So lösen Sie die klassischen Probleme der Auftragsfertigung mit ERP-Unterstützung

07.08.2019 Lesezeit: 8 Min.
So lösen Sie die klassischen Probleme der Auftragsfertigung mit ERP-Unterstützung
Steve Roth
Steve Roth
Head of Operations, Asseco Solutions AG
Steve Roth ist seit über 12 Jahren bei Asseco. Als Head of Operations ist er für die Projektumsetzung und für die Projektteams in Karlsruhe zuständig.
Ihr Feedback zum Artikel?

Serien- und Auftragsfertiger gehören zwar beide der Produktionsbranche an. Doch ihre internen Prozesse unterscheiden sich deutlich. Während die Abläufe in der Serienfertigung auf langfristige Planung und fortlaufende Optimierung ausgerichtet sind, müssen Auftragsfertiger kurzfristiger und flexibler handeln.

Diese Unterschiede schlagen sich natürlich auch in den individuellen Herausforderungen für beide Produktionsverfahren nieder. Gerade die Auftragsfertigung kann dabei von den Funktionen einer modernen ERP-Lösung profitieren.


Herausforderungen für Auftragsfertiger

Grundproblem vieler Auftragsfertiger, unabhängig von der Branche, ist die schwache Ausprägung interner Kommunikations- und Koordinationsprozesse. Insbesondere mittelständische Unternehmen haben oft klein angefangen und nach und nach Teams aufgebaut, um mehrere Aufträge parallel zu bearbeiten.

Dieses organische Wachstum führt zu Strukturen, in denen Produktionsteams weitestgehend autonom arbeiten, ohne übergeordnete Planungs- und Koordinationsinstanz.

Gerade für Auftragsfertiger ergibt es Sinn, der Produktion Freiräume zu lassen. Schließlich ist jeder Auftrag individuell. Starre, unflexible Planung wäre hier nur ein Hindernis. Ein weiterer Bonus ist der geringere Koordinations- und Bürokratieaufwand für die Unternehmensleitung.

Allerdings bringt solch ein Produktionsansatz auch Herausforderungen für mittelständische Auftragsfertiger mit sich:


1. Fehlende Transparenz in der Produktion

Aus Sicht der Unternehmensleitung sind eigenständige Produktionsteams oft eine Black Box. Die Fertigung erhält einen Auftrag als Input und liefert einige Zeit später das fertige Produkt als Output zurück. Was dazwischen passiert, bekommen andere Organisationsbereiche kaum mit.

Dieser Ansatz reduziert zwar den Koordinationsaufwand. Aber auf lange Sicht rächt er sich. Denn auch das Controlling hat nur wenig Einblick in die Abläufe der Produktion. Es fehlt also an Transparenz. Ohne aussagekräftige Kennzahlen weiß das Unternehmen oft nur grob, wie viele Stunden auf welchen Arbeitsschritt fielen oder wie die Durchlaufzeiten aussehen.


Viele Auftragsfertiger leiden unter fehlender Transparenz, ungenauer Kalkulation sowie Problemen bei Liefertermintreue und Auftragspriorisierung.Viele Auftragsfertiger leiden unter fehlender Transparenz, ungenauer Kalkulation sowie Problemen bei Liefertermintreue und Auftragspriorisierung.


2. Ungenaue Auftragskalkulation

Der Mangel an Transparenz ist besonders für das Finanzcontrolling ein Hindernis, denn es kann die Rentabilität eines Projekts nur schwer beurteilen. Aus den Projektteams gibt es oft nur eine grobe oder sogar gar keine Angabe darüber, wie viele Ressourcen – egal ob Arbeitszeit oder Wareneinsatz – für einen Auftrag wirklich verbraucht wurden. Dadurch kann das Controlling nur schwer kalkulieren, wie die tatsächlichen Deckungsbeiträge aussehen.

Hinzu kommt, dass viele mittelständische Auftragsfertiger ihre Angebotserstellung nie vollständig systematisiert haben. Sie passen im Zweifelsfall einfach ein älteres, ähnliches Angebot an. Solche Unternehmen haben nur auf strategischer Ebene Einblick in die Rentabilität, nicht aber auf Projektebene.


3. Schwierige Aufgabenpriorisierung bei Störungen

Eigenständige Fertigungsteams können interne Störungen relativ effizient abwickeln. Faktoren, die Einfluss auf die gesamte Produktionsabteilung haben, wirken sich dafür aber umso stärker aus. Da es keine übergeordnete Auftragsverwaltung gibt, fällt es dem Unternehmen schwer, im Störungsfall Projekte zu priorisieren.

Fällt beispielsweise eine Fräse aus, muss die Produktion die verbliebenen Kapazitäten so auf die offenen Fertigungsaufträge verteilen, dass Verzögerungen minimiert werden. Allerdings weiß niemand, welche Projekte und Arbeitsschritte Vorrang haben. Sie wurden nie in Relation zueinander gesetzt. Es gibt keine Übersicht über den Status aller Produktionsaufträge. Auftragsfertiger tun sich daher mit Störungsfällen schwerer als beispielsweise Serienfertiger.


4. Abhängigkeit von erfahrenen Mitarbeitern

Den Kern einzelner Fertigungsteams bilden oft erfahrene Mitarbeiter, die schon lange dabei sind – Veteranen, die Standardaufträge routiniert abwickeln, kleinere Störungen selbstständig beseitigen und jüngere Kollegen anleiten.

