Ein ERP-Projekt fordert Unternehmen, Management und Mitarbeitende – langfristig trägt es jedoch zu einem optimierten Arbeitsumfeld bei. Ein zentraler Aspekt für den Erfolg Ihres Projekts ist eine effektive Zusammenarbeit zwischen der ERP-Projektleitung und den Key Usern. Wie also wird eine produktive Kooperation gefördert? Wir stellen dar, welche Voraussetzungen es für eine erfolgreiche Teamarbeit benötigt und welche Fehler zu vermeiden sind.

Erfahren Sie, wie Sie bereits vor Projektstart alle Beteiligten – Geschäftsführer, Key-User und Anwender – an Bord holen und um Unterstützung werben.

Ein starker Rücken in der ERP-Projektleitung

Für ein erfolgreiches Projekt und gute Zusammenarbeit benötigen Sie eine kompetente Leitung. Eine Person mit Weitsicht, welche Ihr Unternehmen vereint und angemessen repräsentiert. Außerdem braucht Ihre Projektleitung folgende Fähigkeiten:

  • Überzeugungskraft

Die optimale Projektleitung hat eine starke Persönlichkeit, Durchsetzungsvermögen und schafft es mit Überzeugungskraft, Angestellte zu motivieren und mobilisieren. Sie ist eine Respektsperson mit Autorität, die Konflikte auf Augenhöhe lösen kann.

  • Gute Beziehung zur Geschäftsleitung

Die Projektleitung steht im engen Kontakt zur Geschäftsführung, da nur diese in der Position ist, in gewissen Bereichen Freigaben zu erteilen.

  • ERP-Know-how

Um ein ERP-Projekt zu leiten, benötigt es ein grundlegendes Verständnis über ERP-Systeme und deren Funktion und Wert.

  • Ausreichend Befugnis

Die Projektleitung hat ausreichend Freigaben, um eigenhändige Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise sollte Sie über ein eigenes Budget verfügen und dazu befugt sein, Key User zu ernennen oder abzuziehen.

Oftmals tendieren Unternehmen dazu die Geschäftsleitung automatisch für die Rolle der Projektleitung einzusetzen. Doch  das ist nicht immer sinnvoll. Bedenken Sie die zeitlichen Aufwände, welche die ERP-Projektleitung benötigt und fragen Sie sich: Gibt es Möglichkeiten, die Arbeitslast anderweitig tragen zu lassen oder zumindest teilweise auf sie zu verzichten? Wer vereint zeitlichen Spielraum und die nötige Kompetenz?

Besonders in großen Unternehmen ist das selten eine Person aus der Geschäftsführung, lediglich in mittelständischen Unternehmen ist dies in der Praxis eine Option.

Der Key User und seine Aufgaben

Die zentrale Aufgabe Ihrer Key User wird es sein, qualifiziertes Feedback zu geben, dank dem das Projekt praxisorientiert verbessert werden kann. Als erste Testpersonen holen die Key User innerhalb ihrer Abteilung Feedback ein und sammeln die Ansichten der Kolleg*innen.

Sie sind auch in der Position, aktiv Anregungen in die Entwicklung des ERP-Projekts einzubringen. Kritische Fragen sind in diesem Kontext stets zielführend und deswegen erwünscht.

Welche Mitarbeiter*in ist ein passender Key User?

„Der richtige Pool an Key Usern ist ausschlaggebend für den Erfolg eines ERP-Projektes.“

Diese Leistungsträger*innen müssen nicht immer eine Leitungsposition innehaben. Vielmehr ist es essenziell, auf die Qualifikation und fachliche Kompetenz zu achten.

Weitblick ist eine Eigenschaft, die sich in diesem Kontext auszahlt und in Kombination mit einer gewissen Zukunftsgewandtheit unerlässlich ist. Denn Sie brauchen positive Treiber in ihrem Team, um Veränderung vorwärtszubringen.

Zusätzlich zur fachlichen und organisatorischen Kompetenz benötigen Key User auch ein Gefühl für Mitmenschen und deren Bedürfnisse. So können Sorgen und Probleme ein wichtiger Wegweiser zu vielversprechenden Lösungen sein.

Zusammengefasst sollten Key User folgende Aspekte vereinen:

  • Kollegialität und Empathie
  • Bereitschaft zur Wissensvermittlung
  • Fähigkeit zur Motivation und Mobilisation der Arbeitsgemeinschaft
  • Spaß und Interesse
Key User
Ein ERP-Projekt betrifft den Arbeitsalltag aller Mitarbeiter*innen und sollte deswegen auch von allen getragen werden.

Ist dies nicht von vornerein der Fall, liegt es an der Projektleitung und den Key Usern, den Kolleg*innen die Vorgänge zu erläutern und das Team zu motivieren.

Wie Sie die Zusammenarbeit von ERP-Projektleitung und Key Usern fördern

Die gute Auswahl eines Teams ist ausschlaggebend für die erfolgreiche Zusammenarbeit in Ihrem ERP-Projekt. Haben Sie die Projektleitung und Key User erfolgreich ausgewählt, gilt es zusätzlich grundlegende Regeln für die Kooperation festzulegen. Denn egal in welchem Kontext Sie Teamarbeit fordern und fördern, gibt es Maxime, die für alle Beteiligten gelten sollten. Definieren Sie daher gemeinsam die folgenden Grundsätze:

  • Kommunikation und Transparenz
  • Gemeinsame Ziele
  • Gegenseitige Wertschätzung und Respekt
  • Menschlichkeit
  • Geteilte Verantwortung

Erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Key Usern und ERP-Projektleitung

Zusammenfassend lässt sich festhalten:  Das Fundament einer funktionierenden Zusammenarbeit ist die wohlüberlegte Auswahl von Key Usern und Projektleitung. Sind diese Menschen erst mal gefunden, werden Sie mit Teambuilding und klaren Regeln den erfolgreichen Start in Ihr ERP-Projekt schaffen. Weitere Tipps zu diesem Thema erhalten Sie in unserem Whitepaper „So gewinnen Sie alle Beteiligten für das Projekt“.