Bei der ERP-Einführung ist das System für alle neu. Je länger es im Einsatz ist, desto größer wird die Schere: Die einen arbeiten schon jahrelang damit und finden alle Funktionen im Schlaf. Neu hinzukommende Mitarbeitende fangen dagegen immer wieder von null an. Wie unterscheiden sich diese Nutzergruppen? Wie vereint man deren gegensätzliche Bedürfnisse?
In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein ERP-System auf allen Erfahrungsleveln eine top User Experience bietet – und welche oft übersehenen Aspekte Sie bei der ERP-Auswahl berücksichtigen sollten.
Wie unterscheiden sich die Bedürfnisse von Anfänger*innen und Erfahrenen?
Die ersten Tage an einem neuen Arbeitsplatz sind schon aufregend genug. Komplizierte Software macht alles noch schlimmer. Neue Mitarbeitende sind erleichtert, wenn sich das ERP-System ähnlich gewohnt anfühlt wie die Standard-Office-Software. Sie möchten sich einfach zurechtfinden und an ihren ersten Aufgaben arbeiten, ohne ständig bei Kolleg*innen nachzufragen oder Handbücher zu wälzen. Ansonsten kommen schnell Frust und Gefühle der Überforderung auf – kein guter Einstieg.
Anders sieht das bei erfahrenen Mitarbeitenden aus: Denn mit der Zeit lernen die Nutzer*innen alle Funktionen kennen. Sie steigen in die Details ein und reizen die Möglichkeiten aus. Dabei entwickeln sie ihre eigenen gewohnten Abläufe, nutzen Abkürzungen und passen sich die Oberflächen genau an ihre Bedürfnisse an. Voraussetzung: das System lässt sie. Zu viel Zwang, Umwege und Abläufe nach Schema F empfinden sie als Behinderung. Das drückt langfristig auf die Motivation und auch auf die Ergebnisse.
Intuitive Oberfläche und Navigation
Wie lassen sich diese Gegensätze unter einen Hut bringen? Bevor wir über spezifische Anpassungen des ERP-Systems sprechen: Die Lösung beginnt grundsätzlich mit einer anwenderfreundlichen, intuitiven Oberfläche und Navigation der Software. Funktionen sollten dort zu finden sein, wo die Nutzer*innen sie vermuten:
- Grundlegende, häufig verwendete Funktionen sind leicht zugänglich, in aussagekräftigen Werkzeugleisten oder Menüs, passend zum Kontext.
- Kompliziertere Funktionen sind eher versteckt. Eine Suchfunktion hilft beim Finden, sodass man sich trotzdem nicht unbedingt durch verschachtelte Menüs klicken muss. Oder sie sind über Shortcuts (Tastenkombinationen) erreichbar.
Allein dadurch finden sich Nutzer*innen aller Stufen besser zurecht.
Unterschiedliche Benutzerrollen
Wenn man 90 Prozent der Funktionen des ERP-Systems nicht benötigt, können die vielen Knöpfe und Felder trotzdem verwirren. Deshalb können in ERP-Systemen sogenannte Rollen und Rechte definiert werden. Sie legen mehrere Benutzertypen (Rollen) an. Jede davon hat nur Zugriff auf die Bereiche, Funktionen und Felder, die für sie freigegeben sind.
Durch zwei Rollenkonzepte lässt sich der Einstieg ins ERP vereinfachen:
- Stellen Sie die Rechte passend zu den Aufgaben der Benutzer*innen ein: Alle sehen nur, was sie für ihre persönliche Arbeit wirklich brauchen. Ein Beispiel: Mitarbeitende der Produktion benötigen keine CRM-Funktionen, für den Vertrieb ist die Produktionsplanung unnötig.
- Für absolute Neulinge können Sie die Rechte noch weiter einschränken: auf die Funktionen, die sie zu Beginn selbständig bedienen können. Nach der Einarbeitung und Schulungen schalten Sie die weiteren erforderlichen Aufgaben schrittweise frei.
Erfahrenen gewähren Sie die größtmöglichen (sinnvollen) Rechte, je nach ihren Aufgaben und ihrem Verantwortungsbereich.
Individuelle Dashboards sind Gold wert.
Tutorials und geführte Dialoge
Bei den ersten Schritten im ERP-System sind Tutorials (Anleitungen) eine weitere Hilfe. Anfänger*innen können schrittweise durch die Prozesse geführt werden. Die Software zeigt an, wo was gemacht werden soll und gibt Erklärungen. Die Nutzer*innen folgen den Dialogen einfach, ohne viel nachzudenken.
Später können sie sich über eine kontextsensitive Hilfefunktion Tipps holen, passend zur aktuellen Aufgabe. In Zukunft könnten sich KI-basierte Assistenten von sich aus melden und Empfehlungen geben.
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Anpassbare Dashboards
Individuelle Dashboards sind Gold wert. Die Nutzer*innen sehen sofort beim Programmstart die häufig verwendeten Daten und Aufgaben. Optimale Dashboards sind wieder nach dem gleichen Prinzip gestaltet: Für Unerfahrene gibt es fertige Templates mit eingeschränktem Fokus auf wenige wichtige Aufgaben. Fortgeschrittene dürfen sich ihre Dashboards selbst zusammenstellen, komplexe Analysen und Berichte integrieren.
In unserem ERP-System APplus stehen dafür schon über 1.000 Best-Practice-Templates bereit, die bei Kunden im Einsatz sind. Eine KI schlägt passend zum Nutzungsverhalten geeignete Dashboards vor.
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Kontextbasierte Oberflächen
Erfahrene Nutzer*innen möchten nicht eingeschränkt werden. Das bedeutet aber nicht, dass sie bei jeder Aufgabe den vollen Funktionsumfang benötigen und alles individualisieren möchten. Je nach Kontext sollten sie auf einfachere Oberflächen wechseln oder Assistenten nutzen können. Neben dem Classic Mode gibt es bei APplus den sogenannten Flow Mode. Dabei werden Aufgaben auf einem visuellen, Kanban-ähnlichen Board bearbeitet. Der Flow Mode wird von Neuen und Profis gleichermaßen geschätzt.
Fazit
Ein großer Funktionsumfang beim ERP-System nutzt nur dann etwas, wenn er beherrschbar ist. Eine gute User Experience berücksichtigt die Bedürfnisse aller. Einsteiger*innen wünschen sich einen leichten Einstieg und Unterstützung, um sich schrittweise einzuarbeiten. Auch für Erfahrene sollte die Bedienung nicht kompliziert sein. Sie möchten jedoch die Freiheit, das System an ihre Arbeitsweise anzupassen.
Wie stellen Sie bei der ERP-Auswahl fest, welches System diese Anforderungen erfüllt? Setzen Sie das Thema in den Produktdemos und Workshops mit den Anbietern auf die Agenda. Lassen Sie sich Use Cases vorführen. Die User Experience als weicher Faktor wird im Auswahlprozess leicht übersehen. Zu Unrecht: Sie hat langfristig enormen Einfluss auf den ROI Ihres ERP-Systems, auf die Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeitenden.
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