Die Entscheidung für ein geeignetes ERP-System ist ein langwieriger, komplexer Prozess, der gründlicher Vorbereitung bedarf. Voraussetzung für eine fundierte Auswahl ist die Erstellung eines Lastenheftes. Dabei sollte die Projektleitung bestimmte Fragestellungen immer im Blick haben.
Anforderungen an das zukünftige ERP-System
Das Lastenheft soll nicht nur das Unternehmen bei der Auswahl unterstützen, sondern auch den ERP-Anbietern helfen. Es gibt bei der Erstellung eines brauchbaren Lastenhefts zwei Fragestellungen, die von entscheidender Bedeutung sind:
- Welche Schmerzpunkte gibt es in der aktuellen Situation?
- Welche funktionellen und nicht-funktionellen Anforderungen muss das neue ERP-System erfüllen, um die jeweiligen Unternehmensziele zu erreichen?
Die Projektverantwortlichen sollten sich im Idealfall bereits sehr früh mit der Zusammenstellung der Anforderungen auseinandersetzen. In der Regel sind diese nicht alle gleich wichtig. Daher sollten sich die Projektleiter immer fragen, was ihr Unternehmen von anderen unterscheidet. Ebenso ist zu klären, welche individuellen Anforderungen das Unternehmen mit sich bringt bzw. warum es diese Anforderungen gibt. Im Lastenheft sollten diese so genau wie möglich beschrieben werden. Wichtig dabei ist, keine Lösungswege in das Lastenheft mitaufzunehmen. Es ist die Aufgabe der Anbieter, darzulegen, wie sie die Anforderungen mit ihrer ERP-Software umsetzen können. .
Außerdem sollte die richtige Informationstiefe verwendet werden. Zu wenige Details führen zu Missverständnissen, während ein zu hoher Detailgrad einen erheblichen Arbeitsaufwand verursacht. Funktionen, über die jedes ERP-System standardmäßig verfügt, müssen zum Beispiel nicht aufgeführt werden.
Vorgehensweise bei der Erstellung des Lastenheftes
Um die Fragestellungen zu beantworten, müssen ERP-Projektleiter und Geschäftsleitung eng zusammenarbeiten. In einem ersten Gespräch sollten strategische Ziele besprochen und auch ein Blick in die Zukunft des Unternehmens geworfen werden. Eine wichtige Frage in Bezug auf das System ist zum Beispiel: Welche Anforderungen könnten in einigen Jahren an das ERP-System gestellt werden? Noch wesentlicher sind jedoch die anschließenden Gespräche mit den verschiedenen Abteilungen, denn die Anwender wissen am besten, welche Funktionen sie wirklich brauchen und wie sie die ERP-Lösung verwenden müssen.
