Als ERP-Anbieter liefern wir Software – kein zusätzliches Personal. Trotzdem kann Ihnen ein ERP-System dabei helfen, Personalengpässe zu entschärfen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche drei Ziele Sie mit einem modernen ERP-System erreichen können.
Fachkräftemangel als größtes Wachstumshindernis im Mittelstand
Es gibt kaum einen Mittelständler, der nicht über den Personalmangel klagt. In einer Umfrage der DZ Bank nannten ihn 8 von 10 als ihr größtes Problem. Das liegt zum einen an der insgesamt niedrigen Arbeitslosenquote (2023: 5,7 %) und an der älter werdenden Gesellschaft. Besonders der Mittelstand hat mit zwei weiteren Herausforderungen zu kämpfen: Großunternehmen locken Fachkräfte mit großzügigen Gehältern und Arbeitsbedingungen. Zudem sitzen viele Industrieunternehmen im ländlichen Raum, während es die Menschen eher in die Städte und Ballungszentren zieht.
Wozu führt das? Aufwand und Kosten für die Personalgewinnung steigen. Die vorhandenen Mitarbeiter*innen müssen Überstunden leisten. Viele Unternehmen lehnen sogar Aufträge ab oder verschieben Großprojekte, wie die Umfrage zeigt.
Gegen den Fachkräftemangel gibt es kein Wundermittel. Niemand kann die fehlenden Leute herzaubern. Sie als Unternehmen können jedoch einiges tun, um das Problem etwas zu lindern. Das ERP-System ist dabei ein wichtiger, zentraler Baustein. So trägt es dazu bei, den Personalmangel teilweise zu kompensieren.
1. Ziel: Personalbestand optimal einsetzen
Bevor Sie neue Mitarbeitende einstellen, sollten Sie Ihr bestehendes Personal bestmöglich einsetzen.
Genauere Personaleinsatzplanung
Mit einem ERP-System disponieren Sie Ihre Mitarbeitenden in Produktion und Logistik bedarfsorientiert. Sie vermeiden Leerlaufzeiten. Sie planen die Mitarbeitenden entsprechend derer Qualifikationen und Erfahrungen ein. So erzielen Sie maximale Produktivität mit Ihrem Personalbestand.
Durch KI-unterstützte Prognosen können Sie Engpässe und Überkapazitäten voraussehen und sich darauf vorbereiten: durch Anpassungen von Einsatz- und Urlaubsplanung, Zeitarbeit oder Outsourcing etwa.
Prozesse digitalisieren und automatisieren
Reduzieren Sie den Aufwand für wiederkehrende Aufgaben, indem Sie sie digitalisieren und auch automatisieren. Ihre Mitarbeitenden haben dann wieder mehr Zeit und können andere Aufgaben übernehmen. Es erhöht in der Regel auch die Motivation, wenn lästige, zeitraubende Aufgaben wegfallen.
Ein Beispiel: In der Sachbearbeitung lässt sich so viel Arbeitskraft einsparen, etwa im Einkauf. Mitarbeitende müssen jeden Bestellvorschlag prüfen, Lieferanten und Preise recherchieren und die Bestellung veranlassen. Stattdessen kann eine KI-unterstützte Funktion diese Aufgaben übernehmen und selbstständig Empfehlungen generieren: Die Person im Einkauf muss diese, wenn überhaupt, nur noch freigeben.
Erfahren Sie mehr: So unterstützt KI Ihre Materialbedarfsplanung
Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden reduzieren
Langjährige Mitarbeiter*innen haben oft immenses Wissen gesammelt, das kritisch für den Betrieb ist. Fällt diese Person länger aus oder verlässt sie das Unternehmen, entsteht eine große Lücke.
In einem ERP-System können kritische Prozesse abgebildet und dokumentiert werden, mit allen erforderlichen Daten. Sie sind für alle andere transparent und nachvollziehbar. So können andere Mitarbeitende die Aufgabe übernehmen und der Betrieb ist nicht von einzelnen Personen abhängig. Vertreter- oder Nachfolgeregelungen lassen sich leichter umsetzen.
Neue Mitarbeitende schneller einlernen
Neue Kolleg*innen haben Zugriff auf alle Daten und Standardprozesse im ERP-System. Damit können sie sich selbstständig einarbeiten und sind schneller produktiv.
Letztlich müssen alle Maßnahmen auf ein Ziel einzahlen: ein möglichst attraktiver Arbeitgeber zu sein.
2. Ziel: Personalarbeit professionalisieren
Mit einem zusätzlichen HR-Modul unterstützt das ERP-System direkt die Arbeit der Personalabteilung. Hier einige Beispiele:
Langfristige Personalplanung
Durch die ERP-Daten und Kennzahlen lassen sich die langfristigen Bedarfe leichter vorhersagen. Die Personalabteilung kann auf dieser Basis gemeinsam mit dem Management eine bedarfsgerechte Personalplanung erstellen.
