Datenpflege nachhaltig im Unternehmen verankern – So geht‘s

14.05.2020 Lesezeit: 10 Min.
Datenpflege nachhaltig im Unternehmen verankern – So geht‘s
Jens Niemann
Jens Niemann
Key Account Manager, Asseco Solutions AG Niederlassung Karlsruhe
Jens Niemann ist Experte für Kundenentwicklung mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im ERP-Geschäft.
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Das Thema Datenqualität ist in deutschen Unternehmen ein Dauerbrenner. Daten sind der Rohstoff für Analysen, Prognosen und strategische Entscheidungen. Ohne saubere Stammdaten ist effizientes Reporting nicht zu erreichen. Die Datenqualität zu verbessern gehört daher zu den Zielen fast jeder Geschäftsleitung.

Die dafür nötige Datenpflege stößt allerdings auf wenig Gegenliebe. Kaum ein Unternehmen widmet dem Thema die angemessene Aufmerksamkeit. Meist findet nur ein Minimum an Datenpflege statt. Nur die wichtigsten Daten werden überhaupt in das ERP-System eingetragen. Der Rest findet nur sporadisch Beachtung oder wird komplett ignoriert. Zu groß ist die Angst, dass die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter restriktive Vorgaben ablehnen.

Das ist das Paradoxon, mit dem sich viele Unternehmen konfrontiert sehen: Alle wollen eine möglichst hohe Datenqualität – etwas dafür tun möchte aber kaum jemand.

Fehlende Weitsicht und mangelnde Datenpflege gehen Hand in Hand

Wie löst man dieses Paradoxon auf? Wie sollten Entscheider vorgehen, wenn sie Datenpflege in die Prozesse ihrer Organisation verankern möchten? Um diese Frage zu beantworten, müssen wir zunächst herausfinden, weshalb Datenpflege in Unternehmen eine so geringe Priorität genießt. Hier bestehen im Wesentlichen zwei Perspektiven: eine organisatorische und eine menschliche.

Unternehmen sollten jetzt anfangen, Datenpflege in ihre Prozesse zu integrieren. Nur so stellen sie sicher, dass sie einer Krise jederzeit mit exakten Analysen begegnen können.

Organisatorisch gesehen ist mangelhafte Datenqualität immer das Resultat schlechter Prozesse. Datenpflege ist schlicht und ergreifend nicht Teil der Geschäftsabläufe. Es gibt keine Richtlinien bezüglich vollständiger Dateneingabe oder regelmäßiger Sichtung des Datenbestands und auch niemanden, der solche Vorgaben überprüfen würde. In vielen Unternehmen ist Datenpflege optional. Und das ist fatal für die Sorgfalt bei der Dateneingabe.

Der Grund für solch eine Situation ist in den meisten Fällen recht simpel: Bis dato war Datenpflege nie wichtig. Hohe Datenqualität sorgt zwar für Effizienz – aber sie ist nun mal kein Muss. Viele Unternehmen haben keinen Bedarf für Optimierung. Ihre Geschäfte laufen gut, der Umsatz stimmt und es gibt Aufträge wie am Fließband. Was muss da noch verbessert werden?

Die Probleme fangen erst dann an, wenn sich die Unternehmenssituation verschlechtert. Sobald der Umsatz einbricht, ist guter Rat teuer. Prozessoptimierung wird plötzlich relevant. Doch ohne angemessene Datenqualität lässt sich dieses Ziel nur schwer erreichen.

Datenpflege gilt als überflüssiger Arbeitsschritt

Dann ist da noch die menschliche Perspektive. Selbst wenn Datenpflege fest in den Prozessen des Unternehmens verankert ist, heißt das noch lange nicht, dass sie auch gelebt wird. Oft sind es die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die trotz Richtlinien nur wenig Sorgfalt bei der Dateneingabe walten lassen. Und wer kann es ihnen verübeln? Aus Sicht der Mitarbeitenden ist Datenpflege nur ein zusätzlicher Arbeitsschritt, der ihren Alltag komplexer macht. Oft profitieren sie nicht einmal davon.

