Was ist eine Präferenzkalkulation und wie hilft mir mein ERP-System dabei?

19.06.2019 Lesezeit: 8 Min.
Was ist eine Präferenzkalkulation und wie hilft mir mein ERP-System dabei?
Mirco Thalheimer
Mirco Thalheimer
Senior Consultant ERP, Asseco Solutions AG
Mirco Thalheimer war 15 Jahre in Handel tätig. Aktuell ist er Teil des Vertriebskompetenzteam und Spezialist für den Bereich Zoll/Export.
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Zölle sind für international tätige Produktions- und Handelsunternehmen ein wichtiges Thema. Wann immer ein Anbieter seine Waren grenzübergreifend versendet, fallen für den Importeur Einfuhrgebühren an, zusätzlich zum Einkaufspreis. Das ist ein Wettbewerbsnachteil für den Anbieter, denn seine Produkte sind somit in aller Regel teurer als die eines lokalen Konkurrenten.

Es gibt jedoch eine Möglichkeit, diesen Wettbewerbsnachteil zu reduzieren. Die Europäische Union hat mit Ländern auf der ganzen Welt Freihandelsabkommen geschlossen. Fällt ein Produkt unter solch ein Abkommen, wird für seinen Import ein niedrigerer Zollsatz fällig – der Präferenzzollsatz. Dieser gilt jedoch nur, wenn der Anbieter den EU-Ursprung nachweisen kann, denn nur dann darf der Verkäufer ein Ursprungszeugnis erstellen, oder die Ursprungseigenschaft auf der Handelsrechnung mit andrucken.

Dieser Nachweis kann gerade bei komplexen Produkten sehr aufwändig sein. Schließlich bestehen sie oft aus vielen verschiedenen Einzelteilen, die der Produzent meist von externen Lieferanten bezieht. Um die EU Ursprungseigenschaft ausweisen zu können, muss der Anbieter genau belegen, welche Komponenten die EU-Ursprungseigenschaft besitzen und welche nicht. Ohne Software-Unterstützung (zum Beispiel durch ein ERP-System) ist der Organisationsaufwand hierfür enorm.

Wie funktioniert die Präferenzkalkulation?

Der Präferenzzollsatz gilt nur für Waren, deren Wertschöpfung zu einem festgelegten Anteil innerhalb der EU stattfindet. In der Produktion bedeutet das: Ein fest definierter Prozentsatz der verbauten Komponenten muss die EU-Ursprungseigenschaft besitzen. Erfüllt ein Produkt diese Bedingung, gilt es als präferenzbegünstigt. Verkäufer können diese Einstufung dann auf ihre Rechnungen drucken, um die Einfuhrgebühren für den Käufer zu senken.

Die Zollbehörden prüfen jedoch regelmäßig nach, ob ein Produkt tatsächlich präferenzbegünstigt ist. Kann das Unternehmen den Präferenzstatus seiner Ware nicht eindeutig belegen, macht es sich unter Umständen strafbar, denn es begeht ein Steuervergehen.

Der Nachweis der Präferenzbegünstigung geschieht in Form einer Präferenzkalkulation. Dabei handelt es sich um eine prozentuale Berechnung des Wertschöpfungsanteils innerhalb der EU. Diese Berechnung muss das Unternehmen auch belegen können. Das heißt, dass es von jedem Lieferanten eine Erklärung bezüglich des Ursprungs des jeweiligen Einzelteils benötigt, die sogenannte Lieferantenerklärung.


Der Präferenzzollsatz gilt nur für Waren, deren Wertschöpfung zu einem festgelegten Anteil innerhalb der EU stattfindet.Der Präferenzzollsatz gilt nur für Waren, deren Wertschöpfung zu einem festgelegten Anteil innerhalb der EU stattfindet.


Basis für die Präferenzkalkulation ist die Stückliste. Diese beschreibt, aus welchen Komponenten sich ein Produkt zusammensetzt. In Kombination mit den Lieferantenerklärungen kann das exportierende Unternehmen anschließend berechnen und belegen, welcher Prozentsatz des Artikels aus der EU stammt. Entspricht dieser Wert den Vorgaben des Handelsabkommens, so darf der Verkäufer eine Warenverkehrsbescheinigung erzeugen, die den präferenziellen Ursprung nachweist.

Geschieht dies häufig, so können sich Verkäufer auch als „ermächtigter Ausführer“ zertifizieren lassen. Damit sind sie in der Lage Ursprungszeugnisse zu erstellen und die Präferenzeigenschaft auf Handelsrechnungen anzudrucken, ohne dies im Einzelfall prüfen zu lassen.

Manuelle Kalkulation ist aufwändig

Wie aufwändig eine Präferenzkalkulation in der Praxis ist, hängt vom Aufbau des Produkts ab. Eine komplexe Industriemaschine kann beispielsweise aus Hunderten bis Tausenden verschiedener Einzelteile bestehen, bereitgestellt von Dutzenden Zulieferern. Für jede dieser Komponenten muss der Anbieter eine Lieferantenerklärung einholen, bevor er sein Produkt als präferenzbegünstigt deklarieren darf.

Dahinter steckt oft ein hoher Organisationsaufwand. Der Anbieter muss:

  • von jedem Zulieferer eine Bestätigung anfordern,
  • bereits vorliegende Dokumente verwalten und
  • nachhaken, wenn etwas fehlt.

