Was ist eine Longlist?

07.08.2017 Lesezeit: 2 Min.
Asseco Solutions
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Die Auswahl eines ERP-Systems bedarf einer sorgfältigen Vorbereitung. Zu einem strukturierten Auswahlprozess gehört die Erstellung eines Lastenhefts, einer Longlist und einer Shortlist. Bei der Longlist handelt es sich um eine erste Auswahlliste, die eine grobe Übersicht über in Frage kommende ERP-Anbieter enthält.

Erstellung einer Longlist für die ERP-Auswahl

Auf dem Markt gibt es zahlreiche ERP-Anbieter, deren Softwarelösungen unterschiedliche Anwendungsfälle verschieden spezialisiert abdecken können. Die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems beginnt mit der Erstellung eines Lastenhefts. Anschließend folgt eine grobe Eingrenzung der Anbieter nach dem Ausschlussprinzip. In diesem Schritt recherchiert die Projektleitung im Internet und informiert sich über die verfügbaren ERP-Lösungen. Vielen Projektleitern hilft dabei die Trovarit Zufriedenheitsstudie „ERP in der Praxis“ weiter, welche alle zwei Jahre durchgeführt wird. Auf diese Weise lassen sich die Anbieter herausfiltern, die von vorneherein nicht in Frage kommen. Dabei sollten sich die Verantwortlichen folgende Fragen stellen:

  • Erfüllt das ERP-System die funktionalen Anforderungen, wie zum Beispiel erforderliche Schnittstellen?
  • Deckt es nicht-funktionale Anforderungen ab, wie beispielsweise zuverlässige Uptime?
  • Fällt es unter individuelle Ausschlusskriterien, weil zum Beispiel Daten außerhalb der EU gespeichert werden?

Die einzelnen ERP-Systeme werden nicht detailliert überprüft, sondern es wird oberflächlich kontrolliert, welche Anbieter generell die Auswahlkriterien erfüllen. Diese werden in die Longlist aufgenommen.

Von der Longlist zur Shortlist

Ein ERP-System gründlich zu prüfen, nimmt viel Zeit in Anspruch. Daher sollte die Longlist so weit wie möglich gefiltert werden. Hierzu wird das Lastenheft an die ERP-Anbieter auf der Longlist geschickt und um eine erste Einschätzung gebeten. Die Liste lässt sich anhand der Rückmeldungen weiter kürzen.

Dabei spielt nicht nur der fachliche Inhalt eine Rolle. Es sollte auch miteinbezogen werden, wie lang die Antwortzeit ist, ob die Anforderungen individuell eingeschätzt werden oder eine Standardantwort erfolgt sowie, ob die Rückmeldung einen Mehrwert für die Projektleitung hat oder lediglich als Verkaufsgespräch dient. Mit den Anbietern, die nach dieser Auswahlrunde noch verbleiben, werden Termine vereinbart.

Bei dem persönlichen Treffen stellt der Anbieter seine ERP-Lösung kurz vor und die Projektleitung kann sich ein Bild von ihm machen. Beide Parteien sollten auch auf persönlicher Ebene gut miteinander arbeiten können. Die Liste wird anhand dessen erneut gekürzt und enthält nur noch die Partner, die tatsächlich für die Einführung eines ERP-Systems in Frage kommen. Diese Liste bezeichnet man als Shortlist. Im Idealfall besteht sie aus drei bis vier potenziellen Kandidaten.

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