Mitarbeiter*innen fördern und entwickeln
Im ERP-System können umfassende Daten über die Belegschaft gesammelt und analysiert werden. Die Anforderungsprofile der Positionen können mit den Qualifikationen der Mitarbeitenden abgeglichen werden. Anhand der Erkenntnisse kann die Personalentwicklung Maßnahmen planen, um die Beschäftigten zu fördern: etwa durch Trainings und Schulungen, durch Verbesserungen der Arbeitsplätze oder Gesundheitsprogramme.
Erfolgreiches Recruiting
Mit dem HR-Modul lassen sich viele Abläufe im Recruiting beschleunigen und verbessern: Stellenprofile erstellen, Stellenanzeigen veröffentlichen, Bewerberanfragen beantworten, Informationen versenden und so weiter. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die passenden Kandidat*innen gefunden werden. Das professionelle Bewerbermanagement hilft dabei, Fachkräfte von sich zu überzeugen.
Erfahren Sie mehr: Diese Funktionen bieten ERP-Systeme für die Personalarbeit
3. Ziel: Ein attraktiverer Arbeitgeber werden
Letztlich müssen alle Maßnahmen auf ein Ziel einzahlen: ein möglichst attraktiver Arbeitgeber zu sein. Dann lassen sich Fachkräfte leichter finden und binden. Wie trägt das ERP-System dazu bei?
Orts- und zeitunabhängige Arbeitsmodelle
Wenn alle wichtigen Prozesse und Daten im ERP-System hinterlegt sind, können Mitarbeitende von überall darauf zugreifen; mit einem mobilen ERP auch von unterwegs. Dadurch wird es viel einfacher, Homeoffice oder flexible Arbeitszeiten einzuführen. Durch solche Modelle können Beruf und Familie besser vereint werden, was besonders jüngeren Generationen wichtig ist. Arbeitgeber, die Remote Work zulassen, erhalten in der Regel deutlich mehr Bewerbungen auf offene Stellen.
Mehr Freiheit und weniger Stress für Mitarbeitende
Über ein ERP-System können Teams digital zusammenarbeiten. Es ermöglicht ihnen, sich in gewissem Rahmen selbst zu organisieren. Sie sind flexibler und können auch an unterschiedlichen Orten arbeiten. Sie können Wissen und Daten im Team teilen und sich so gegenseitig unterstützen.
Selbst bei fest strukturierten Tätigkeiten kann ERP etwas mehr Freiheit bieten: Zum Beispiel müssen Mitarbeitende in der Fertigung nicht unbedingt feste Listen abarbeiten. Stattdessen können sie aus einem zentralen, digitalen Auftragspool selbst Aufträge auswählen.
Funktionen wie Predictive Maintenance unterstützen Servicemitarbeitende, Wartungsintervalle frühzeitig zu planen. Sie müssen nicht ständig dringende Probleme lösen und unnötige, lange Strecken zurücklegen.
Modernes Arbeiten
Heutzutage sind Menschen, insbesondere die jüngeren Generationen, im Alltag digital unterwegs und nutzen moderne Geräte und Apps. Sie wollen nirgendwo arbeiten, wo sie sich ins letzte Jahrtausend zurückversetzt fühlen. Veraltete Systeme oder gar Aktenordner mit Papier nerven sie und gestalten den Arbeitsalltag mühsamer. Stattdessen möchten sie digital arbeiten und kommunizieren und sich selbstständig informieren. Sie möchten benutzerfreundliche Software nutzen. Das gilt besonders fürs ERP-System, das für viele ein tägliches Werkzeug ist.
Die ERP-Einführung wird oft als Anlass genommen, die Arbeitsweise im Unternehmen insgesamt zu überdenken, neu und digital zu gestalten. Dieser Schritt unterstützt die Entwicklung des Unternehmens zu einem modernen, zeitgemäßen Arbeitgeber.
Webinar
Erfahren Sie in unserer Webinar-Aufzeichnung, wie Sie Ihre Personalprozesse durch den Einsatz einer modernen Lösung wesentlich effizienter gestalten und Ressourcen einsparen.
Fazit
Ein ERP-System unterstützt Sie, Ihr Personal optimal einzusetzen, leichter neue Mitarbeitende zu finden und diese zu fördern. So können die Probleme durch Personalmangel merklich gemildert werden.
Davon abgesehen: Mit einem ERP-System spart Ihr Unternehmen langfristig Kosten und wird wettbewerbsfähiger. Das gesparte Geld können Sie in neue Mitarbeitende oder bessere Personalentwicklung stecken. Und je erfolgreicher Sie sind, desto interessanter werden Sie als Arbeitgeber: Denn stabile Unternehmen bieten sichere Arbeitsplätze – und die sind nach wie vor sehr gefragt.
Kostenloses Whitepaper
Erfahren Sie, wie KI im ERP-System Ihre Arbeit im Alltag erleichtert.
