ERP-Auswahl leicht gemacht. So kommen Sie von der Longlist zur Shortlist.

16.08.2018 Lesezeit: 7 Min.
ERP-Auswahl leicht gemacht. So kommen Sie von der Longlist zur Shortlist.
Patrick Mathis
Patrick Mathis
Head of Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
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Die Auswahl des passenden Anbieters ist eine der ersten Hürden auf dem Weg zum neuen ERP-System. Und schon hier geraten viele ERP-Entscheider das erste Mal ins Stolpern. Es gibt buchstäblich hunderte verschiedene ERP-Anbieter. Der Markt ist komplex und unübersichtlich. Und es gibt nur wenig Spielraum für Fehler. Schließlich geht es bei der ERP-Einführung um eine komplexe Business-Software, die eng mit den eigenen Geschäftsprozessen verknüpft ist. Ein System wie dieses wählen Sie nicht einfach nebenbei aus.

Aus diesem Grund verwenden die meisten Unternehmen einen mehrstufigen Prozess für die ERP-Auswahl. Mit jedem Schritt engen sie die Zahl potentieller ERP-Partner weiter ein, bis nur noch eine Handvoll übrigbleibt. Aus dieser Selektion wählt das Unternehmen zum Schluss sein neues ERP-System aus.

Dieser Prozess mag unnötig komplex klingen. Aber bedenken Sie, dass der letzte Schritt, die eigentliche Anbieterauswahl, mehrtägige ERP-Workshops mit jedem verbleibendem Anbieter beinhaltet. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt noch mit einer umfangreichen Longlist arbeiten, verbrauchen die Workshops enorme viele Ressourcen. Gehen Sie lieber mit einer kurzen, aber hochwertigen Shortlist ins Rennen, um die Anbieterauswahl möglichst effizient durchzuführen.

Die Shortlist sollte nur ERP-Anbieter enthalten, deren Systeme alle Ihre Anforderungen erfüllen und die auch bei den weichen Faktoren überzeugen können.

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl mit einer Longlist

Der erste Schritt der ERP-Auswahl besteht darin, alle ERP-Anbieter zu identifizieren, die grundsätzlich in Frage kommen. Beginnen Sie dazu mit einer groben Eingrenzung. Eine simple Internet-Recherche reicht dazu völlig aus. Machen Sie sich ein Bild von den verfügbaren ERP-Systemen und prüfen Sie, welche von vornherein ausscheiden. Dabei hilft es, wenn Sie sich Fragen stellen wie:

  • Erfüllt das System alle funktionalen Anforderungen (z. B. wachsende Stücklisten oder mehrsprachiger Dokumenten-Output)?
  • Erfüllt es nicht-funktionale Anforderungen (z. B. garantierte Uptime bei Cloud-basierten Systemen)?
  • Deckt es zentrale Anforderungen unserer Branche ab bzw. ist es ein speziell auf diese Branche zugeschnittenes Angebot?
  • Verstößt es gegen individuelle Ausschlusskriterien (z. B. Datenspeicherung außerhalb der EU)?

In dieser Phase der ERP-Auswahl müssen Sie nicht jedes System von vorne bis hinten durchleuchten. Streichen Sie lediglich die Anbieter von Ihrer Liste, die schon Ihre ersten Auswahlkriterien nicht erfüllen. Es geht erst einmal darum, das Angebot an ERP-Systemen grob zu filtern. Detaillierte Einschätzungen führen Sie erst in späteren Schritten durch.

Als Ergebnis dieser Grobauswahl erhalten Sie Ihre Longlist - eine Liste von ERP-Anbietern, die generell in Betracht kommen.

Kürzen Sie die ERP-Longlist zur Shortlist

Die Longlist ist allerdings nur ein Teilergebnis. Bedenken Sie: Wenn Sie ein ERP-System auf Herz und Nieren prüfen wollen, nimmt das jeweils gut zwei Tage in Anspruch. Zwei Tage, in denen Sie und Ihr Projektteam nicht für das Tagesgeschäft verfügbar sind. Es liegt also in Ihrem Interesse, die Liste potentieller ERP-Partner so weit wie möglich zu reduzieren, bevor Sie mit den ERP-Workshops starten.


