Prozessoptimierung ohne ERP-System: fast unmöglich. Sowohl bei der Einführung als auch im laufenden Betrieb unterstützt die Software Sie, das Maximale aus Ihren Prozessen herauszuholen.

Erfahren Sie, in welchen Schritten Sie dabei vorgehen und welche besonderen ERP-Funktionen Sie einsetzen sollten.

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Was ist Prozessoptimierung?

Prozessoptimierung bedeutet, Geschäftsprozesse systematisch zu analysieren und zu verändern. Dadurch können folgende Ziele erreicht werden:

  • Qualität und Konsistenz der Ergebnisse steigern
  • Verbrauch von Material, Energie und anderen Ressourcen senken
  • Durchlaufzeiten verkürzen
  • Prozesse an neue Markt- oder Kundenanforderungen anpassen
  • Personalbedarf senken
  • Arbeitsbedingungen für Mitarbeitende verbessern

Damit Unternehmen langfristig überleben können, müssen sie ihre Prozesse wiederholt überprüfen, anpassen und schrittweise optimieren. Ansonsten könnten sie den Anschluss an den Wettbewerb verlieren, weil sie weniger effizient arbeiten als andere.

Welche Rolle spielt das ERP-System?

Im ERP-System werden alle relevanten Prozesse eines Unternehmens abgebildet – über alle Bereiche hinweg. Deshalb spielt es eine zentrale Rolle bei der Prozessoptimierung.

Bei der ERP-Einführung

Bei der ERP-Einführung verändern Unternehmen viele oder sogar alle damit verbundenen Prozesse. Vorher wurde viel mit Papier und „organisch gewachsenen“ Abläufen gearbeitet. Nun werden die Prozesse digitalisiert und oftmals an den ERP-Standard angepasst

Lesen Sie auch: Wie viel Veränderung darf bei der ERP-Einführung sein?

Durch die Arbeit mit dem ERP-System

Das ERP-System unterstützt Betriebe aber auch über die Implementierung hinaus bei der Prozessoptimierung. Denn in der Lösung werden alle Vorgänge vollständig und transparent dokumentiert. Diese Datenbasis ermöglicht die tiefgehende Analyse aller Prozesse. Analyse- und Process-Mining-Tools helfen dabei, die Daten auszuwerten und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Und viele Prozesse lassen sich mit dem ERP-System teilweise oder ganz automatisieren.

Wir zeigen Ihnen die wichtigsten KI-Trends in den Bereichen Vertrieb, Warenwirtschaft und Service.

Datenbasis durch Process Mining schaffen 

Wie gehen Sie bei der Prozessoptimierung mit dem ERP-System vor? Wie gerade erwähnt, benötigen Sie zunächst eine Datenbasis. Ermitteln Sie die betreffenden Prozesse im Unternehmen und beschreiben Sie sie:

  • Woher kommt der Input?
    • Auslöser
    • Ressourcen
    • Informationen
  • Wohin führt der Vorgang (Output)?
    • Produkt
    • Wissen
  • Wer ist beteiligt?
    • Verantwortliche
    • Beteiligte
    • Know-how
  • Womit wird gearbeitet?
    • Ausstattung
    • Werkzeuge
    • Systeme
  • Wofür wird der Prozess durchgeführt (Zweck)?
    • Ziele
    • KPIs
  • Wie läuft der Prozess ab?
    • Methoden
    • Vorgaben
    • Dokumentation

Als Ergebnis haben Sie ein kommentiertes Verzeichnis aller Abläufe. Diese Aufgabe bezeichnet man als Process Mining. Sofern Sie die Prozesse im ERP-System dokumentiert haben, können Sie die Informationen von dort exportieren.

Durch Process-Mining-Tools bekommen Sie zusätzliche Daten zu den Prozessen: unter anderem, wie oft bestimmte Schritte durchgeführt werden, wie lange sie dauern (Durchlaufzeiten) oder wo es häufige Unterbrechungen gibt (Liege- und Stillstandszeiten).

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Prozesse nacheinander evaluieren und optimieren

Priorisieren Sie anschließend die Prozesse, die Sie optimieren möchten. Fangen Sie dort an, wo es die größten oder dringendsten Probleme gibt. Falls Sie die nicht haben – Glückwunsch! –, kümmern Sie sich zuerst um den Prozess, bei dem Sie das größte Verbesserungspotenzial vermuten. Arbeiten Sie ihre Liste nacheinander ab.

Setzen Sie konkrete Ziele für jeden Prozess. Definieren Sie Kennzahlen, anhand derer Sie die Erreichung der Ziele messen möchten: etwa die Durchlaufzeit oder die Ausschussquote. Evaluieren Sie nun den Prozess im Hinblick auf Ansatzpunkte zur Optimierung. Definieren Sie, wie der neue Prozess aussehen soll und planen Sie die nötigen Maßnahmen

Nach der Umsetzung messen Sie die Veränderung der Kennzahlen. Sollte das gewünschte Ergebnis nicht erreicht werden, sollten Sie den Prozess nachbessern oder vielleicht eine ganz andere Vorgehensweise wählen.

Bleiben Sie so nah wie möglich am ERP-Standard.