Hinzu kommt, dass eine Lieferantenerklärung nicht unbegrenzt gültig ist, sondern regelmäßig erneuert werden muss. Der Anbieter muss also auch die Ablaufdaten aller Dokumente im Auge behalten und rechtzeitig neue anfordern.

Gleichzeitig muss die Verwaltung der Lieferantenerklärungen nachvollziehbar und transparent sein. Denken Sie daran: Fehler bei der Präferenzkalkulation gelten unter Umständen als Steuervergehen. Es gibt keinen Spielraum für Fehler. Produzenten müssen jederzeit den genauen Status jeder einzelnen Lieferantenerklärung kennen.

Dazu ist es leider nicht immer möglich, Präferenzkalkulationen wiederzuverwenden. Zum einen hängt die Berechnung vom Aufbau des Produkts und den Details der Bestellung ab. Das ist nicht nur für Einzelfertiger relevant. Auch gewünschte Anpassungen und Modifikationen haben Einfluss auf die Präferenzkalkulation.

Zum anderen gelten je nach Zielland unterschiedliche Freihandelsabkommen. Zwei Bestellungen können zwar inhaltlich identisch sein, aber wenn sie aus verschiedenen Ländern stammen, werden trotzdem unterschiedliche Zollsätze fällig.

All diese Organisations- und Verwaltungsaufgaben manuell durchzuführen belastet das operative Tagesgeschäft. Daher macht es Sinn, unterstützende Software einzusetzen. Ein guter Ansatzpunkt ist hier das ERP-System.

Mit nativem Dokumentenmanagement und einer integrierten Berechnungslogik bringen moderne ERP-Lösungen alles Nötige mit, um die Präferenzkalkulation zu vereinfachen.

Wie hilft ein ERP-System bei der Präferenzkalkulation?

Eine moderne ERP-Lösung bringt schon von Haus aus Funktionen mit, die Anwender bei der Präferenzkalkulation unterstützen. Bestes Beispiel hierfür ist die Stücklistenverwaltung.

Im ERP-System ist bereits für jeden Artikel hinterlegt:

  • aus welchen Bauteilen und Komponenten er besteht,
  • wie viele Einzelteile verbaut sind und
  • woher diese bezogen werden.

Das ist eine wertvolle Basis für die Präferenzkalkulation, denn die Stückliste bildet quasi eine Gleichung. Sie müssen nur noch die Variablen, also den Ursprung der Komponenten, einfügen.

Die Verwaltung der Lieferantenerklärungen übernimmt in erster Linie das ERP-System. Viele aktuelle Lösungen bieten die Möglichkeit, Bescheinigungen der Zulieferer hochzuladen, in der ERP-Lösung zu speichern und mit den beschriebenen Artikeln zu verknüpfen. Wenn Sie die Stückliste eines Produkts aufrufen, können Sie direkt sehen, für welche Teile eine Lieferantenerklärung vorliegt und bis wann diese gültig ist. Gleiches gilt für fehlende oder abgelaufene Dokumente.

Manche ERP-Lösungen unterstützen Anwender auch bei der Kommunikation mit Zulieferern. Zum Beispiel, indem sie Vorlagen für E-Mails oder briefliche Korrespondenzen bereitstellen oder elektronische Nachrichten automatisiert versenden.

Auch für die Kalkulation selbst bieten moderne ERP-Lösungen passende Funktionen an. Anhand der Stückliste berechnen sie automatisch, ob der vorliegende Auftrag einen Präferenzzollsatz in Anspruch nehmen kann. Zu diesem Zweck ist in der Software für jedes Handelsabkommen eine Berechnungslogik hinterlegt. Das ERP-System erkennt anhand des Ziellandes, welche Verträge in Frage kommen, und führt die Kalkulationsroutinen selbstständig durch. Anwender sehen sofort, ob das kalkulierte Angebot präferenzbegünstigt ist oder nicht.

Zusammengefasst

Internationale Kunden können durch eine vorliegende Ursprungserklärung des Lieferanten einen vergünstigten Import-Steuersatz erhalten. Dies ist ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil, gerade wenn andere internationale Anbieter mit Dumpingpreisen Geschäfte zu machen versuchen. Oftmals kann ein Käufer durchaus sparen, wenn er beim teureren Anbieter kauft, sofern dieser in der Lage ist eine Präferenzeigenschaft nachzuweisen. Denn nicht nur der reine Verkaufspreis zählt hier, sondern der Preis, bis die Ware verzollt beim Käufer steht. Das damit verbundene Nachweisverfahren ist allerdings gerade für Anbieter komplexer Produkte aufwendig.

Daher macht es Sinn, die Präferenzkalkulation mit geeigneter Business Software durchzuführen. Ein ERP-System ist hierfür gut geeignet, da in ihm Stücklisten hinterlegt sind, die Aufbau und Zusammensetzung des Produkts präzise beschreiben. In Kombination mit nativem Dokumentenmanagement und einer integrierten Berechnungslogik bringt die ERP-Lösung alles mit, um die Präferenzkalkulation zu vereinfachen.

Wenn grenzüberschreitender Handel zu Ihren Kernbereichen gehört, sollten Sie die Präferenzkalkulation bereits in Ihrem Lastenheft erwähnen. So stellen Sie sicher, dass dem Thema die nötige Aufmerksamkeit zukommt. Unser Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“ unterstützt Sie bei der Erstellung des Dokuments und erklärt den optimalen Aufbau im Detail!

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