Viele Mittelständler kennen das Problem: Der Umsatz steigt Jahr für Jahr, aber trotzdem stagniert der Gewinn. Grund dafür ist das Verhältnis zwischen den Investitionskosten und der resultierenden Kapazitätssteigerung. Die Organisation kann mit den zusätzlichen Ressourcen zwar mehr leisten und somit mehr Aufträge abwickeln. Aber der steigende Umsatz entspricht in etwa den Investitionen. Es gibt kaum Überschuss und somit auch kaum Gewinn.
Diese Situation ist zwar stabil, auf lange Sicht aber auch gefährlich. Unternehmen ohne ausreichenden finanziellen Puffer geraten bei betrieblichen Rückschlägen schneller in Schieflage und sind hinsichtlich Forschung und Entwicklung eingeschränkt. Investitionen, die sich erst Jahre später auszahlen, sind für solche Organisationen ein enormes Risiko.
Effizient zu wachsen und Überschüsse zu erzielen ist daher immer ein unternehmerisches Ziel – in der Praxis aber oft eine Herausforderung. Nicht alle Geschäftsmodelle sind uneingeschränkt skalierbar. Viele Unternehmen sind darauf angewiesen, ihre Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten, wenn sie nachhaltig wachsen wollen.
Wie kommen Wachstumsprobleme zustande?
Der Begriff Unternehmenswachstum beschreibt die Zunahme der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit und der betrieblichen Kapazitäten. Die Organisation investiert in zusätzliche Ressourcen (Maschinen, Anlagen, Personal etc.), um ihre Leistungsfähigkeit dauerhaft zu steigern.
Jede Kapazitätserhöhung verursacht primäre und sekundäre Kosten. Primäre Kosten fallen für die Finanzierung und den unmittelbaren Betrieb der neuen Ressourcen an. Das umfasst zum Beispiel
- die Gehälter des Personals,
- den Kaufpreis einer Anlage,
- die Installation und Wartung einer Maschine,
- oder Software-Lizenzkosten.
Sekundäre Kosten entstehen durch die Organisation, Verwaltung und Koordination der neuen Kapazitäten. Eröffnet ein Unternehmen beispielsweise einen neuen Standort, muss es diesen sowohl auf Prozess- als auch auf IT-Ebene an die Hauptniederlassung anbinden. Es muss Controlling und Monitoring einrichten, Kommunikationsstrukturen schaffen und zusätzliche HR-Kapazitäten bereitstellen. Kurz: Die Komplexität der Organisation steigt – und das verursacht Kosten.
Jede Kapazitätserhöhung verursacht primäre und sekundäre Kosten.
Dem gegenüber steht der Leistungszuwachs, den die zusätzlichen Ressourcen ermöglichen. Wie genau dieser aussieht, hängt vom Geschäftsmodell ab: ein Produktionsunternehmen kann mehr Güter fertigen, ein Logistik-Dienstleister mehr Pakete ausliefern etc. Als Resultat dieses Leistungszuwachses steigt der Umsatz.
Der Mehrwert der Investition hängt nun davon ab, wie hoch der Leistungszuwachs abzüglich der Kosten ist. Halten sich beide die Waage, wächst das Unternehmen zwar formal, aber der Gewinn bleibt gleich. Nachhaltiges Wachstum ist in diesem Fall nur auf zwei Arten möglich:
- Kosten senken oder
- Leistung steigern
Investitionskosten lassen nur wenig Spielraum
Nehmen wir als Beispiel ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen:
Die Investitionskosten zu senken ist für solche Unternehmen meistens schwierig, gerade im Personalbereich. Qualifizierte Mitarbeiter erwarten ein attraktives Gehalt und lassen nur selten mit sich handeln. Bei den Gehältern zu sparen sorgt nur für Schwierigkeiten im Recruitment.