Diese Champions sind meist der Grund, weshalb autonome Teams so effektiv sind. Allerdings bilden sie auch eine Art Schatteninfrastruktur, die nie formalisiert wurde. Fallen sie einmal aus – sei es durch Krankheit oder Kündigung – fehlt dem Team plötzlich eine essentielle Komponente, die die Organisation nicht so einfach ersetzen kann. Das gilt sowohl für die koordinierende Funktion eines Champions als auch für sein Fachwissen.

ERP in der Auftragsfertigung unterstützt die Produktionsplanung, schafft Transparenz und strukturiert die innerbetriebliche Kommunikation. &


Vorteile eines ERP-Systems

Diese Herausforderungen sind größtenteils das Resultat schlechter Kommunikations-, Dokumentations- und Koordinationsprozesse. Gerade mittelständische Auftragsfertiger pflegen oft eine flexible Hands-On-Mentalität, um den individuellen Anforderungen ihrer Branche gerecht zu werden. Das bedeutet jedoch, dass ihre internen Prozesse Schwachstellen aufweisen – gerade, wenn es um formalisierte Abläufe und Reporting geht.

Die gute Nachricht ist, dass dieser Zustand nicht in Stein gemeißelt ist. Wenn es Auftragsfertiger schaffen, ihre Prozesse zu schärfen, lösen sie damit auch die oben beschriebenen Probleme.

Ein modernes ERP-System unterstützt diesen Vorgang auf drei Arten:

1. Es fördert die innerbetriebliche Kommunikation

Eine ERP-Lösung bildet Geschäftsprozesse nicht nur ab, sondern sie wird ein fester Teil des Ablaufs. Beispielsweise muss jede Warenentnahme im System vermerkt werden, egal ob automatisch oder per Hand. Dadurch wird der Informationsaustausch im Unternehmen formalisiert. Die Produktion ist nicht länger eine Black Box. Ihre internen Abläufe sind im ERP-System festgehalten und für alle berechtigten Instanzen sichtbar.


2. Es unterstützt die Auftragsplanung

Das ERP-System bildet eine übergeordnete Planungsinstanz, die Fertigungsaufträge koordiniert und überwacht. Das hat zwei Vorteile. Zum einen steigt dadurch die Transparenz in der Produktion. Die Geschäftsleitung weiß jederzeit, welche Aufträge gerade in Arbeit sind, wie der aktuelle Fortschritt aussieht und wann das Endprodukt voraussichtlich an den Kunden gehen kann.

Zum anderen unterstützt das ERP-System im Störungsfall die Priorisierung einzelner Arbeitsschritte. Die Software kann genau berechnen, welche Auswirkungen der Ausfall einer Maschine oder einer Person auf die Zeitplanung der laufenden Produktionsaufträge hat und welche Maßnahmen Verzögerungen minimieren.


3. Es vereinfacht die Auftragskalkulation

Für die Kalkulation eines wirtschaftlichen Angebots ist es wichtig, die Deckungsbeiträge des Auftrags im Voraus zu kennen. Ähnliche Angebote aus der Vergangenheit anzupassen reicht hier nicht aus, da sich die Rahmenbedingungen mit der Zeit ändern. Ein ERP-System unterstützt das Vertriebscontrolling, indem es die finanziellen Kennzahlen abgeschlossener Projekte analysiert, auf einzelne Faktoren herunterrechnet und die Ergebnisse in Form eines Dashboards übersichtlich darstellt.


Zusammengefasst

Viele mittelständische Auftragsfertiger haben ihre innerbetrieblichen Kommunikationsprozesse nie genau strukturiert. Dahinter stecken weder Faulheit noch Fahrlässigkeit. Die Prozesse des Unternehmens sind einfach so gewachsen. Diese Art der Organisation bringt allerdings auch Probleme mit sich.

Viele Auftragsfertiger leiden unter fehlender Transparenz, ungenauer Kalkulation sowie Problemen bei Liefertermintreue und Auftragspriorisierung. Diese Punkte allein machen den Ablauf der Geschäftsprozesse schon schwierig. Gepaart mit Störungen, wie Maschinen- oder Personalausfällen, können sie zu schwer beherrschbaren Situationen oder gar Chaos führen.

Ein ERP-System hilft hier weiter, indem es Transparenz schafft und die Kommunikation im Unternehmen stärker strukturiert. Es bildet nicht nur eine übergeordnete Planungsinstanz, die Aufträge zwischen Fertigungsteams koordiniert. Die EPR-Lösung stellt auch Dashboards für Finanzkennzahlen bereit, um die Auftragskalkulation zu verbessern. Das verschafft Auftragsfertigern die Möglichkeit, die klassischen Probleme ihrer Branche zu beseitigen.

Wollen auch Sie Ihre Produktion mit einem neuen ERP-System unterstützen? Dann ist Ihr nächstes Projekt die ERP-Einführung. In unserem Whitepaper „Die ERP-Einführung von A bis Z.“ finden Sie alles, was Sie wissen müssen, damit Ihr ERP-Projekt zum Erfolg wird.

Schlagwörter:

#

Mehr ERP-Wissen:
Ihr kostenloses Whitepaper.

Erfahren Sie in dem kostenlosen Whitepaper, wie der gesamte Prozess einer ERP-Einführung aussieht.

Zum kostenlosen Whitepaper