Nach der ERP-Auswahl stellt sich die Frage der Implementierung. Wie gelingt die Einführung der neuen Software reibungslos und erfolgreich? Welche Methode zur ERP-Implementierung sollten Sie wählen? Es ist ratsam, sich mit diesem Thema intensiv auseinanderzusetzen. Schließlich gilt es, das Risiko einer fehlgeschlagenen Implementierung zu vermeiden.

Versuchen Sie, den tatsächlichen Umstellungsaufwand auf ein neues ERP-System nicht zu unterschätzen. Die Erfahrungen vieler Betriebe zeigen, dass es dabei nicht nur um die Softwarefunktionen an sich geht. Vielmehr müssen meist betriebliche Abläufe reorganisiert und Mitarbeiter*innen geschult werden. Damit dies ganzheitlich gelingt, gibt es diverse Methoden und Konzepte zur ERP-Implementierung. Einige stellen wir hier vor.

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1. Die klassische Methode der ERP-Implementierung: das Wasserfallsystem

Traditionell wird seit Jahrzehnten in der Softwareentwicklung und -implementierung ein lineares Vorgehen praktiziert. Projektphasen fallen − wie bei einem Kaskaden-Wasserfall − von einer Stufe in die nächste. Es handelt sich somit um einen starren Projektmanagement-Prozess. Die dafür nötige Kommunikation über Dokumente und in Sitzungen kann für einige Unternehmen angebracht sein.

Vorteile

Diese Methode bietet verbindliche Vorgaben und kann daher transparent kommuniziert werden. Wenn Sie Fachleute einsetzen und Hierarchien erhalten möchten, ist das Wasserfallsystem eine geeignete Methode.

Nachteile

Allerdings ist dieses System nicht flexibel. Sollte sich im Verlauf der ERP-Implementierung herausstellen, dass Änderungen nötig sind, wird es sehr komplex.

Voraussetzung

Die Wasserfallmethodik bewährt sich insbesondere dann, wenn sie Anforderungen und Abläufe bereits in der Planungsphase präzise definieren können. Wichtig: Dieser Ablauf sollte sich dann auch nur noch geringfügig ändern. Das ist in der Regel nur bei kleineren, klar strukturierten Projekten möglich.

2. Agil statt klassisch: die Scrum-Methode

ERP-Implementierung
Scrum ist eine beliebte agile Methode, bei der kleine selbstorganisierte Teams an bestimmten Aufgaben arbeiten.

Diese brechen sie wiederum in noch kleinere Teilaufgaben herunter. Dabei wird in bündigen Phasen gedacht und es werden häufig kurze Meetings abgehalten.

Vorteile

Die ERP-Implementierung läuft hier flexibler ab, da regelmäßige Änderungen und Verbesserungen schon im Plan vorgesehen sind. Zudem ist der Administrations-, Kommunikations- und Dokumentationsaufwand geringer. Probleme können kurzfristig identifiziert und zeitnah behoben werden.

Nachteile

Scrum eignet sich ideal für mittelgroße bis sehr komplexe Projekte. Bei kleinen Vorhaben kann die iterative Arbeitsweise mit Sprints dagegen zu Zeitverlusten gegenüber klassischen Methoden führen. Es besteht außerdem die Gefahr, dass der Gesamtüberblick durch den Fokus auf Tasks verloren geht.

Voraussetzung

Für die erfolgreiche ERP-Implementierung mit Scrum benötigen Sie

  • ausreichend Mitarbeiter*innen, die gewillt sind, Verantwortung zu übernehmen,
  • Kommunikationsplattformen für lockerere Besprechungen in kurzen Abständen und
  • die Bereitschaft, auch schon mit Zwischenergebnissen zu arbeiten.

3. Alternative agile Methode: Kanban

„Das Projektmanagement nach dem Kanban-Prinzip wurde früher vor allem in der Automobilindustrie eingesetzt.“

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In der für die IT-Entwicklung angepassten Variante wird der Gesamtarbeitsablauf und -aufwand auf einem (virtuellen) Board visualisiert. Teilaufgaben werden nach und nach von der Spalte „to do“ in den Bereich „in Bearbeitung“ gezogen. Erledigtes verbleibt in einer entsprechend benannten Spalte und kann bei Bedarf wieder in eine Andere geschoben werden.

