Die Definition von Zielen bildet den Grundstein eines erfolgreichen ERP-Projekts. Häufig fällt es jedoch schwer, diese realistisch und messbar zu definieren. Zumeist wird mehr Effizienz, das Nutzen der Chancen der Digitalisierung oder eine leichte Bedienbarkeit gewünscht. Das sind jedoch keine konkreten Zielvorgaben, an denen das ERP-Projekt ausgerichtet werden kann. Durch smarte Methoden kann das Vorhaben erfolgreich geplant werden. Diese basieren auf einer Kultur des Wandels.

Erfahren Sie, welche Prozesse Sie im Unternehmen ändern müssen, um erfolgreich mit dem ERP-System zu arbeiten.

Die Voraussetzung: von alten Prozessen lösen

Zu Beginn des ERP-Projekts werden oft Ziele und Anforderungen vermischt. Eine leichte Bedienbarkeit ist eine geforderte Funktionalität. Eine gute Usability ist jedoch kein Selbstzweck, sondern soll dabei helfen, mit dem ERP-System die Zielsetzung zu erreichen. Es ist deshalb notwendig, eine strikte Trennung zu vollziehen: Auf der einen Seite das klar definierte Vorhaben und auf der anderen Seite die Anforderungsliste.

„Bei der Definition der Ziele lauert zudem ein weiterer Fallstrick: das Festhalten an alten Prozessen.“

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Das ERP-Projekt bietet die Chance, Abläufe zu optimieren. Schwächen des Ist-Zustands können erkannt und ausgemerzt werden. Möglichkeiten der Digitalisierung gilt es zu nutzen. Daher empfehlen wir die Zielsetzung losgelöst von bestehenden Prozessen anzugehen. Statt diese beibehalten zu wollen, geht es um das Finden von Verbesserungen. Wir stellen Ihnen drei Methoden vor, die sich dafür optimal eignen.

Mit der geeigneten Methode setzen Sie smarte Ziel für Ihr ERP-Projekt

1.  Methode: Ziele für das ERP-Projekt mit der SWOT-Analyse ableiten

SWOT umfasst die Analyse von „Strengths“ (Stärken), „Weaknesses“ (Schwächen), „Opportunities“ (Chancen) und „Threats“ (Gefahren). Die Methode betrachtet den Ist-Zustand, zeigt jedoch in die Zukunft. Um Ziele für Ihr ERP-Projekt zu definieren, können Sie folgendermaßen vorgehen:

  • Untersuchung des Umfelds: Wer sind die Mitbewerber? Was machen diese besser? Und was machen diese schlechter? Welche Trends, Verordnungen und Gesetze sind wichtig oder könnten es bald werden?
  • Welche Stärken und Schwächen hat Ihr Unternehmen?
  • Welche Chancen ergeben sich aus dem Zusammenspiel der Umfeldentwicklung und den Potentialen Ihres Betriebs?
  • Welche Gefahren bestehen?
  • Welche durch ein ERP-System gelenkten Prozesse können dabei helfen, die Chancen zu ergreifen und die Gefahren zu vermeiden?

Durch die Ergebnisse der SWOT-Analyse können Sie für Ihr ERP-Projekt smarte Ziele ableiten. Ein Beispiel: Sie haben als große Schwäche fehlerhafte Stammdaten identifiziert. Ein Ziel könnte also sein: Reduzierung der manuellen Falscheingaben durch automatisierte Prüfungen und Fehlermeldungen innerhalb eines Quartals um die Hälfte.

2.  Methode: Definition der Ziele mithilfe von Objectives and Key Results (OKR)

Bei der OKR-Methode stehen „Objectives and Key Results“ im Fokus. Die „Objectives“ sind die finalen Ziele. Sie beschreiben das, was das Unternehmen nach dem Go Live des Systems erreichen soll. Das kann zum Beispiel die Verbesserung der Budgetierung und Zeitplanung von Projekten sein. Die „Key Results“ sind die Metriken, die zeigen, wie die Objectives erreicht werden. Für das eben genannte Beispiel lassen sich die Abweichung des Budgets und der Projektdauer vom Plan um max. 5% als messbarer Wert definieren.

Die OKR-Methode bietet die folgenden Vorteile:

  • Konkretisierung der Unternehmensziele und Kopplung an die Arbeitsinhalte der Teams
  • Beschleunigung der internen Abstimmungsprozesse
  • Steigerung der Transparenz und Kommunikation im Betrieb: Mitarbeiter wissen nicht nur was sie tun, sondern auch warum
  • Förderung der intrinsischen Motivation, weil der Zweck des eigenen Tuns verdeutlicht wird

3.  Methode: Ziele über die Balanced Scorecard bestimmen

Die Balanced Scorecard (BSC) ist eine Darstellung der strategischen Unternehmensziele. Diese werden mit zentralen Kennzahlen verknüpft. Dazu gehören:

  • Stückkosten
  • Anzahl Neukunden
  • Onlineumsatz
  • Versanddauer
  • Durchlaufzeiten der Produktion
  • Durchlaufzeit Angebotsbearbeitung
  • Aussschussquoten
  • Lagerhaltungskosten
  • Umschlagshäufigkeit

Für Ihr ERP-Projekt können Sie zu diesen KPIs zugehörige Zielwerte definieren wie z.B.: Senkung um x %, Steigung um x%, Max. Anzahl an Tagen, x% des Gesamtumsatzes.

Beispielsweise soll der Online-Umsatz Ihres Shops um x Prozent steigen. Als Ziel des ERP-Projekts definieren Sie somit die Überwachung und intelligente Steuerung der Bestellungen. Durch künstliche Intelligenz kann das ERP die Entwicklungen verfolgen. Es macht darauf aufmerksam, wenn bestimmte Kennwerte unter- oder überschritten werden. Entscheider können somit gezielt eingreifen und Maßnahmen einleiten.

Fazit: Binden Sie die gesamte Führungsebene in die Zielerarbeitung ein

Zur Zielsetzung für Ihr ERP-Projekt können Sie auf diese drei Methoden zurückgreifen. Um den Erfolg zu gewährleisten, ist jedoch noch ein weiterer Faktor unabdingbar: die Unterstützung der Führungsebene. Nur wenn Sie das Management aktiv in die Definition der Ziele miteinbeziehen, werden diese auch final von allen getragen. Wie dies gelingt, erfahren Sie in unserem Whitepaper „Das Geheimnis erfolgreicher ERP-Einführungen – Change Management“.