Gamification im ERP-Projekt – So holen Sie Ihre Mitarbeiter spielerisch an Bord

13.06.2019 Lesezeit: 8 Min.
Gamification im ERP-Projekt – So holen Sie Ihre Mitarbeiter spielerisch an Bord
Stefan Grieß
Stefan Grieß
Senior Manager Digital Transformation, Asseco Solutions AG
Stefan Grieß, ERP-Experte mit 14 Jahren Erfahrung, hilft Kunden dabei, digitale Potenziale zu identifizieren.
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Aus Mitarbeitersicht ist die ERP-Einführung oft eine trockene Angelegenheit. Sie bekommen den Großteil des Projekts nur am Rande mit und kommen erst im Rahmen der Schulungen mit dem ERP-System in Berührung. Der Fokus der Schulungen liegt aber meistens auf Effizienz, nicht auf Motivation. Kein Wunder, dass manche Kolleginnen und Kollegen schon früh das Interesse an der neuen ERP-Lösung verlieren.

Dabei ist gerade der erste Eindruck entscheidend. Wenn Ihre Mitarbeiter das ERP-System nur als bürokratisches Instrument betrachten, sind Ablehnung und Widerstand nicht mehr weit entfernt. Sobald das Kind in den Brunnen gefallen ist, haben Sie es schwer, Ihr Team für die neue ERP-Lösung zu gewinnen.

Die Frage ist jedoch: Wie weckt man Enthusiasmus für eine komplexe Business-Software? Zum Beispiel durch den Einsatz spielerischer Elemente im ERP-Projekt. Das Schlüsselwort hierfür lautet Gamification.


Was ist Gamification?

Gamification beschreibt die Anwendung spielerischer Mechanismen und Elemente in einem nicht-spielerischen Kontext, mit dem Ziel, intrinsische Motivation zu wecken. Oder anders gesagt: Gamification versucht, die Begeisterung, die Menschen für Spiele entwickeln, auf einen anderen Kontext zu übertragen.

Demotivierte Mitarbeiter, die mit dem ERP-System nie ganz warm werden, kosten auf lange Sicht mehr als Gamification.

Das Konzept ist nicht neu. Unternehmen verwenden spielerische Elemente schon seit Jahrzehnten, um Kunden für Produkte und Marken zu begeistern: Bonuskarten, Loyalitätsprograme, Gewinnspiele, um nur einige Beispiele zu nennen.

Mit dem Aufstieg digitaler Technologien hat Gamification jedoch eine Renaissance erlebt:

  • Zum einen bieten digitale Spiele eine kostengünstige Möglichkeit, um komplexe Abläufe zu gamifizieren.
  • Zum anderen ist durch den Aufstieg der sozialen Medien eine neue Komponente hinzugekommen. Kunden sammeln nicht mehr still und leise Bonusmarken, sondern teilen in ihrem Online-Profil die Bestzeit ihrer letzten Jogging-Session.

Dabei ist der Begriff Gamification nicht immer wörtlich zu nehmen. Einen Geschäftsprozess zu gamifizieren bedeutet nicht zwangsläufig, ihn in Form eines Spiels abzubilden. Wichtig ist nur, dass spielerische Mechanismen enthalten sind. Die erwähnte Jogging-App ist ein gutes Beispiel dafür. Das Laufen selbst enthält per se keine Spielelemente. Die Verknüpfung des Erreichten mit einem sozialen Netzwerk in Kombination mit Abzeichen für bestimmte Leistungen schafft allerdings einen Motivationseffekt, der sich oft auch in Spielen wiederfindet.


Wie sieht Gamification im ERP-Projekt aus?

Im ERP-Kontext liegt der primäre Anwendungsbereich von Gamification darin, die Belegschaft zu motivieren und Widerstände zu verringern. Das ERP-Projekt zum Teil spielerisch aufzuziehen lockt skeptische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Reserve und nimmt ihnen die Angst vor der neuen Software. Richtig aufgezogen kann Gamification dafür sorgen, dass die ERP-Einführung reibungsloser abläuft und Ihr Team deutlich schneller mit dem System zurechtkommt.

Gamification ist jedoch kein universeller Ansatz. Es gibt kein Standardverfahren, das für jedes Unternehmen passt. Sie brauchen eine Strategie, ausgerichtet auf Ihre Situation und Ihre individuelle Unternehmenskultur. Klären Sie vor Beginn der Implementierungsphase Fragen wie:

  • Welche Prozesse wollen Sie gamifizieren?
  • Wie sieht Ihr Budget aus?
  • Welche Anreize bieten Sie Ihren Mitarbeitern?
  • Wollen Sie soziale Elemente implementieren?
  • Welche Tools wollen Sie einsetzen?
  • Wer organisiert das Gamification-Projekt?

Sobald Ihre Strategie steht, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, welche Maßnahmen Sie umsetzen wollen. Nach unserer Erfahrung gibt es drei zentrale Motivationsansätze, die Sie verfolgen können.


Belohnungen

Eine simple, aber effektive Methode besteht darin, Preise für Schulungserfolge zu vergeben. Diese müssen nicht einmal einen hohen Wert haben. Kleine Aufmerksamkeiten, zum Beispiel ein Schreibset oder eine Teetasse, reichen bereits aus, um einen motivationssteigernden Effekt zu erzielen. Auch immaterielle Preise sind denkbar, etwa zusätzliche Urlaubstage.