ERP-Standard vs. individueller Prozess

Ihr ERP-System bietet für Ihre Kernprozesse bereits Standards. Sollten Sie diese einfach übernehmen? Oder entwickeln Sie lieber Ihren eigenen, verbesserten Prozess und passen das ERP-System daran an?

Die ERP-Standardprozesse wurden über Jahre entwickelt und verfeinert. Hunderte Unternehmen folgen ihnen und fahren gut damit. Deshalb empfehlen wir, so nah wie möglich am ERP-Standard zu bleiben. Dadurch vermeiden Sie zum einen Experimente. Zum anderen sparen Sie Zeit und Geld, weil das ERP-System nicht angepasst werden muss.

Falls Sie spezielle Anforderungen an bestimmte Prozesse haben, können Sie diese natürlich individuell im ERP-System abbilden.

Use Cases: ERP-Funktionen für die Prozessoptimierung

Ein ERP-System wie APplus bietet zahlreiche Funktionen, die Sie bei der Prozessoptimierung unterstützen. Hier listen wir einige anhand von Use Cases auf:

Automatisierung in Einkauf und Verwaltung

In Einkauf und Verwaltung wiederholen sich bestimmte Aufgaben täglich. Dazu gehören Bestellungen und Buchhaltung. Solche Aufgaben sind prädestiniert für die Automatisierung mit dem ERP-System. 

Bestellvorschläge nach immer demselben Muster – Mengen, Preise, Fristen usw. – können vom System automatisch freigegeben und ausgeführt werden. Algorithmen finden dafür anhand vordefinierter Kriterien den passenden Lieferanten.

Eingangsrechnungen können automatisch geprüft und gebucht werden. Ebenso lassen sich Mahnläufe komplett automatisieren.

Planung und Optimierung der Produktion

Mit dem Feinplanungsmodul von APplus optimieren Sie die komplette Planung und Lieferkette Ihres Unternehmens. Sie sehen alle Arbeitsschritte auf der digitalen Plantafel. Disposition, Bestellvorschläge und andere Folgeschritte für sämtliche anfallenden Aufträge werden nach bestimmten Kriterien optimiert und automatisch an die aktuellen Gegebenheiten angepasst.

Zudem erhalten Sie transparente Daten über alle Prozesse, sogar in Echtzeit. Anhand dieser können Sie Rüstzeiten, Reihenfolge, Auslastung und Arbeitsplatzbelegung und vieles mehr optimieren.

Mit einer Wertstromanalyse analysieren Sie Ihre Prozesse rund um die Produktion auf Verbesserungspotenziale. Sie finden etwa heraus, wann und wo Lieferfristen überschritten werden, wo es Engpässe gibt oder wo Ressourcen verschwendet werden. Ein Großteil der Daten dafür kommt aus dem ERP-System.

Vertriebsprozesse visuell verwalten

Besonders technisch weniger versierte Personen empfinden die Arbeit mit dem ERP-System als unangenehm: Sie müssen täglich riesige Masken und Tabellen mit Daten befüllen – oftmals dieselben Daten immer wieder.

Der Flow Mode von APplus erleichtert Abläufe erheblich. Statt mit Datenmasken arbeiten Sie mit „Boards“. Für jeden Vorgang wird eine „Karte“ erstellt. Diese kann per Drag & Drop verschoben werden.

Der Clou dabei: Beim Verschieben werden im Hintergrund Daten anhand von Regeln automatisch aktualisiert. Wenn Sie dadurch pro Tag nur 15 Minuten sparen, summiert sich die Zeitersparnis in einem Jahr auf über 50 Stunden – mehr als eine Arbeitswoche.

Self-Reporting-Funktionen

Wenn Sie bestimmte Auswertungen benötigen, haben Sie oft nur zwei Möglichkeiten: Sie exportieren Zahlen aus dem ERP-System (und anderen Systemen) als Excel- oder CSV-Datei. Damit bauen Sie sich in Excel einen eigenen Bericht. Wenn das zu kompliziert ist, fordern Sie den Bericht intern an, etwa beim Controlling. Die manuelle Berichterstellung kostet manchmal Stunden an Arbeitszeit oder länger. Und während Sie warten, bis ein Bericht geliefert wird, müssen Sie Entscheidungen aufschieben. 

Mit Self-Reporting lassen sich beide Probleme lösen: Sie erstellen einmalig Dashboards, auf denen Sie wichtige Kennzahlen jederzeit einsehen können. Über Filter und Analysefunktionen können Sie tiefer in die Zahlen einsteigen. Außerdem können Sie Standardberichte anlegen und Templates, mit denen sich Nutzer*innen leicht eigene Berichte generieren können.

Nutzen Sie das Know-how Ihres ERP-Anbieters

In Handels- oder Produktionsbetrieben funktioniert Prozessoptimierung nur in Verbindung mit dem ERP-System. ERP-Anbieter sind daher „nebenbei“ auch Experten im Hinblick auf effiziente Prozesse. Nutzen Sie dieses Know-how, das im ERP-Standard steckt. Sprechen Sie mit uns frühzeitig über Ihre Pläne und Ziele.

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