Oberflächlich betrachtet ist ein ERP-System auch nur eine (zugegeben komplexe) Software-Applikation. Der Gedanke liegt nahe, mit seiner Implementierung einfach die IT-Abteilung zu beauftragen. Wer kennt sich schließlich besser mit der Software-Landschaft des Unternehmens aus?

Hier lauert jedoch ein Denkfehler. Eine ERP-Lösung ist zwar ein technisches Produkt, aber die ERP-Einführung kein rein technisches Projekt. Es handelt sich vielmehr um einen Change-Management-Prozess.

Ein ERP-System ist dazu da, Geschäftsabläufe zu koordinieren und zu unterstützen. Oder einfacher gesagt: Ein ERP-System unterstützt Menschen bei der Arbeit. Ihr Team interagiert tagtäglich mit der neuen ERP-Software. Anwenderakzeptanz und Prozessmodellierung sind daher enorm wichtige Faktoren bei der ERP-Einführung.

Der Mensch muss im Mittelpunkt stehen, nicht die Technik. Und damit ist die IT nicht länger der offensichtlich beste Ansprechpartner.

Warum sollte die IT nicht das ERP-Projekt verantworten?

Dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der IT sich nicht als Projektverantwortliche eignen, hat nichts mit dem Klischee des anti-sozialen Technik-Nerds zu tun. Das zentrale Argument ist die Position der IT im Organigramm.

In den meisten Unternehmen hat die IT hauptsächlich eine unterstützende Rolle. Sie stellt den anderen Bereichen eine technische Infrastruktur bereit und bietet Support-Leistungen in Problemfällen. Auf der fachlichen Ebene interagiert sie aber nur selten mit anderen Abteilungen.

Die ERP-Einführung ist kein reines IT-Projekt, sondern ei n Change-Management-Prozess. Der Mensch muss im Mittelpunkt stehen, nicht die Technik.

Die IT hat kaum Einblicke in die Arbeitsprozesse ihrer Kollegen. Sie weiß nicht, was die anderen Abteilungen im Detail tun, vor welchen Probleme sie stehen (abgesehen von technischen) und wie einzelne Geschäftsabläufe bereichsübergreifend zusammenhängen.

Genau diese Perspektive ist aber kritisch für den Erfolg der ERP-Einführung. Ein gutes Projektteam muss die Prozessstruktur des Unternehmens genau verstehen und über den Tellerrand schauen können. Nur so kann es sicherstellen, dass die ERP-Lösung alle Geschäftsabläufe optimal unterstützt.

Die IT-Abteilung kann das aber nicht so einfach leisten, denn sie hat keine Berührung mit dem Tagesgeschäft. Daher sollte sie auch nicht an der Spitze des ERP-Projekts stehen.

Welche Rolle hat die IT bei der ERP-Einführung?

Trotzdem ist die IT-Abteilung stark in die ERP-Einführung involviert. Sie ist für den Projekterfolg sogar unverzichtbar, denn trotz aller Change-Management-Aspekte ist ein ERP-System immer noch ein digitales Produkt. Die technische Umsetzung muss sitzen – und das ist wiederum die Aufgabe der Kolleginnen und Kollegen in der IT.

Die IT sorgt dafür, dass die für den ERP-Betrieb notwendige Hardware bereitsteht und korrekt konfiguriert ist. Darüber hinaus ist sie auch für die Anbindung des ERP-Systems an die bestehende Software-Landschaft verantwortlich. Hierfür gibt es zwei Optionen:

• Wenn das ERP-System ein bestehendes Tool ersetzt (etwa durch ein gleichwertiges ERP-Modul), überträgt die IT den kompletten Datenbestand in die ERP-Datenbank.
• Falls eine Anwendung beibehalten werden soll, stellt die IT eine passende Schnittstelle bereit, an die das ERP-System anknüpfen kann.

Im Grunde hat die IT bei der ERP-Einführung die gleiche Aufgabe, die sie auch sonst im Unternehmen erfüllt: Sie verantwortet die technische Infrastruktur und unterstützt ihre Kolleginnen und Kollegen in IT-Fragen.

Zusammengefasst

Machen Sie nicht den Fehler, die ERP-Einführung als reine IT-Sache zu betrachten. Die wahre Herausforderung eines ERP-Projekts besteht darin, Prozessanforderungen mit Hilfe der Werkzeuge zu erfüllen, die das ERP-System bereitstellt.

Diese Aufgabe kann die IT nur schwer erfüllen, denn sie hat kaum Einblick in die Abläufe des Tagesgeschäfts. Als Projektverantwortlicher wird die IT-Abteilung zwangsläufig eine überwiegend technische Perspektive einnehmen, was dem Change-Management-Charakter der ERP-Einführung widerspricht.

Stattdessen sollte sich die IT auf die technischen Aspekte des ERP-Projekts konzentrieren: Bereitstellung und Konfiguration der Hardware, Schnittstellen-Management etc. Lassen Sie Ihre IT-Abteilung gemäß ihrer Stärken agieren, statt ihr fachfremde Aufgaben zuzuweisen. Und betrachten Sie die ERP-Einführung besser als das, was sie ist: Als komplexen Change-Management-Prozess, der den Menschen in den Mittelpunkt stellt, nicht die Technik.

Die ERP-Einführung zur IT-Sache zu erklären ist nur einer der vielen Fehltritte, die im Laufe des ERP-Projektes passieren können. Wenn Sie mehr über die Stolpersteine wissen möchten, die es zu vermeiden gilt, gibt Ihnen unser Whitepaper „Die 8 Todsünden eines ERP-Projekts“ ausreichend Lesestoff.