bis zur Logistik alle Geschäftsbereiche mit den Modulen einer entsprechenden ERP-Lösung abdecken. Sie bildet Geschäftsprozesse ab und unterstützt Sie bei der Verwaltung von Ressourcen. Dadurch können Sie Abläufe schneller und effektiver prüfen, planen und steuern. Prozesse, die sonst manuell ausgeführt werden, automatisiert eine ERP-Software.