An diesen Merkmalen erkennen Sie benutzerfreundliche ERP-Systeme

23.12.2020 Lesezeit: 5 Min.
An diesen Merkmalen erkennen Sie benutzerfreundliche ERP-Systeme
Dr. Nina Bär
Dr. Nina Bär
Usability Engineer, Asseco Solutions AG
Nina Bär beschäftigt sich seit mehr als 10 Jahren mit UX und Usability im Mittelstand. Bei Asseco bringt sie die Nutzerfreundlichkeit von APplus voran.

Funktionalitätsunterschiede zwischen den ERP-Systemen verschiedener Anbieter spielen aufgrund ausgereifter Software keine dominierende Rolle mehr. Als Entscheidungskriterium für die Auswahl gewinnt daher der Bedienkomfort - die sogenannte Usability - immer stärker an Bedeutung.

Die Usability eines ERP-Systems ist ein direkter Produktivitäts- und Kostenfaktor. Wenn sie nicht gegeben ist, verfehlt die Software ihren Zweck. Schlechter Bedienkomfort verlängert die Zeit, die zur Aufgabenbearbeitung nötig ist. Fehlbedienungen erfordern Korrekturaufwand und können gravierende wirtschaftliche oder rechtliche Konsequenzen haben. Zudem limitiert mangelnde Usability die Akzeptanz der Software durch die Mitarbeiter. Benutzerfreundliche ERP-Systeme sind daher ein Muss für Unternehmen, um die Produktivität nachhaltig zu erhöhen.

Was leistet ein ERP-System?

ERP-Systeme unterstützen die betriebliche Ressourcensteuerung von Kapital, Material, Produktionsmittel und Personal. Sie folgen einem modularen Aufbau und erfüllen branchenspezifische Funktionen.

Die Anforderungen an das System sind oft sehr individuell, basierend auf den gesetzten Zielen. Standardlösungen bieten jedoch je nach Unternehmensgröße und Branche die essenziellen Funktionen. Diese funktionalen Möglichkeiten sind auch für die Benutzerfreundlichkeit von ERP-Systemen wichtig:

  • Integration aller verfügbaren Daten und Systeme auf der Basis einer gemeinsamen Datenbank
  • Skalierbarkeit durch modularen Aufbau und Cloud-Computing
  • Browser-basierte Benutzeroberfläche zur Nutzung auf unterschiedlichen Endgeräten und im mobilen Internet
  • IT-Sicherheit und zuverlässige Datensicherung
  • Sicherer Echtzeit-Datenzugriff
  • Nahtloser Datenaustausch zwischen allen Abteilungen, bei Bedarf auch in internationalem Rahmen
  • Effizientes und agiles Workflow-Management.

Wichtige Eigenschaften für benutzerfreundliche ERP-Systeme

Darüber hinaus sind diese Eigenschaften für benutzerfreundliche ERP-Systeme essenziell:

  • Eine einfache und übersichtlich strukturierte Benutzeroberfläche.
  • Eine ansprechende Gestaltung, die intuitive Bedienung unterstützen.
  • Ansichten, Masken und Menüs lassen sich für den individuellen Nutzer konfigurieren. Gleichzeitig erlaubt das System übergreifende Konfigurationen für alle Anwender oder bestimmte Nutzergruppen.
  • Prozesse und Arbeitsschritte werden vollständig und wiedererkennbar abgebildet. Ebenso ist der aktuelle Stand eines Prozesses sowie die nächsten Prozessschritte für den Nutzer jederzeit erkennbar.
  • Das System unterstützt den Benutzer durch sinnvolle Vorbelegungen und Hilfsfunktionen.

Doch wie erkennen Sie, ob ein ERP-System diese Merkmale erfüllt?

7 Fragen, an denen Sie ein benutzerfreundliches ERP-System erkennen

Als Kriterien für benutzerfreundliche Software gibt es diverse Normen - insbesondere die Grundsätze der Dialoggestaltung nach ISO 9241. Um ein ERP-System auf seine Usability zu prüfen, können Sie sich daher an diese 7 Indikatoren richten.

  1. Aufgabenangemessenheit
    Unterstützt die Software die Erledigung Ihrer Aufgaben? Folgt Sie Ihren Arbeitsschritten?
  2. Selbstbeschreibungsfähigkeit
    Sind die Masken und Elemente verständlich? Ist für Nutzer direkt klar, welche Daten oder Aktionen von ihm verlangt sind?
  3. Steuerbarkeit
    Können Sie Ihre Arbeitsschritte in Reihenfolge und Dauer bestimmen? Ist eine Navigation durch die Masken und das System einfach möglich?
  4. Erwartungskonformität
    Folgt die Nutzerführung des ERP-Systems Ihren Erwartungen und Erfahrungen mit anderer Software?
  5. Fehlertoleranz
    Werden fehlerhafte Angaben im System erkannt und vorgebeugt? Ist die Korrektur durch hilfreiche Hinweise möglich?
  6. Individualisierung
    Können Nutzer die Funktionen an ihre Vorlieben und Arbeitsweise selbst anpassen?
  7. Lernförderlichkeit
    Sind die oben genannten Punkte erfüllt und erleichtern somit den Nutzern den schnellen Einstieg in das System?

Beurteilung der Usability - endgültig erst im Praxistest möglich

Die Benutzerfreundlichkeit des jeweiligen Systems wird meist erst bei der praktischen Nutzung des Systems erfahrbar. Ein solcher Praxistest gehört daher immer zum Auswahlprozess des ERP-Systems.


Lassen Sie diesen von typischen ERP-Anwendern im Unternehmen durchführen. Diese können Prozesse bearbeiten, die zu ihrem normalen Aufgabengebiet gehören. Dabei fallen eventuelle Usability-Probleme schnell auf. Sie können diese dann entsprechend bei der Auswahl beachten.

Typische ERP-Anwender bewerten im Praxistest ganz natürlich die Usability

Fazit

Den Ausschlag für die Akzeptanz und die Produktivitätseffekte von Software gibt oft ihre Usability. Nur benutzerfreundliche ERP-Systeme können als nachhaltiger Produktivitätsfaktor wirken. Weitere Tipps, um die Usability zu bewerten, erhalten Sie in unserem Whitepaper „User Experience“.

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