Wichtig ist vor allem, dass Sie Belohnungen nicht als isolierten Ansatz betrachten. Preise sollten immer nur zur Verstärkung anderer spielerischer Maßnahmen dienen. Die Betrachtung eines Schulungsvideos mit einem Kugelschreiber zu belohnen ist weniger Gamification als pawlowsche Konditionierung.

Ein besserer Ansatz besteht darin, das Gelernte spielerisch abzufragen. Schreiben Sie die „ERP-Frage des Tages“ aus und belohnen Sie die besten Antworten. Oder veranstalten Sie ein ERP-Quiz im großen Kreis. Das Ziel von Gamification ist, spielerisch zu motivieren. Welche Maßnahmen Sie auch durchführen, wenn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen Spaß daran haben, bleibt die Motivationssteigerung aus.

Gamification bietet hier einen interessanten Ansatz. Indem Sie die ERP-Einführung spielerisch gestalten, profitieren Sie von motivationssteigernden Effekten.Gamification bietet hier einen interessanten Ansatz. Indem Sie die ERP-Einführung spielerisch gestalten, profitieren Sie von motivationssteigernden Effekten.


Wettstreit

Ein freundlicher Wettstreit unter Kollegen motiviert manchmal mehr als ein Sachpreis. Die grundlegende Methodik ist in beiden Fällen gleich: Sie stellen Ihren Mitarbeitern Aufgaben, aus denen sich Lerneffekte ergeben, und verknüpfen diese mit einem Anreiz. Statt eines Preises vergeben Sie jedoch Punkte. Diese Punkte haben für sich alleine keinen Nutzen. Sie dienen lediglich als Vergleichsmöglichkeit. Indem sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander messen, entsteht ein Wettstreit, der sich positiv auf die Motivation auswirkt.

Die Umsetzung ist relativ einfach. Alles, was Sie brauchen, ist eine Möglichkeit, individuelle Punktestände festzuhalten, beispielsweise ein Excel Sheet oder ein Eintrag im Intranet. Den Punktestand können Sie oft manuell dokumentieren. Auch eine (Teil)Automatisierung über das ERP-System ist möglich. Erstellen Sie dazu einfach ein Event, das eine erfolgreich gelöste Aufgabe (zum Beispiel einen Artikel anlegen) per RSS-Feed an die Organisatoren meldet.

Für die Kommunikation des Punktestands bieten sich Leaderboards an, aktuelle Ranglisten der Teilnehmer. Stellen Sie jedoch vorher sicher, dass alle Kolleginnen und Kollegen mit der Veröffentlichung ihrer Leistung einverstanden sind. Sonst fühlt sich eventuell jemand bloßgestellt.


Soziale Elemente

Kooperation und soziale Anerkennung können mächtige Motivatoren sein, wie das bereits genannte Jogging-Beispiel zeigt. Der Reiz von Fitness-Apps besteht nicht nur darin, dass Anwender ihre Leistung messen können. Die Interaktion mit Freunden ist mindestens genauso wichtig: Gelaufene Routen vergleichen, erworbene Badges präsentieren, sich selbst und andere motivieren etc.

Die gleichen Mechanismen können Sie verwenden, um Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die ERP-Einführung zu begeistern. Schaffen Sie ein soziales Netzwerk, in dem sich die Anwender austauschen können – und sei es nur ein Wiki im Intranet. Geben Sie Ihrem Team die Gelegenheit, Fragen zu der neuen ERP-Lösung zu stellen und (unter Aufsicht der Key User) auch zu beantworten. Stellen Sie jedem User ein persönliches Profil zur Verfügung, in dem er oder sie erworbene Badges oder Titel präsentieren kann.

Dieses Gefühl des Miteinanders erzeigt nicht nur soziale Motivation, sondern verhindert auch, dass Ihr Team die ERP-Einführung als reine Vorgabe der Geschäftsführung empfindet.


Zusammengefasst

Die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die ERP-Einführung zu gewinnen ist oft eine Herausforderung. Anwenderschulungen sind zwar dazu gedacht, das Personal an die ERP-Lösung heranzuführen. Allerdings bilden sie nur die fachliche Ebene ab. Der Faktor Motivation bleibt oftmals auf der Strecke.

Gamification bietet hier einen interessanten Ansatz. Indem Sie die ERP-Einführung spielerisch gestalten, profitieren Sie von motivationssteigernden Effekten, ohne die Effektivität der Schulungen negativ zu beeinflussen. Die Schulungsinhalte sind immer noch die gleichen. Sie werden nur auf eine Art präsentiert, die Begeisterung bei den Anwenderinnen und Anwendern weckt.

Natürlich gibt es diese Vorteile nicht umsonst. Neben den Kosten materieller Anreize erhöht Gamification auch den Organisationsaufwand für Ihr Projektteam. Aber gerade an dieser Stelle sollten Sie nicht sparen. Demotivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit dem ERP-System nie ganz warm werden, kosten Sie auf lange Sicht viel mehr als ein Geschenkkorb oder ein ERP-Quiz.

Die gesamte Belegschaft für die ERP-Einführung zu gewinnen ist eine Herausforderung, die sich durch das gesamte Projekt zieht, nicht nur durch die Implementierung. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie neben den Anwendern auch die Unternehmensleitung und die Key User an Bord holen, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Gewinnen Sie alle Beteiligten für das ERP-Projekt“!

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