Das klassische Vorgehen: So läuft die ERP-Einführung im Wasserfallmodell ab

26.10.2018 Lesezeit: 8 Min.
Das klassische Vorgehen: So läuft die ERP-Einführung im Wasserfallmodell ab
Jens Niemann
Jens Niemann
Key Account Manager, Asseco Solutions AG Niederlassung Karlsruhe
Jens Niemann ist Experte für Kundenentwicklung mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im ERP-Geschäft.
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Agiles Projektmanagement ist auch im ERP-Umfeld auf dem Vormarsch. Immer mehr Unternehmen wählen agile Methoden, um ihre ERP-Einführung zu steuern und zu koordinieren. Davon versprechen sie sich eine flexible, effiziente und vor allem praxisorientierte Umsetzung ihres ERP-Projekts.

Das heißt jedoch nicht, dass in Zukunft jede ERP-Einführung agil ablaufen wird. Agile Methoden sind zwar im Kommen – aber im ERP-Umfeld sind sie nach wie vor in der Minderheit. Stand heute laufen die meisten ERP-Projekte immer noch nach dem klassischen Wasserfallmodell ab.


Es lohnt sich also, wenn Sie sich mit beiden Ansätzen genauer befassen: der agilen ERP-Einführung und dem klassischen Modell. Denn beide haben ihre Vor- und Nachteile. Über die agile ERP-Einführung haben wir in unserem Blog bereits mehrfach gesprochen. An dieser Stelle wollen wir daher das Wasserfallmodell einmal genauer betrachten.

ERP-Einführung in mehreren Phasen

Streng genommen gibt es eigentlich nicht „das Wasserfallmodell“. Es existieren viele verschiedene Varianten, die zwar alle einer streng linearen Systematik folgen, aber dennoch in Details voneinander abweichen.

agile ERP-EinführungWenn Sie ein flexibles, praxisorientiertes Vorgehen höher gewichten als klare Strukturen, sind agile Methoden besser für

Grundsätzlich läuft jede klassische ERP-Einführung nach folgendem Schema ab:

  • Anforderungsanalyse
  • Konzeption
  • Implementierung
  • Integrationstests
  • Rollout

Die konkrete Ausarbeitung dieses Schemas ist jedoch von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Betrachten wir daher als Beispiel die Drei-Phasen-Einführungsmethodik, die wir bei Asseco schon seit Jahren erfolgreich in Projekten einsetzen. Wie der Name schon sagt, fasst dieser Ansatz das oben beschriebene Schema in drei aufeinanderfolgenden Phasen zusammen:

  • Vorbereitungsphase
  • Realisierungsphase
  • Inbetriebnahmephase

1. | Vorbereitungsphase

Zu Beginn der Vorbereitungsphase kommen alle Beteiligten im Rahmen mehrerer Workshops zusammen, um die Grundlagen des Projekts zu definieren. Dazu gehören unter anderem:

  • SMART formulierte Projektziele
  • Information und Motivation der Mitarbeiter
  • Konkrete Einführungsstrategie („Big Bang“ oder sukzessiv)

Die Ergebnisse dieser Workshops bilden die Basis für alle weiteren Projektentscheidungen. Im nächsten Schritt geht es darum, die Strategie weiter zu konkretisieren.

Dies geschieht durch eine ausführliche Analyse und Dokumentation aller bestehenden Geschäftsprozesse. Dadurch entsteht auf beiden Seiten ein gemeinsames Verständnis für das Projekt. Dieses Verständnis ist enorm wichtig, denn es wirkt Kommunikationsfehlern und Missverständnissen entgegen. Ohne gemeinsames Vokabular kann es vorkommen, dass Kunde und Anbieter zwar den gleichen Begriff verwenden, darunter aber unterschiedliche Dinge verstehen.

Als Resultat der initialen Absprachen und Analysen erstellen ERP-Anbieter und Projektteam zusammen einen präzisen Projektablaufplan, der den weiteren Verlauf der ERP-Einführung beschreibt und Meilensteine festlegt. Teil linearer Modelle sind darüber hinaus Reportings, die den Status von Ziel-, Qualitäts- und Terminvorgaben sowie des Budgets überwachen.

Parallel zu der strategischen Projektplanung erhalten die Key-User eine Grundschulung mit dem ERP-System. Das gibt ihnen die Möglichkeit, Begriffswelt, Abläufe und User Interface der neuen Unternehmenssoftware kennenzulernen. Auf diese Weise haben die Key-User bereits ein solides Verständnis, das ihnen ermöglicht, die weitere ERP-Führung möglichst effizient zu begleiten.

Wichtig: Die Vorbereitungsphase dreht sich nicht nur um strategische High-Level-Entscheidungen. Auch die Betreuung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen gehört zu den Aufgaben des ERP-Projektteams. Es muss seine Kollegen ständig auf dem Laufenden halten und Transparenz schaffen. Sonst besteht das Risiko, dass sich Gerüchte verbreiten und Widerstände gegen die ERP-Einführung entstehen.

Sobald alle Planungs- und Analyseprozesse abgeschlossen sind, geht das ERP-Projekt in die nächste Phase über.

2. | Realisierungsphase

In der Realisierungsphase setzt der ERP-Anbieter die Ergebnisse der Vorbereitungsphase in Zusammenarbeit mit den Key-Usern um.