Der Effekt regelmäßiger Datenpflege zeigt sich nämlich erst, wenn wir das Unternehmen als Ganzes betrachten. Meist profitiert eine Abteilung von der Sorgfalt der restlichen Organisation. Und das macht es so schwer, Kolleginnen und Kollegen dafür zu gewinnen.

Wieso sollte ich meine Zeit für die Datenpflege aufwenden, wenn ich nichts davon habe? Eventuell leide ich trotz meines Mehraufwands durch die mangelnde Sorgfalt einer anderen Abteilung. Wenn ich mich nur sporadisch mit Datenpflege beschäftige, mache ich mir das Leben einfacher. Ein klassischer Fall aus der Spieltheorie.

Daten treiben moderne Unternehmen an

Jetzt haben wir also die zentralen Probleme identifiziert. Was können Unternehmen tun, um gegenzusteuern?

Schritt Eins besteht darin, die Auswirkungen schlechter Datenqualität sichtbar zu machen. Daten sind eine wichtige Ressource in der modernen Geschäftswelt. Fehlerhafte oder unvollständige Datensätze beeinträchtigen die gesamte Organisation. Hier ein paar Beispiele:

  • Die Feinplanung muss genau wissen, welche Arbeitsschritte ein Fertigungsstück in welcher Reihenfolge durchlaufen soll und wie viel Zeit dafür benötigt wird. Sind Ihre Daten nicht präzise genug, kommt es permanent zu Verzögerungen. Fehlende Daten machen die softwaregestützte Planung sogar unmöglich.
  • In der Warenwirtschaft überwacht Ihr Team, welche Artikel und Komponenten in welcher Stückzahl vorhanden sind und mit welchen Ein- und Ausgängen in naher Zukunft zu rechnen ist. Wenn Ihre Datenbasis nicht ausreichend gepflegt ist, kommt es zu Verzögerungen in der Fertigung, unnötig hohen Lagerbeständen oder Lieferschwierigkeiten. Die Folge: Unzufriedene Kunden und hohe Lagerkosten.
  • Marketing und Vertrieb benutzen das CRM-System, um potentielle Kunden zielgenau anzusprechen. Falsche oder fehlerhafte Daten führen dazu, dass Kontakte ungeeignete Marketing-Informationen erhalten oder vom Vertrieb nicht rechtzeitig angesprochen werden. Wichtige Sales-Potentiale bleiben somit ungenutzt.
  • Controlling und Unternehmensführung setzen auf individuell konfigurierbare Kennzahlen-Cockpits, die Anwendern jederzeit einen Überblick über ausgewählte KPIs verschaffen. Wenn die darunter liegende Datenbasis Fehler aufweist, sind die berechneten Kennzahlen nicht präzise genug, um als Entscheidungshilfe zu dienen.

Datenpflege lässt sich nur verankern, wenn alle mitmachen

Grundsätzlich führt kein Weg an einem restriktiven Vorgehen vorbei. Solange Datenpflege nicht fest in Ihre internen Prozesse integriert ist, wird sie auch nicht gelebt. Ihr Ziel muss also sein, Vorgaben bezüglich der Dateneingabe einzuführen und diese auch zu überwachen. Ohne klare Richtlinien bleibt Datenpflege immer ein optionaler Zusatzschritt. Und wenn etwas optional ist, gibt es Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich nicht daran halten.

Wollen Sie Datenpflege im Unternehmen verankern, müssen Sie alle Beteiligten an Bord holen, sowohl die Geschäftsleitung als auch die Mitarbeitenden. Entscheiden Sie dagegen über deren Köpfe hinweg, können Sie sich jetzt schon auf Widerstand einstellen.

Was die Führungsebene angeht, führt der beste Weg unserer Erfahrung nach über eine Risikoanalyse. Setzen Sie die weitere Entwicklung des Unternehmens auf die Agenda und bringen Sie potentielle Risiken zur Sprache.

Was passiert zum Beispiel, wenn internationale Konkurrenten in den Markt vordringen? Oder wie wahrscheinlich sind technologische Weiterentwicklungen, die Ihr Geschäftsmodell bedrohen? Sobald Sie ein Bedrohungsszenario aufgezeigt haben, ergibt sich die Notwendigkeit verlässlicher Zahlen wie von selbst. Ohne detailliertes Wissen über die eigene Organisation und ihr Umfeld können Sie schließlich keine Gegenmaßnahmen entwickeln.