Vorteile

Mit einem Kanban-Board können Sie den Mitarbeiter*innen leicht erkennbar Aufgaben zuordnen. Teammitglieder sehen so transparent, wer wann an welchem Bereich der ERP-Implementierung arbeitet.

Nachteile

Jedoch ist die Methode im Hinblick auf die Anzahl der Teammitglieder begrenzt. Wird das Projektteam zu groß, ist es schwierig den Arbeitsfortschritt nachzuvollziehen. Dann ist es ratsam, Subteams mit eigenen Boards einzuführen.

Voraussetzung

Kanban beruht auf dem Grundsatz, dass alle Entscheidungen im Team getroffen werden. Die Projektleitung ist nur für die Organisation zuständig. Welche Aufgaben wann erledigt werden, wird gemeinsam bestimmt. Dabei wird zumeist in ein- bis zweiwöchigen Iterationen vorgegangen. 

4. Extreme Programming

Extreme Programming wird häufig mit XP abgekürzt. Bei dieser agilen Methode der ERP-Implementierung arbeiten kleine Teams an abgesteckten Bereichen. Deren Bearbeitung wird strikt nach Priorität geplant. Qualitätsverbesserungen einzelner Funktionen lassen sich in sehr kurzen Abständen vornehmen.

Vorteile

Durch XP werden Fehler vermieden. Zudem ist die Software an sich ist stabiler. Auch der enge Austausch mit den Key Usern ist von Vorteil, um deren Anforderungen und Input zu berücksichtigen.

Nachteile

Durch die vielen Feedbackschleifen ist jedoch sehr viel Kommunikation zwischen der IT-Abteilung und den Nutzenden des ERPs notwendig. Auch steht die Methode einer langfristigen Budgetplanung entgegen.

Voraussetzung

Alle Beteiligten lernen kontinuierlich dazu, weswegen eine hohe Anfangsmotivation aller unbedingt nötig ist. Wie der Name schon sagt, richtet sich diese Methode vor allem an Programmierer*innen. Deswegen kann sie in vollem Umfang für andere Bereiche zunächst überwältigend wirken. Manche Betriebe nutzen daher Scrum und adaptieren lediglich einzelne Bereiche des XP.

5. Klassische Methode der ERP-Einführung nach Norbert Gronau

Einführungsstrategien für ERP-Systeme wurden auch von Wissenschaftler*innen modellhaft entwickelt. Der Wirtschaftsinformatiker Univ.-Prof. Dr.-Ing. habil. Norbert Gronau etwa sieht für eine gelungene ERP-Implementierung fünf Phasen vor:

  1. Projektorganisation
  2. Feinspezifikation („Workshop-Phase“)
  3. Prototyping
  4. Pilotbetrieb
  5. Produktivbetrieb

Vorteile

Mit der Methode von Norbert Gronau profitieren Sie von klar definierten Zeiten, an die Sie Ihren Workflow anpassen können.

Nachteile

Im Gegensatz zu den agilen Methoden, muss jeweils erst eine Phase abgeschlossen sein, bevor die Nächste startet. Dadurch ist die Projektplanung sehr starr, auf kurzfristige Änderungen kann nicht flexibel reagiert werden.

Voraussetzung

Es empfiehlt sich, für das klassische Vorgehen von Norbert Gronau ein internes Projektteam zusammenzustellen. In dieses gehören mindestens Vertreter der betroffenen Fachabteilungen, der allgemeinen IT-Abteilung und der Unternehmensleitung.

Fazit

Eine ERP-Implementierung will gut durchdacht sein. Besprechen Sie in Ruhe mit Ihrem Projektteam, der Führungsebene und Ihrem ERP-Anbieter, welche Methode zu Ihren Anforderungen passt. Beachten Sie auch mögliche Fehler, die Entscheider bei ERP-Einführungen machen können. Mehr zu den häufigsten, aber vermeidbaren Fehlern bei der ERP-Einführung erfahren Sie in unserem Whitepaper.