Die Implementierung der ERP-Software läuft in der Regel modulweise ab. Zunächst führt das technische Projektteam des Anbieters die Basis-Software ein. Anschließend setzt es nach und nach alle ERP-Module um, die der Kunde angefordert hat.

Dabei gehen die meisten ERP-Anbieter praxisorientiert vor: Während der Umsetzung eines Moduls besprechen beide Seiten noch einmal die tatsächlichen Abläufe in den Abteilungen und passen die ERP-Konfiguration entsprechend an. Danach folgen die technische Umsetzung, Integrationstests und weitere Schulungen der Key-User.

Wie genau die Implementierung einzelner ERP-Module im Detail abläuft, hängt von den eingangs definierten Anforderungen des Kunden ab. Falls möglich, versuchen ERP-Anbieter, Prozesse mit den Standardfunktionalitäten ihrer Software abzubilden. Das ist jedoch nicht immer machbar. Jedes Unternehmen hat seine eigenen, individuellen Abläufe. Kein ERP-System kann nativ alle potentiellen Geschäftsprozesse abbilden. Daher gehören Customizing und Anpassungsprogrammierung ebenfalls zum Toolkit des Implementierungs-Teams.

Sobald das Basis-System und alle notwendigen ERP-Module stehen, tritt das ERP-Projekt in die nächste Phase ein: die Inbetriebnahmephase.

3. | Inbetriebnahmephase

Der Produktivstart des fertigen Systems ist in Wasserfallmodellen oft eine Herausforderung. Hier kommen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kunden zum ersten Mal mit der neuen ERP-Software in Berührung. Zu diesem Zeitpunkt offenbaren sich alle Fehlannahmen, die eventuell während des ERP-Projekts aufgetreten sind. Aus diesem Grund widmen die meisten ERP-Anbieter den abschließenden Gesamttests besonders viel Zeit.

Die einzelnen ERP-Module wurden zwar schon während der Implementierung auf ihre Funktion hin getestet, aber nie im Kontext realer Anwendungsfälle. Erst in der Inbetriebnahmephase steht das Gesamtsystem das erste Mal auf dem Prüfstand. Daher ist es wichtig, nicht jede einzelne ERP-Funktion zu überprüfen, sondern auch komplette Geschäftsprozesse, die sich über mehrere Abteilungen hinwegziehen. Dieses Vorgehen minimiert bestehende Risiken und garantiert den erfolgreichen Produktivstart.

Parallel zu den Funktionstests lernen die Endanwender im Rahmen mehrere Schulungen den Umgang mit dem ERP-System. Manche ERP-Anbieter stellen für die Anwenderschulungen eigenes Personal zur Verfügung. Andere, wie Asseco, verfolgen das Train-the-Trainer-Prinzip und überlassen die Schulung den Key-Usern, damit möglichst viel Know-how im Unternehmen bleibt.

Sobald die ERP-Lösung erfolgreich getestet wurde und die Endanwender den Umgang mit dem fertigen System erlernt haben, erfolgen die produktive Datenübernahme und der eigentliche Echtstart.

Agil oder Wasserfallmodell: Welche ERP-Einführungsmethodik ist die Richtige?

Der größte Vorteil von Wasserfallmodellen ist, dass sie hochgradig durchstrukturiert sind. Spätestens nach der Vorbereitungsphase ist klar, welche Schritte im Detail notwendig sind, bevor der Echtstart erfolgt. Auch ein relativ genauer Zeitplan ist möglich, indem Sie den Projektablaufplan mit Erfahrungswerten des ERP-Anbieters verknüpfen.

Hinzu kommt, dass klassische Wasserfallmodelle umfangreiches, begleitendes Reporting erlauben. Dank des streng linearen Projektablaufs können Sie jederzeit feststellen, wie weit die ERP-Einführung bereits fortgeschritten ist, wie sie im Zeitplan liegt, welche Meilensteine bereits erreicht wurden und wie es um das Budget steht.

Das alles macht Wasserfallmodelle perfekt geeignet für Unternehmen, die auf Planungssicherheit und geordnete Strukturen sehr hohen Wert legen (müssen).

Auf der anderen Seite haben Wasserfallmodelle natürlich auch ihre Schwächen. Aufgrund ihres streng linearen Ablaufs sind sie relativ starr und unflexibel. Fehlannahmen oder Optimierungspotentiale kommen erst spät, in der Inbetriebnahmephase, zum Vorschein. Zu diesem Zeitpunkt sind Korrekturen mit höherem Aufwand verbunden, denn das fertige ERP-System steht bereits.

Wenn Sie also ein flexibles, praxisorientiertes Vorgehen höher gewichten als klar definierte Strukturen, sind agile Methoden vielleicht besser für Sie geeignet.

Die passende Einführungsmethodik ist natürlich nicht der einzige Erfolgsfaktor eines ERP-Projekts. Die ERP-Einführung ist ein komplexer Prozess, der viele verschiedene Entscheidungen umfasst. Wenn Sie schon im Vorfeld wissen möchten, was auf Sie zukommt, sollten Sie einen Blick in unser Whitepaper „Die ERP-Einführung von A bis Z.“ riskieren. Es erklärt den gesamten Ablauf im Detail, von Anfang bis Ende.

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