Datenpflege im ERP-System sichert den Unternehmenserfolg.Datenpflege im ERP-System sichert den Unternehmenserfolg.


Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter holen Sie wiederum an Bord, indem Sie ein bereichsübergreifendes Bewusstsein für die Bedeutung der Datenqualität schaffen. Bringen Sie dazu alle Abteilungen an einen Tisch und sprechen Sie im Detail durch, welche Auswirkungen fehlende Disziplin bei der Dateneingabe auf andere Bereiche hat.

Zeigen Sie auf, dass Fehler bei der Dateneingabe den Kolleginnen und Kollegen an anderer Stelle das Leben schwer machen. Dadurch transformieren Sie abstrakte Vorgaben in reale Problemfälle. Zusätzlich schaffen Sie ein motivierendes Gemeinschaftsgefühl, das es einzelnen Personen erschwert, sich abzukapseln. Ein Netzwerk an Zuarbeit entsteht: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützen sich gegenseitig und profitieren von der Datenpflege anderer.

Automatisierung hilft bei der Datenpflege

Wollen Sie Datenpflege in Ihrem Unternehmen etablieren, ist es ein guter Ansatz, sie möglichst unkompliziert zu gestalten. Je weniger zusätzlicher Aufwand entsteht, desto leichter überzeugen Sie Ihr Team. Eine große Hilfe kann hierbei Ihre ERP-Lösung sein. Denn die meisten modernen ERP-Systeme beherrschen die (Teil-)Automatisierung von Routineaufgaben. Oft akzeptieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Vorgaben bezüglich der Datenpflege eher, wenn dadurch kein (oder nur ein geringer) Zusatzaufwand entsteht.

Plausibilitätsprüfungen bei der Eingabe sind ein Beispiel für automatisierte Datenpflege. Oder Sie konfigurieren das System so, dass es doppelte Einträge in regelmäßigen Abständen löscht oder zusammenführt. Natürlich können Sie auch einen Schritt weiter gehen und dafür sorgen, dass bestimmte Arbeitsschritte vollautomatisch im ERP-System verbucht werden. Ein Beispiel dafür ist die automatische Nachbestellung von Werkmitteln per Knopfdruck, sobald der Vorrat zu Neige geht. In dem Fall müssen Ihre Mitarbeiter gar keine Daten mehr manuell in das ERP-System eintragen.

Doch Vorsicht: Ein ERP-System braucht für den fehlerfreien Betrieb ein Mindestmaß an Datenqualität. Ohne adäquaten Input erhalten Sie auch keine brauchbaren Zahlen aus dem System – „Trash in, Trash out“ sagen IT-Experten dazu. Vor der ERP-Einführung sollten Sie daher Ihre Datenbank akribisch durchgehen, fehlende Daten nachtragen, doppelte Einträge löschen und veraltete Datensätze aktualisieren. Das ist aufwändig. Doch wenn Sie Ihre Datenqualität nachhaltig verbessern wollen, führt kein Weg daran vorbei.

Fangen Sie jetzt an

Datenpflege ist für die meisten Unternehmen kein attraktives Thema. Oft löst es eher Langeweile statt Verständnis aus. Trotzdem sollten Sie sich lieber früher als später darum kümmern. Denn es liegt in der Natur der Sache, dass Datenpflege erst dann relevant wird, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Dann ist es aber bereits zu spät. Sobald der Umsatz rapide fällt, brauchen Sie eine präzise Analyse der Ursachen. Eine solche Analyse können Sie aber nur anfertigen, wenn Sie bereits vorher auf die Qualität Ihrer Stammdaten geachtet haben.

Optimale Datenqualität ist keineswegs ein Randthema, dem Sie sich irgendwann in der Zukunft widmen können. Sie sollten jetzt anfangen, Datenpflege in Ihre Prozesse zu integrieren. Stellen Sie sicher, dass sorgfältige Dateneingabe ein fester Bestandteil sämtlicher Geschäftsabläufe wird. Nur so können Sie einer Krise jederzeit mit exakten Analysen begegnen.

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