​Genauere Kennzahlen dank ERP-System – Das müssen Sie wissen

24.04.2017 Lesezeit: 5 Min.
​Genauere Kennzahlen dank ERP-System – Das müssen Sie wissen
Roger Lippel
Roger Lippel
Sales Manager, aruba informatik GmbH
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Transparenz gehört zweifellos zu den wichtigsten Zielen einer ERP-Einführung. Unternehmen wollen ihre verteilte, von Insellösungen geprägte IT-Infrastruktur durch ein zentrales ERP-System ersetzen, das alle Abteilungen miteinander vernetzt. In Zukunft sollen Entscheider alle wichtigen Daten mit nur einem Klick abrufen können – ein Informations-Cockpit für das Management soll entstehen. So zumindest das Ziel.

In der Realität stellen Unternehmen jedoch oft fest, dass die Existenz eines ERP-Systems noch kein Garant für ein effektives internes Berichtswesen ist. Daten bieten für sich alleine keinen Mehrwert. Sie sind lediglich der Rohstoff für Analysen. Ohne ein gut ausgearbeitetes Kennzahlensystem werden Sie Schwierigkeiten haben, wertvolle Erkenntnisse aus der Datenflut zu ziehen – Qualität geht an dieser Stelle vor Quantität.

Bevor Sie ein ERP-System in Ihrem Hause einführen, sollten Sie daher Ihre Kennzahlen – und das damit verbundene Reporting - sorgfältig überprüfen.

Die Erfassung von Kennzahlen erfolgt oft noch per Hand

Die erste Hürde auf dem Weg zum optimalen Kennzahlensystem besteht darin, dass in vielen Unternehmen KPIs überhaupt nicht systematisch erfasst werden. Stattdessen berichtet jede Abteilung ihre eigenen Zahlen per Excel-Export an die Geschäftsleitung.

In der Tat tun sich viele Organisationen damit schwer, Kennzahlen in der Praxis effizient zu erheben. Häufig erfolgt das gesamte Reporting noch manuell. Das Controlling exportiert die benötigten Informationen aus vielen verschiedenen IT-Systemen und trägt sie per Hand in eine vorbereitete Excel-Tabelle ein. Anschließend berechnen die Kollegen die Kennzahlen innerhalb des Dokuments und reichen ihre Ergebnisse an das Management weiter.

Es versteht sich von selbst, dass dieses Vorgehen mit einem immensen Arbeitsaufwand verbunden ist. Je nach Komplexität des Reportings verbringen die zuständigen Mitarbeiter einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, Zahlen in Tabellen einzutragen. Außerdem ist der Ansatz fehleranfällig. Bei so vielen manuellen Arbeitsschritten kommt es mit der Zeit garantiert zu Übertragungsfehlern – und das führt wiederum zu verfälschten Kennzahlen.

Zugleich ist leicht vorstellbar, dass diese Art des Reportings vor allem aus leicht erfassbaren bzw. errechenbaren Daten besteht. Alles, was eine höhere Komplexität bedeutet, fällt unter den Tisch. Neue Kennzahlen finden so nur schwer Einzug in die Reports. Der manuelle Prozess ist so stark eingeschliffen, dass er sich nicht leicht ändern lässt. Das ein oder andere Optimierungspotential bleibt so unentdeckt.

Kennzahlenkonflikte schaden dem Reporting

Doch die manuelle Datenerhebung ist nicht das einzige Hindernis auf dem Weg zum passenden Kennzahlensystem. Auch Kennzahlenkonflikte können Probleme verursachen. In vielen Unternehmen ist es gang und gäbe, dass jede Abteilung ihre eigenen Kennzahlen erhebt und an die Geschäftsleitung berichtet. Diese Vorgehensweise führt jedoch zu lokaler Optimierung, wo übergreifende Mechanismen besser wären.

