So holen Sie Ihre Mitarbeiter für die ERP-Einführung mit an Bord

28.11.2016 Lesezeit: 3 Min.
So holen Sie Ihre Mitarbeiter für die ERP-Einführung mit an Bord
Uwe Kallmeyer
Uwe Kallmeyer
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Uwe Kallmeyer ist seit 25 Jahren als ERP-Erklärer in Vertrieb, Logistik- und Managementberatung aktiv. Er bringt Geschäftsprozesse und ERP auf einen Nenner.
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Geschäftsführer und Key-User spielen sicherlich eine wichtige Rolle in Ihrem ERP-Projekt – aber am Ende sind es die Anwender, die mit dem System arbeiten werden. Schaffen Sie es nicht, Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von der neuen Software und den veränderten Prozessen zu überzeugen, erzeugt auch das beste ERP-System keinen echten Mehrwert.

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Belegschaft frühzeitig in das ERP-Projekt mit einbeziehen. Doch das ist leichter gesagt als getan. Solch ein weitreichendes Unterfangen können Sie nicht einfach am schwarzen Brett oder per anonymer Rundmail bekannt geben: Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Vermitteln Sie Ihren Mitarbeiten die Vorteile der ERP-Einführung

Zunächst sollten Sie sich darüber Gedanken machen, was Sie Ihrer Belegschaft sagen wollen. Der Trick liegt darin, die positiven Aspekte der ERP-Einführung in den Fokus zu rücken.

Vermeiden Sie, wenn möglich, zu viel über technische Aspekte zu kommunizieren. Andernfalls nehmen Ihre Mitarbeiter das Projekt möglicherweise als reine IT-Umstellung wahr und übersehen die wahre Tragweite des Projekts. Auch den Aspekt der Prozessoptimierung sollten Sie nicht in den Vordergrund stellen, ansonsten könnte bei den Arbeitnehmern der Eindruck entstehen, es ginge Ihnen um Personalabbau.

Versuchen Sie stattdessen, die positiven Auswirkungen auf die Organisation zu betonen: das Unternehmen wird zukunftssicherer, Arbeitsplätze werden gesichert und Mitarbeiter erhalten neue Möglichkeiten sich einzubringen.

Beugen Sie Gerüchten über die ERP-Einführung vor

Achten Sie auch darauf, dass alle im Unternehmen den gleichen Informationsstand haben. Wenn Sie zunächst nur einige wenige Mitarbeiter in Ihr Vorhaben einweihen, riskieren Sie Fehlinformationen über den berüchtigten „Flurfunk“. Schnell machen sich Gerüchte in den Abteilungen breit und Sie verlieren die Kontrolle über die Projektkommunikation. Im schlimmsten Fall ist Ihre Belegschaft von den Nachteilen des ERP-Systems überzeugt, bevor Sie dessen Einführung überhaupt bekannt gegeben haben.

Informationen über die ERP-Einführung sollten daher immer von der Geschäftsleitung ausgehen und alle Mitarbeiter mit einbeziehen. Eine Betriebsversammlung ist als Kommunikationskanal gut geeignet. Wenn Sie die gesamte Belegschaft in einem Raum versammeln, können Sie alle gleichzeitig informieren und direkt auf etwaige Fragen antworten.

Ist das nicht möglich, sollten Sie zumindest Ihren Führungskräften die wichtigsten Informationen zukommen lassen und sie anweisen, alle Abteilungen zeitnah persönlich zu unterrichten.

Transparenz statt falscher Informationen

Die Transparenz, die Sie mit offener Kommunikation geschaffen haben, sollte sich auch in der Umsetzung wiederspiegeln. Das betrifft vor allem den Umgang mit externen ERP-Beratern.

Unternehmensberater haben sich im Laufe der Zeit einen schlechten Ruf erarbeitet: Kommen Berater ins Haus, fürchten viele Arbeitnehmer sofort Optimierung um jeden Preis – und das heißt Personalabbau. Diese Klischees betreffen leider auch ERP-Berater. Wirken Sie dem entgegen, um Widerstand aus den eigenen Reihen vorzubeugen.

Negativen Erwartungen können Sie begegnen, indem Sie die ERP-Berater auf einer persönlichen Ebene vorstellen. Pinnen Sie beispielsweise eine kurze Vorstellung an das schwarze Brett. Oder stellen Sie die ERP-Berater den Abteilungen persönlich vor. Hauptsache ist, Ihre Mitarbeiter erfahren, dass die Berater ganz normale Personen sind und keine kalten, ergebnisorientierten Optimier-Roboter.

Alle Mitarbeiter für die ERP-Einführung an Bord holen

Ein neues ERP-System wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus. Es beeinflusst sowohl geschäftliche Prozesse als auch interne Abläufe und die Dynamik der Organisation. Das System fördert die innerbetriebliche Kommunikation und schafft Transparenz.

Angesichts dieser Veränderungen ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt mit einbeziehen. Setzen Sie Ihrer Belegschaft nicht einfach das fertige System vor die Nase, denn sonst fördern Sie Ängste und Widerstände. Werben Sie stattdessen um die Zustimmung des Personals – denn die ERP-Einführung geht alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen etwas an.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie darüber hinaus auch Führungskräfte und Key-User mit an Bord holen, sollten Sie einen Blick in unser Whitepaper „Geschäftsleitung, Key-User und Mitarbeiter: Gewinnen Sie alle Beteiligten für das ERP-Projekt“ werfen. Es enthält viele nützliche Tipps und Tricks.

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