Der Weg von der Longlist zur Shortlist ist natürlich nur ein Teil der ERP-Einführung.Der Weg von der Longlist zur Shortlist ist natürlich nur ein Teil der ERP-Einführung


Im nächsten Schritt sollten Sie daher Ihr Lastenheft an alle ERP-Anbieter auf Ihrer Longlist schicken. Beschreiben Sie den Sachverhalt und bitten Sie um eine erste Einschätzung. Die Rückmeldungen der einzelnen Longlist-Anbieter bilden das nächste Filterkriterium. Hauptsächlich geht es dabei natürlich um Fakten. Ein ERP-Dienstleister kennt sein System viel besser als Sie und kann ihnen detaillierte Informationen zur Verfügung stellen. Das verschafft Ihnen tiefere Einblicke in die Stärken und Schwächen der unterschiedlichen ERP-Lösungen als eine oberflächliche Recherche.

Die Rückmeldungen der Longlist-Anbieter enthalten aber nicht nur harte Fakten. Gerade aus den weichen Faktoren können Sie viel über Ihren potentiellen ERP-Partner lernen. Achten Sie daher neben den fachlichen Inhalten auch auf folgende Details:

  • Wie lange müssen Sie auf eine Antwort des ERP-Anbieters warten?
  • Bekommen Sie eine vordefinierte Standardantwort oder eine individuelle Einschätzung Ihrer Anforderungen?
  • Kommuniziert der Anbieter auf Augenhöhe mit Ihnen?
  • Hat die Antwort für Sie einen Mehrwert oder erhalten Sie einen reinen Sales-Pitch?

Anhand der Reaktionen der Anbieter auf Ihre Anfrage sollten Sie Ihre Longlist weiter filtern. Liegen Ihnen genug Antworten vor, vereinbaren Sie im nächsten Schritt ein persönliches Treffen mit den verbleibenden Anbietern. Lassen Sie sich die ERP-Lösungen in einer Kurzpräsentation vorstellen und lernen Sie Ihre Gegenüber persönlich kennen. Gerade den zwischenmenschlichen Faktor sollten Sie immer im Auge behalten. Kommen Sie mit dem Anbieter und seinen Mitarbeitern auf persönlicher Ebene nicht klar, sind Konflikte vorprogrammiert.

Die Shortlist – die konkrete Liste möglicher ERP-Partner

Ihre Liste sollte jetzt nur noch ERP-Anbieter enthalten, deren Systeme alle Ihre Anforderungen (funktional und nicht-funktional) erfüllen und die auch bei den weichen Faktoren überzeugen konnten. Als Ergebnis des Filterprozesses halten Sie nun Ihre Shortlist in den Händen.

Im günstigsten Fall kommen an dieser Stelle des Prozesses nur noch zwei bis vier ERP-Anbieter in Frage. Ist Ihre Shortlist deutlich länger, sollten Sie besser im Rahmen weiterer Meetings stärker filtern. Sie sparen sich und Ihrem Team dadurch viel Zeit und Nerven, denn mit jeder ausgeschlossenen, ungeeigneten ERP-Lösung verkürzen Sie den weiteren Entscheidungsprozess.

Der Weg von der Longlist zur Shortlist ist natürlich nur ein Teil der ERP-Einführung. Sowohl vorher als auch nachher müssen Sie noch weitere Schritte gehen, bis Ihr neues ERP-System implementiert ist und alle Prozesse abgeschlossen sind. Wenn Sie genau wissen wollen, wie eine ERP-Einführung in der Praxis abläuft, von Anfang bis Ende, empfehlen wir Ihnen einen Blick unser Whitepaper „Die ERP-Einführung von A-Z“.

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