Auch bei materiellen Investitionsgütern gibt es wenig Spielraum für Kostenreduzierung. Maschinen und Anlagen werden nicht in Massenproduktion hergestellt, sondern sind meistens Spezialanfertigungen oder zumindest individuell angepasst. Sie müssen von qualifizierten Fachleuten montiert und gewartet werden. Zudem ist der Einkauf bereits darauf gedrillt, möglichst gute Konditionen auszuhandeln. Da ist nicht mehr viel Luft nach oben.
Geringe Effizienz gehört zu den häufigsten Wachstumshindernissen mittelständischer Unternehmen. Die einzige Gegenmaßnahme ist fortlaufende Prozessoptimierung, am besten mit ERP-Unterstützung.
Effiziente Prozesse steigern den Wirkungsgrad zusätzlicher Investitionen
Der bessere Ansatz ist, durch Effizienzsteigerungen den Leistungszuwachs zu maximieren. Je mehr Output das Unternehmen aus einem festgelegten Input erzielt, desto höher ist der Wirkungsgrad zusätzlicher Ressourcen.
Das ist keine technische, sondern eine prozessuale Herausforderung. Personal, Maschinen und Anlagen sind in Geschäftsabläufe eingebettet. Die Effizienz dieser Abläufe hat daher direkten Einfluss auf den Mehrwert der Ressource. Die beste Maschine ist nicht profitabel, wenn sie aufgrund chaotischer Produktionsplanung immer wieder Leerzeiten aufweist.
Prozessoptimierung ist jedoch eine Herausforderung für sich. Es gibt keine standardisierten, universal gültigen Vorgehensweisen, keine Guides, Anleitungen oder Checklisten. Prozessoptimierung ist ein hochindividuelles Projekt, das in jedem Unternehmen anders abläuft.
Falls Sie trotzdem einen ersten Ansatzpunkt suchen, sollten Sie mit Ihrem ERP-System anfangen. ERP-Lösungen sind dazu gemacht, die Prozesslandschaft eines Unternehmens effizienter zu gestalten. Im Kontext der Prozesseffizienz hat ERP zwei große Vorteile:
- Abläufe werden transparenter: Im Zuge der ERP-Einführung analysieren Anbieter und Unternehmen gemeinsam alle wichtigen Geschäftsprozesse, um sie später im ERP-System abzubilden. Dieses Vorgehen macht vieles sichtbar, was vorher verborgen blieb: tatsächliche Abläufe, Workarounds, Prozessschwächen etc. Das erleichtert es, Effizienzverluste und Optimierungspotentiale zu identifizieren.
- ERP-Funktionen entlasten Mitarbeiter von Routineaufgaben: Wiederkehrende Aufgaben mit geringer Komplexität sind ein Effizienz-Killer. Sie lassen sich aber in der Regel recht einfach automatisieren. Dadurch können sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anspruchsvolleren Aufgaben widmen, während die ERP-Lösung Routineabläufe selbstständig abwickelt. Mit dieser Aufteilung setzen Sie Ihre Ressourcen deutlich effizienter ein.
Wenn Komplexität das Unternehmenswachstum behindert
Effiziente Wertschöpfung ist das eine – Organisation, Koordination und Management das andere. Auch die begleitenden Prozesse müssen sitzen, wenn Sie durch Effizienzsteigerungen Ihre betriebliche Leistungsfähigkeit maximieren wollen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie eröffnen einen neuen Standort. Selbst, wenn die neue Niederlassung im Tagesgeschäft reibungslos arbeitet, können sich trotzdem Effizienzverluste ergeben. Grund dafür ist die Koordination zwischen Headquarter und Zweigstellen.
Strukturell gesehen haben Sie kein Netzwerk autonomer Niederlassungen, sondern ein einziges Unternehmen, das an mehreren Orten aktiv ist. Ob diese Standorte oberflächlich autark sind oder nur einzelne Abteilungen abdecken (z. B. reine Vertriebsniederlassungen), ist dabei egal. Monitoring und Controlling gehen vom Headquarter aus und müssen die gesamte Organisation abdecken. Und an dieser Stelle kommt es oft zu Reibungsverlusten.