Betrachten wir ein Beispiel: Die Logistik ist stets bemüht, die Lagerbeständen niedrig zu halten und somit die Lagerkosten zu senken. Die Produktion will dagegen die Maschinen am Laufen halten und plant mit einem hohen Output. Diese Ziele widersprechen sich. Wenn die Geschäftsleitung beide KPIs nur voneinander isoliert betrachtet und durchsetzt, kommt es zu einer Kollision. Bei dem Versuch die eigenen Prozesse zu optimieren, arbeiten beide Abteilungen in Wahrheit an den Unternehmenszielen vorbei.

Damit solche Kennzahlenkonflikte gar nicht erst entstehen, sollten Entscheider darauf achten, KPIs aus einer strategischen Unternehmensperspektive heraus festzulegen und zu messen. Denn ohne ein Big Picture sind solche Problemfälle manchmal nur schwer zu entdecken.

KPIs hängen immer vom Kontext ab

Was Sie also brauchen, ist ein strategisches Kennzahlensystem: Ein sorgfältig ausgewähltes Set aus KPIs, das die Ziele Ihres Unternehmens präzise abbildet. Dieses Kennzahlenset betten Sie wiederum in eine feste Reporting-Struktur ein – ein System, das dafür sorgt, dass der Geschäftsleitung in regelmäßigen Abständen entscheidungsrelevante Zahlen aus dem gesamten Unternehmen vorliegen.

Dabei gibt es leider kein Rundum-sorglos-Paket. Manche Kennzahlen sind für fast alle Unternehmen sinnvoll. Andere finden nur in bestimmten Branchen Anwendung. Das passende Kennzahlensystem hängt immer vom Kontext ab. Machen Sie nicht den Fehler, einfach ein Standard-Set an KPIs aus einem Template zu verwenden. Erstellen Sie stattdessen Ihr eigenes, individuelles Kennzahlensystem.

Schaffen Sie sich Ihr persönliches Kennzahlen-Cockpit

Nun haben Sie also Ihre KPIs auf den Prüfstand gestellt und ein individuelles Kennzahlensystem entwickelt. Wie hilft Ihnen nun ein ERP-System weiter?

Die Antwort ist einfach: Übersichtlichkeit.

Sicher, Sie erhalten auch ohne ERP-System in regelmäßigen Abständen aussagekräftige Kennzahlen. Aber diese Zahlen sind nach wie vor das Resultat aufwändiger Berechnungen. Spontane Analysen sind nur schwer möglich. Außerdem müssen Sie die gewünschten Informationen immer noch aus verschiedenen Dokumenten zusammentragen. Das kostet unnötig Zeit.

Ein ERP-System erlaubt Ihnen dagegen, Ihr persönliches Kennzahlen-Cockpit zusammenzustellen. Dabei handelt es um ein individuelles Dashboard, das Ihre KPIs automatisch aus den Datenbanken der ERP-Software zusammenträgt, aufbereitet und visuell ansprechend darstellt. Auf diese Weise erhalten Sie auf einen Blick alle Infos, die Sie für Ihr Tagesgeschäft benötigen.

Machen Sie sich vor der ERP-Einführung klar, welche KPIs Sie erfassen wollen

Transparenz erscheint nicht einfach aus dem Nichts, nur weil Sie sich ein ERP-System anschaffen. Sie ist das Resultat intensiver Überlegungen, Zielanalysen und Konzeption. Sie müssen wissen, welche Kennzahlen für Ihr Unternehmen Sinn ergeben und wie diese in Relation zueinander stehen – und zwar vor der ERP-Einführung.

Sobald Sie erst einmal ein robustes Kennzahlen-System aufgestellt haben, nimmt Ihnen die ERP-Lösung allerdings den Großteil der Arbeit ab. Kennzahlen-Cockpits und Balanced Scorecards helfen Ihnen dabei, Ihre KPIs aufzubereiten und visuell ansprechend darzustellen. Auf diese Weise erhalten Sie ein System, das jederzeit der richtigen Person die richtigen Daten zur Verfügung stellt. Und das ist im Management Gold wert.

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