Wer plant, weiß: Pläne müssen ständig angepasst werden. So auch die Produktions- und Lieferplanung. Oftmals sind Lieferverzögerungen der Grund dafür. Die angespannten Lieferketten haben das Problem in den vergangenen Jahren verschärft.
Serienfertiger wappnen sich dagegen, indem sie Waren ans Lager nehmen, oder Waren von mehreren Lieferanten bestellen. In der Einzelfertigung – etwa im Sondermaschinen- und Anlagenbau – geht das kaum. Teile und Baugruppen werden speziell für Projekte bestellt und teilweise extra angefertigt. Sie können nicht einfach ersetzt werden. Kommen sie verspätet an, verschiebt sich der Auftrag.
Vermeiden lässt sich das nicht. Entscheidend ist, wie Unternehmen damit umgehen. Das Ziel: Möglichst schnell reagieren, den Plan anpassen und Maßnahmen ergreifen.
Warum klappt das oft nicht reibungslos? Und was ist nötig, damit es besser funktioniert?
Schlechter Informationsfluss kostet Effizienz und zufriedene Kunden
Lieferverzögerungen können zunächst gar nicht bemerkt werden. Die Meldung des Lieferanten geht im hektischen Alltag unter oder wird nicht weitergeleitet. Erst, wenn die betroffenen Aufträge produziert werden sollen, fällt auf: Die Ware ist gar nicht da. Dann stockt die Produktion. Und wenn auch diese Information nicht weitergegeben wird, tritt vielleicht der schlimmste Fall ein: Der Kunde weiß von nichts und wartet vergeblich auf seine Maschine.
Fehlende Teile können Abläufe im ganzen Unternehmen aufhalten und durcheinanderbringen. Fällt ein Auftrag in der Produktion kurzfristig weg, steht die Maschine oder Arbeitsstation wahrscheinlich erst mal still. Nachfolgende Aufträge sind unter Umständen noch nicht vorbereitet und können nicht vorgezogen werden. Dasselbe gilt für nachgelagerte Prozesse in Produktion, Qualitätssicherung, Verpackung, Versand und so weiter.
Werden betroffene Aufträge später eingeschoben, verschieben sich wiederum alle nachfolgenden Aufträge und nachgelagerten Prozessschritte. Mitarbeitende müssen zusätzliche Schichten einlegen, um alles zu schaffen. All das kostet. So ist es kaum möglich, die Produktion effizient zu planen und auszulasten.
Die Informationskette muss zuverlässig in alle Richtungen funktionieren.
Regeln für die Projektkommunikation festlegen
Mit guter interner Kommunikation ließen sich diese Probleme verhindern oder zumindest reduzieren. Obwohl alle wissen, wie wichtig das ist, stockt der Informationsfluss oft. Das ist keine Absicht. In vielen Betrieben sind die Kommunikationsprozesse nicht klar definiert. Dann geht vieles unter, bleibt einfach liegen. Wenn etwa der*die zuständige Sachbearbeiter*in krank oder im Urlaub ist, werden Nachrichten einfach nicht bearbeitet.
Deshalb sollten Regeln für die interne Kommunikation festgelegt werden: Wer muss, in welchem Fall, wann, wem, wie, Bescheid geben? Wer ist verantwortlich, dass das passiert? Wann und an wen muss eskaliert werden, wenn nichts passiert?
Alle Projektbeteiligten sollten laufend miteinander sprechen. Dafür können zum Beispiel regelmäßige, kurze Statusmeetings angesetzt werden. Aus jeder Abteilung sollte jemand anwesend sein. Alle informieren über Änderungen und nötige Maßnahmen.
Tipp: Alle Anwesenden müssen vor dem Meeting die nötigen Informationen sammeln und in einen Bericht eintragen. Im Meeting werden dann nur noch die Themen besprochen, bei denen wirklich Gesprächsbedarf besteht. Falls alles – ausnahmsweise – mal glatt läuft, kann das Meeting nur fünf Minuten dauern.
Verzögerungen im Einkauf sind, wie besprochen, die häufigste Ursache für Planänderungen. Aber nicht die einzige. Manchmal ändern sich etwa im Sondermaschinenbau die Kundenanforderungen, nachdem das Projekt angelaufen ist. Dann müssen bestellte Teile oder Baugruppen storniert und neu bestellt werden. Diese Information muss schnell an den Einkauf kommuniziert werden. Deshalb muss die Informationskette zuverlässig in alle Richtungen funktionieren.
Auch interessant: So unterstützt das ERP bei kurzfristigen Projektänderungen
Schnell reagieren dank vernetzter Systeme
Gehen wir davon aus, dass in einem Betrieb gut kommuniziert und Änderungen weitergegeben werden. Bleibt ein letztes Problem: Eine Planänderung zieht eine Kaskade an Abläufen nach sich. Ein Beispiel:
- Der Einkauf erhält die Nachricht vom Lieferanten, dass sich eine Lieferung verspätet.
- Ein Sachbearbeiter prüft, eventuell zusammen mit einer Konstrukteurin, welche Aufträge betroffen sind: sie gehen Konstruktionszeichnungen und Stücklisten durch.
- Die Liste mit den Aufträgen geht an die Fertigung, wo die Planung mit den Produktions- und Lieferterminen angepasst werden muss. Bisherige Produktionsaufträge (auf Papier) müssen eingesammelt, die neuen verteilt werden.
- Der Vertrieb wird informiert und prüft, welche Kundenbestellungen betroffen sind. Er informiert wiederum die Kunden. Um wichtige Kunden zufriedenzustellen, wünscht sich der Vertrieb vielleicht eine Anpassung der Planung und gibt diese Wünsche zurück …
All diese Aufgaben fressen Stunden an Arbeitszeit und binden Personal. Viele Meetings werden abgehalten. Bei so vielen Aufgaben wird leicht etwas vergessen und Fehler passieren. Korrekturschleifen fressen noch mehr Zeit. Diese Zeit ließe sich auch sinnvoller einsetzen.
Die Lösung: Vernetzte Systeme, mit denen die Abteilungen untereinander digital kommunizieren. Und mit denen viele Prozessschritte automatisiert werden können. Am Beispiel unseres ERP-Systems APplus sähe der Ablauf so aus:
- Der Einkauf erhält die Meldung über die Lieferverschiebung und gibt diese ins ERP ein. Er erhält automatisch eine Liste aller betroffenen Aufträge (in APplus: „Kritische Bedarfe“).
- Alle Projektbeteiligten erhalten in ihren ERP-Dashboards automatisch die Meldung, dass Aufträge geändert werden müssen.
- Sofern einzelne Beteiligte nicht reagieren, werden vorher definierte Eskalationsstufen ausgelöst; beispielsweise wird der Abteilungsleiter benachrichtigt.
- Aus der geänderten Fertigungsplanung werden die neuen Produktionsaufträge erstellt. Diese können in den Produktionsterminals abgerufen werden.
Sogar die Fertigungsplanung lässt sich mit APplus beschleunigen. Dafür wird das Modul Feinplanung benötigt. Produktionsaufträge werden automatisch neu priorisiert und terminiert, wenn sich etwas ändert.
Mit einem vernetzten System überlassen Unternehmen nichts mehr dem Zufall. Lieferverzögerungen werden sofort erkannt. Alle Beteiligten werden sofort informiert und können sofort reagieren. Von einem professionellen Umgang mit verspäteter Lieferung profitieren am Ende alle: Es spart Geld, die Mitarbeitenden sparen Zeit, und die Kunden werden schneller beliefert.
Auch interessant: Materialbedarfsplanung mit KI: 3 Use Cases für das ERP
