So holen Sie Ihre Mitarbeiter für die ERP-Einführung an Bord

23.06.2020 Lesezeit: 6 Min.
So holen Sie Ihre Mitarbeiter für die ERP-Einführung an Bord
Uwe Kallmeyer
Uwe Kallmeyer
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Uwe Kallmeyer ist seit 25 Jahren als ERP-Erklärer in Vertrieb, Logistik- und Managementberatung aktiv. Er bringt Geschäftsprozesse und ERP auf einen Nenner.
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Geschäftsführung und Key-User spielen sicherlich eine wichtige Rolle in Ihrem ERP-Projekt – aber am Ende sind es die Anwenderinnen und Anwender, die mit dem System arbeiten. Schaffen Sie es nicht, Ihr Team von der neuen Software und den veränderten Prozessen zu überzeugen, bringt auch das beste ERP-System keinen echten Mehrwert.

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Belegschaft frühzeitig in das ERP-Projekt einbeziehen. Doch das ist leichter gesagt als getan. Solch ein weitreichendes Unterfangen können Sie nicht einfach am schwarzen Brett oder per Rundmail bekannt geben. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Stellen Sie die Vorteile der ERP-Einführung in den Mittelpunkt

Zunächst sollten Sie darüber nachdenken, was Sie Ihrer Belegschaft während der Bekanntmachung sagen wollen. Der Trick liegt darin, die positiven Aspekte der ERP-Einführung in den Fokus zu rücken.

Vermeiden Sie, wenn möglich, zu viel über technische Aspekte zu kommunizieren. Andernfalls nehmen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Projekt möglicherweise als reine IT-Umstellung wahr und übersehen dessen wirkliche Tragweite. Auch den Aspekt der Prozessoptimierung sollten Sie nicht zu sehr betonen. Ansonsten könnte der Eindruck entstehen, es ginge Ihnen vorrangig um Personalabbau.

Der Schlüssel liegt darin, intrinsische Motivation zu schaffen, also jene Motivation, die nicht von externen Faktoren wie Geld abhängig ist. Präsentieren Sie das ERP-System nicht als Anweisung von oben, sondern als Werkzeug, das alle im Unternehmen im Geschäftsalltag unterstützt.

Es gibt dabei zwei ERP-Vorteile, die sich besonders stark auf die Motivation Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auswirken: Steigende Transparenz und Prozessautomatisierung.

„Tipp für die #ERPEinführung: Intrinsische Motivation zu schaffen hilft, fehlende Änderungsbereitschaft der Belegschaft zu überwinden.“

Transparenz ermöglicht mehr Eigenverantwortung

Das ERP-System bildet einen zentralen, standardisierten Informationskanal, der den Datenfluss der Organisation sowohl koordiniert als auch dokumentiert. Die Kommunikation im Unternehmen wird dadurch nicht nur einfacher, sondern auch transparenter.

Die Geschäftsführung kann jederzeit Informationen über das Tagesgeschäft abrufen. Der Kontrollbedarf sinkt, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können unabhängiger und eigenverantwortlicher arbeiten. Darüber hinaus zeigen transparente Prozesse jedem im Unternehmen auf, welchen Einfluss er oder sie auf das große Ganze hat. Das verleiht der eigenen Tätigkeit ein Stück weit mehr Sinn.


Ein ERP-System hilft dabei, den Sinn der eigenen Tätigkeiten besser zu verstehen.

Prozessautomatisierung entlastet von Routineaufgaben

Die meisten ERP-Systeme verfügen über Standardfunktionen, um kleinere, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Beispielsweise können sie Dubletten aus der Datenbank entfernen oder nachträgliche Modifikationen eines Fertigungsauftrags als Kommentar in der ursprünglichen Anfrage dokumentieren. Solche Prozessautomatisierungen steigern nicht nur die Effizienz, sondern wirken sich in der Regel auch positiv auf die Motivation Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus.

Wenn Sie Ihr Team von öden Routineaufgaben entlasten, können sich die Kolleginnen und Kollegen stattdessen anspruchsvolleren Themen widmen und einen Blick über den Tellerrand wagen. Der eigene Aufgabenbereich wird dadurch abwechslungsreicher und bietet mehr Raum für Weiterentwicklung. Ein weiterer wichtiger Faktor, um intrinsische Motivation zu fördern.

Beugen Sie Gerüchten über die ERP-Einführung vor

Wenn Sie zunächst nur einige wenige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihr Vorhaben einweihen, riskieren Sie Fehlinformationen über den berüchtigten „Flurfunk“. Schnell machen sich Gerüchte in den Abteilungen breit und Sie verlieren die Kontrolle über die Projektkommunikation. Im schlimmsten Fall ist Ihre Belegschaft von den Nachteilen des ERP-Systems überzeugt, bevor Sie dessen Einführung überhaupt bekannt gegeben haben.

Achten Sie daher von Anfang an darauf, dass alle im Unternehmen den gleichen Wissensstand haben. Informationen über die ERP-Einführung sollten immer von der Geschäftsleitung ausgehen und alle Beschäftigten mit einbeziehen. Eine Betriebsversammlung ist als Kommunikationskanal gut geeignet. Wenn Sie die gesamte Belegschaft in einem Raum versammeln, können Sie alle gleichzeitig informieren und direkt auf Fragen antworten.

Ist das nicht möglich, sollten Sie zumindest Ihren Führungskräften die wichtigsten Informationen zukommen lassen und sie anweisen, alle Abteilungen zeitnah persönlich zu unterrichten.

Externe Mitarbeiter vorstellen

Die Transparenz, die Sie mit offener Kommunikation geschaffen haben, sollte sich auch in der Umsetzung widerspiegeln. Das betrifft vor allem den Umgang mit externen ERP-Beratern.

Unternehmensberater haben sich im Laufe der Zeit einen schlechten Ruf erarbeitet. Kommen Berater ins Haus, fürchten viele Arbeitnehmer sofort Optimierung um jeden Preis – und das bedeutet Personalabbau. Diese Klischees betreffen leider auch ERP-Berater. Wirken Sie dem entgegen, um Widerstand aus den eigenen Reihen vorzubeugen.

Negativen Erwartungen können Sie begegnen, indem Sie die ERP-Berater auf einer persönlichen Ebene vorstellen. Pinnen Sie beispielsweise eine kurze Vorstellung an das schwarze Brett. Oder stellen Sie die ERP-Berater den Abteilungen persönlich vor. Hauptsache ist, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfahren, dass die Berater ganz normale Personen sind und keine kalten, ergebnisorientierten Optimier-Roboter.

Alle Mitarbeiter für die ERP-Einführung an Bord holen

Ein neues ERP-System wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus. Es beeinflusst sowohl geschäftliche Prozesse als auch interne Abläufe und die Dynamik der Organisation. Das System fördert die innerbetriebliche Kommunikation und schafft Transparenz.

Angesichts dieser Veränderungen ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt einbeziehen. Setzen Sie Ihrer Belegschaft nicht einfach das fertige System vor die Nase. Sonst fördern Sie nur Ängste und Widerstände. Werben Sie stattdessen um die Zustimmung des Personals – denn die ERP-Einführung geht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etwas an.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie darüber hinaus auch Führungskräfte und Key-User mit an Bord holen, sollten Sie einen Blick in unser Whitepaper „Geschäftsleitung, Key-User und Mitarbeiter: Gewinnen Sie alle Beteiligten für das ERP-Projekt“ werfen. Es erklärt ausführlich, wie Sie Ihre gesamte Belegschaft für die ERP-Einführung gewinnen.

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