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Die Auswahl des passenden ERP-Anbieters ist keine reine Preisfrage!


  • 05.06.2017
  • 5 min

Nach all den verschiedenen Analysen, Recherchen und Gesprächen die der ERP-Auswahl vorausgehen, haben Sie also Ihre Shortlist zu einer finalen Liste reduziert. Vor Ihnen liegen nun die Angebote von ERP-Anbietern, deren Systeme jede Ihrer Anforderungen erfüllen sollten. Alles, was Sie jetzt noch tun müssen, ist, eines davon auszuwählen. Aber wie gehen Sie dabei im Detail vor?

Manche Entscheider wählen einfach den billigsten Anbieter aus – schließlich sind alle Angebote grundsätzlich brauchbar. Ironischerweise kann dieses Vorgehen jedoch teuer werden, denn den perfekten ERP-Anbieter macht mehr aus als nur der Preis.

Achten Sie nicht nur auf den Preis

Gehen wir jedoch erst einmal einen Schritt zurück, bevor wir uns mit den „weichen“ Kriterien der Anbieterauswahl befassen. Natürlich spielt der Preis einer ERP-Lösung eine Rolle – er ist nur alleine kein Optimierungsfaktor. Stattdessen sollten Sie die durchschnittliche Höhe der Angebote verwenden, um Ausreißer auszusortieren.

Ein Verfahren, dass sich unserer Erfahrung nach bewährt hat, ist folgendes: Listen Sie die Angebote aller ERP-Anbieter auf und berechnen Sie den Mittelwert. Dann legen Sie fest, wie weit vorgeschlagene Preise Ihrer Meinung nach von diesem Mittelwert abweichen dürfen (15 bis 20 Prozent sind in der Regel ein guter Wert). Alle Angebote, die außerhalb dieses Rahmens liegen, können Sie getrost aussortieren.

Bei Ausreißern nach oben ist dieses Vorgehen leicht verständlich. Wer will schon den doppelten Marktwert für sein ERP-System bezahlen? Aber Sie sollten auch Ausreißer nach unten kritisch sehen. Dabei handelt es sich oft um Lockangebote unseriöser Anbieter, die später mit teuren Serviceverträgen und Individualanpassungen aufwarten. Achten Sie lieber auf faire Preise.

Ein guter ERP-Anbieter kommuniziert auf Augenhöhe

Nachdem Sie unseriöse Angebote von Ihrer Liste entfernt haben, sollten Sie sich die verbleibenden Anbieter einmal genauer ansehen. Als Grundlage für Ihre Einschätzung können Sie die ERP-Workshops heranziehen, die Sie in den letzten Wochen abgehalten haben.

Mit jedem Anbieter auf Ihrer Shortlist haben Sie bereits ein umfangreiches Gespräch geführt. Haben Sie dabei auch auf weiche Faktoren geachtet? Wie sind die Anbieter mit Ihren Anforderungen, Problemen und Rückfragen umgegangen?

Ein seriöser ERP-Anbieter wird immer auf Augenhöhe mit Ihnen kommunizieren. Wenn Sie statt eines konstruktiven Gesprächs nur einen plumpen Sales Pitch erhalten haben, sollten Sie das als Warnsignal betrachten. Ein ERP-Partner, der schon jetzt nicht auf Ihre Anliegen eingeht, wird wohl auch während der Einführung wenig Flexibilität zeigen.

Und Flexibilität ist in der Tat das Schlüsselwort an dieser Stelle. Ein Anbieter zeigt damit, dass er nicht einfach nur sein Produkt verkaufen, sondern Ihr Problem lösen will. Fühlen Sie Ihrem Gesprächspartner also mit gezielten Rückfragen auf den Zahn:

  • Gibt es ein Meeting, um die gemeinsame Einführungsstrategie zu besprechen?
  • Wie sieht die Ressourcenplanung aus? Was braucht der Anbieter noch von Ihnen?
  • Was, wenn Sie diese Ressourcen nicht kurzfristig liefern können? Kann der Ressourcenplan angepasst werden?
  • Lässt sich der Anbieter auf Ausstiegsklauseln oder flexible Finanzierungspläne ein?

Achten Sie darauf, wie der ERP-Anbieter auf diese Art von Rückfragen reagiert. Bleibt er vage oder verweist strikt auf bestehende Pläne, sollten Sie das als Warnsignal ansehen.

Die Chemie muss stimmen

Ein weiterer Punkt, den Sie bei der Auswahl des passenden ERP-Anbieters auf keinen Fall außer Acht lassen sollten, betrifft persönliche Sympathie: Kommt Ihr Projektteam mit dem Anbieter klar?

Die persönliche Ebene in eine geschäftliche Entscheidung einzubeziehen, mag auf den ersten Blick unprofessionell wirken. Schließlich sind auf beiden Seiten Profis am Werk, die ihren Job ungeachtet von Sympathien oder Antipathien erledigen.

In der Praxis stellen wir jedoch immer wieder fest, dass die persönliche Ebene sehr wohl großen Einfluss auf den Ablauf eines ERP-Projekts hat. Wenn sich die Beteiligten untereinander nur schwer ertragen, steigt das Risiko für Missverständnisse, Fehlinterpretationen und Konflikte. Das wiederum führt zu Verzögerungen und Mehrkosten.

Sie sparen sich daher viel Ärger, wenn Sie von Anfang an auf ein gutes Verhältnis zwischen Ihrem Projektteam und den Mitarbeitern des Anbieters achten. Bestehen Sie darauf, Ihre späteren fachlichen Ansprechpartner schon im Vorfeld kennenzulernen. Holen Sie Ihr Team dazu und reden Sie ganz ungezwungen miteinander. Treffen Sie sich auf ein Bier. Lassen Sie den ERP-Anbieter wissen, ob die Chemie stimmt oder nicht. Ein seriöser Anbieter wird Ihre Bedenken ernst nehmen – denn unnötige Konflikte schaden am Ende beiden Seiten.

So klappt die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters

Wie Sie sehen, ist die Auswahl eines ERP-Anbieters deutlich komplexer, als es zunächst den Anschein hat. Sie haben es mitnichten mit einer einfachen Preisfrage zu tun. Kunde und Anbieter gehen für den Verlauf des ERP-Projekts ein enges Verhältnis ein, das oft mit einer Ehe verglichen wird. Sie müssen gut miteinander auskommen, sonst sind Konflikte vorprogrammiert.

Das heißt, die persönliche Ebene spielt eine entscheidende Rolle, wenn es um die Auswahl eines ERP-Anbieters geht. Verstehen Sie sich auf Anhieb? Sprechen Sie eine gemeinsame Sprache? Begegnet man Ihnen auf Augenhöhe? Vertrauen Sie im Zweifelsfall einfach auf Ihr Bauchgefühl. Damit liegen Sie in den meisten Fällen richtig.

Die Anbieter-Auswahl ist natürlich nur ein kleiner Teil der ERP-Einführung. Wenn Sie wissen möchten, welche Schritte Sie davor abhaken müssen, sollten Sie einen Blick in unser Whitepaper „Die ERP-Einführung von A bis Z“ riskieren. Darin haben wir einmal den kompletten Weg zum ERP-System skizziert.
ERP-Anbieterauswahl