Häufig fragen Unternehmen, welche Abteilungen überhaupt an das ERP-System angebunden werden sollen. Eine Frage, die sich in der heutigen Zeit eigentlich bereits überholt hat. Denn Zugriff benötigen in der Regel beinahe alle Abteilungen in einem Betrieb. Wie umfassend dieser Zugriff sein darf und sein muss, muss klar definiert und strukturiert werden. Wir zeigen, warum der Zugriff über Abteilungsgrenzen hinweg wichtig ist und worauf es bei der Planung und Konfiguration des Systems zu achten gilt.
Ein gutes ERP-System erlaubt einen differenzierten Zugriff
In einem erfolgreich integrierten ERP-System laufen alle relevanten Daten und Informationen zusammen. Wird der Zugriff allen Abteilungen ermöglicht, gewährleistet dies einen umfangreichen Informationsfluss. Dadurch verfügen alle Mitarbeiter über die gleiche Datenbasis und es entstehen keine Datensilos.
Gleichzeitig müssen ERP-Systeme über Rollen- und Rechteeinstellungen und gute Datensicherheits-Konzepte verfügen. Es muss sichergestellt werden, dass der Zugriff auf sensible Daten (z.B. Finanzbuchhaltung und Lohndaten) nur den zuständigen Mitarbeitern ermöglicht wird.
Alle Abteilungen dürfen Zugriff auf das System haben – müssen dies sogar, um die nötige Transparenz zu schaffen. Durch passende Rechteeinstellungen kann jedoch festgelegt werden, welche Nutzer bestimmte Daten einsehen, bearbeiten oder freigeben dürfen.
Unterschiedliche Abteilungen mit unterschiedlichen Anforderungen
Die Anforderungen an ein ERP-System sind in vielen Unternehmen sehr unterschiedlich. Denn jeder Abteilungsbereich hat andere Schwerpunkte und somit auch andere Nutzungs-Szenarien, mit denen das System betrieben wird.
Die Vorteile durch die Nutzung einer ERP-Lösung entstehen nur dann, wenn auch alle Abteilungen eingebunden sind. Denn nur so kommen die gewünschten Synergieeffekte zum Tragen, welche die verschiedenen Prozesse verzahnen und nachhaltig beschleunigen.
Das ERP-System zeichnet sich also dadurch aus, dass die unterschiedlichen Anforderungen abgedeckt werden können. So möchte beispielsweise das Marketing wissen, wie der aktuelle Bestand an Warengruppe X ist, um eine passende Kampagne zu planen. Die Produktentwicklung interessiert sich dagegen beispielsweise für Analysen der aktuellen Produktionsprozesse.
Zugriffsrechte bereits bei der Planung und Einführung des ERP-Systems beachten
Die unterschiedlichen Nutzungsmöglichkeiten eines guten und passenden ERP-Systems müssen optimal an die Mitarbeiter und die damit einhergehenden Nutzungsvarianten angepasst werden.
Dabei sind insbesondere die Datensicherheit und die systematische Datenüberprüfung in einem ERP-System von besonderer Bedeutung. Unternehmen müssen aus diesem Grund in Zusammenarbeit mit dem Anbieter exakt bestimmen, welche Abteilungen und in Teilen auch welche Mitarbeiter mit welchen Zugriffsrechten auf das System zugreifen sollen.
Je nach Nutzungsszenario und Bedarf können die Rollen und Rechte im ERP-System vergeben werden
Der Blick auf einzelne Abteilungen ist hierbei noch zu kurz bedacht. Führungskräfte in einzelnen Abteilungen können beispielsweise andere Zugriffsrechte erhalten als ihre Teams. So könnte beispielsweise für das Einpflegen von wichtigen oder kritischen Daten immer ein Vier-Augen-Prinzip gewährleistet werden, wenn nur die Führungskraft einen solchen Dateneintrag bestätigen dürfen.
Fazit: Alle Abteilungen benötigen Zugriff – doch nicht mit gleichen Rechten
Ein gut eingeführtes ERP-System bietet einem Unternehmen erhebliche Vorteile. Dabei müssen und sollten beinahe alle Abteilungen an das System angeschlossen sein. Dadurch profitieren sie von einer einheitlichen Datenhaltung und durchgängigem Informationsfluss.
Das bedeutet allerdings auch, dass es innerhalb des Systems unterschiedliche Zugriffsrechte und Berechtigungen geben muss, damit die Datensicherheit gewahrt bleibt. Aus diesem Grund muss eine gründliche Planung des Systems auf Basis der vorhandenen Unternehmensbereiche und auf Basis der notwendigen Berechtigungen erfolgen.
Wenn Sie dies bereits im Planungsszenario optimal berücksichtigen und entsprechend bei der ERP-Einführung umsetzen, ist der Erfolg enorm groß. Je mehr Bereiche Zugriff auf die Datenbestände haben und diese effektiv nutzen können, umso besser werden die Prozesse abgebildet und umso größer die Beschleunigung der entscheidenden Verfahrensprozesse. Wie Sie dies konkret im Rahmen Ihres ERP-Projekts umsetzen, erfahren Sie in unserem Whitepaper „Die ERP-Einführung von A-Z.“