Viele verteilte Unternehmen koordinieren sich ausschließlich per Telefon, E-Mail oder in Form regelmäßiger Meetings der Führungsebene. Das mag bei zwei oder drei Standorten noch einigermaßen funktionieren. Doch je größer das Unternehmen wird, desto mehr Aufwand verursacht die Koordination. Je nach Aufbau und Prozessstruktur kann das ein weiteres Wachstumshindernis sein.
Je mehr die Organisation wächst, desto größer wird der Koordinationsaufwand.
Einzelnen Standorten mehr Autonomie zu verleihen kann die Wachstumsschmerzen etwas lindern. Aber auf lange Sicht kommen Sie nicht darum herum, eine digitale Infrastruktur aufzubauen, die Kennzahlen aus allen Niederlassungen sammelt, aufbereitet und übersichtlich darstellt. Dieser Prozess sollte zudem automatisiert ablaufen, um den Aufwand für die Hauptniederlassung möglichst gering zu halten.
Auch hierfür sind ERP-Systeme das ideale Werkzeug. Moderne ERP-Lösungen sind bereits darauf ausgerichtet, abteilungsübergreifende Kommunikation zu unterstützen. Sie bieten eine digitale Infrastruktur, die Daten aus allen Unternehmensbereichen konsolidiert und abrufbar macht, sowie Dashboards, die diese Kennzahlen auswerten und visuell aufbereiten.
Achten Sie bei der Auswahl Ihres ERP Systems allerdings darauf, dass dieses in der Lage ist, mit Ihnen zu wachsen. Neue Standorte sollten einfach über Mandanten einzubinden und Dashboards frei konfigurierbar sein. Wichtig sind außerdem Inter-Company Funktionen die Werteflüsse in der Organisation sichtbar machen und die Zusammenarbeit fördern.
Die Anbindung unterschiedlicher Standorte ist natürlich nur ein Beispiel. Als Kommunikations- und Monitoring-Instrument unterstützt ein ERP-System alle Interaktionen zwischen Abteilungen. Somit deckt es einen Großteil der sekundären Kosten ab, die im Zuge des Unternehmenswachstums entstehen können.
Zusammengefasst
Geringe Effizienz gehört zu den häufigsten Wachstumshindernissen mittelständischer Unternehmen. Wann immer Kapazitäten fehlen, expandiert die Organisation an dieser Stelle einfach. Wenn die vorhandenen Maschinen nicht ausreichen, um alle Kundenaufträge fristgerecht abzuarbeiten, kauft die Unternehmensleitung einfach eine weitere.
Viele Mittelständler übersehen jedoch, dass sich Kapazitätserhöhungen auch auf ihre Prozesse auswirken. Die Komplexität der Organisation steigt mit der Zahl der verfügbaren Ressourcen. Und wenn Unternehmen ihre Abläufe nicht entsprechend anpassen, frisst die sinkende Effizienz alle positiven Effekte einer Kapazitätserhöhung auf. Wachstum ist dann kaum noch möglich.
Die einzige Gegenmaßnahme ist Effizienzsteigerung durch kontinuierliche Prozessoptimierung. Wenn die Kapazitäten des Unternehmens zunehmen, müssen sich auch die Prozesse anpassen. Ab einem gewissen Punkt ist die Komplexität der Organisation jedoch so hoch, dass die effiziente Koordination Software-Unterstützung erfordert. Für diesen Anwendungsfall sind ERP-Systeme optimal geeignet, denn die Koordination verteilter Organisationen und komplexer Prozesse gehört zu ihren Hauptaufgaben.
Falls fehlende Prozesseffizienz Ihr Wachstum erschwert, sollten Sie das auf jeden Fall in Ihrem Lastenheft erwähnen. So teilen Sie den ERP-Anbietern mit, auf welche Anwendungsszenarien Sie besonders großen Wert legen und worauf der Fokus der ERP-Workshops liegen sollte. Welche Inhalte sonst noch in ein Lastenheft gehören, lesen Sie in unserem Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“!
