Lastenheft und Pflichtenheft – Was ist der Unterschied?

22.05.2020 Lesezeit: 6 Min.
Lastenheft und Pflichtenheft – Was ist der Unterschied?
Patrick Mathis
Patrick Mathis
Head of Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Patrick Mathis ist Leiter des Vertriebskompetenzteams und blickt auf 25 Jahre ERP-Erfahrung zurück.
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Lastenheft und Pflichtenheft sind zwei Begriffe, die bei ERP-Entscheidern oft Verwirrung auslösen. Sie gelten als Synonyme, obwohl es sich in der Praxis um Dokumente mit unterschiedlicher Zielsetzung handelt.

Lastenheft und Pflichtenheft sind nicht identisch. Beide Begriffe synonym zu verwenden, führt schnell zu Missverständnissen – gerade in der Kommunikation mit Partnern oder Dienstleistern. Um diese Probleme zu vermeiden, sollten sich angehende ERP-Entscheider rechtzeitig mit der Bedeutung beider Dokumente vertraut machen.

Lastenheft

Das ERP-Lastenheft wird vom Kunden verfasst und enthält alle Informationen, die für die Auswahl eines ERP-Systems relevant sind. Dazu zählen:

  • Kontextinformationen (z. B. Unternehmensgröße, Standorte oder aktuelle IT-Infrastruktur)
  • Funktionale Anforderungen (z. B. Feinplanung oder Lagerverwaltung)
  • Nicht-funktionale Anforderungen (z. B. mobile Anwendbarkeit oder Schnittstellen)

Die Fertigstellung des Lastenhefts ist der Startschuss für die ERP-Auswahl. Die Anforderungsanalyse ist abgeschlossen und das Unternehmen hat definiert, was das neue ERP-System können muss. Von da an geht es darum, einen geeigneten Anbieter zu finden, der diese Anforderungen erfüllt.

Aus Sicht des Auftraggebers bildet das Lastenheft einen Rahmen für die ERP-Auswahl. In dem Dokument sind alle Überlegungen und Entscheidungen festgehalten. Bei Fragen oder Unklarheiten wird in der Regel das Lastenheft zurate gezogen.

Aus Sicht des Auftragnehmers erklärt das Lastenheft im Detail, was der Auftraggeber von ihm erwartet. Das Dokument enthält alle Anforderungen und Spezifikationen des Kunden. Falls ein Fit vorliegt, kann der ERP-Anbieter das Lastenheft als Input verwenden, um Informationsmaterial und Workshops vorzubereiten.

Vereinfacht gesagt: Das Lastenheft dokumentiert, welche Anforderungen der Kunde an ein ERP-System stellt.

Pflichtenheft

Das Pflichtenheft entsteht nach Abschluss der ERP-Auswahl. Es wird vom ERP-Anbieter verfasst und dokumentiert, wie er die Anforderungen im Lastenheft technisch umsetzen will.

Genau wie das Lastenheft bildet das Pflichtenheft ein Framework für den weiteren Projektverlauf. Es enthält zum einen Soll-Zustände auf Prozessebene, die als Ziele vereinbart wurden. Zum anderen beschreibt es detailliert, mit welchen technischen Möglichkeiten, Funktionen und Konfigurationen des ERP-Systems diese Soll-Zustände realisiert werden.

Abseits der Rahmenbedingungen dient das Pflichtenheft als Abnahmekriterium für die implementierte ERP-Lösung. Am Ende des Projekts überprüfen beide Seiten, ob die Software wie im Pflichtenheft vereinbart umgesetzt wurde und alle funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen erfüllt.

Das Pflichtenheft ist für beide Seiten rechtlich bindend. Der Auftraggeber bestätigt mit der Unterzeichnung, dass der dokumentierte Soll-Zustand seinen Wünschen entspricht. Der Auftragnehmer erklärt sich einverstanden, die festgehaltenen Leistungen zu erbringen. Spätere Änderungen am Dokument, egal von welcher Seite, sind ohne Vertragsanpassung nicht mehr möglich.

Vereinfacht gesagt: Das Pflichtenheft beschreibt, wie der ERP-Anbieter die Anforderungen des Kunden umsetzen wird.

Was ist der Unterschied?

Oberflächlich betrachtet haben Lasten- und Pflichtenheft durchaus Gemeinsamkeiten. Beide enthalten Problembeschreibungen, Anforderungen und Erwartungen an die neue ERP-Lösung. Das ist auch nicht verwunderlich, denn beide Dokumente bauen aufeinander auf. Das Pflichtenheft ist quasi die Antwort des Auftragnehmers auf die Fragen, die der Auftraggeber im Lastenheft gestellt hat.

ERP-Lastenheft und -Pflichtenheft sind nicht identisch! Sie synonym zu betrachten führt zu Missverständnissen.


Der Unterschied zwischen den zwei Dokumenten liegt in ihrer Funktion. Das Lastenheft wird zu Beginn des Projekts erstellt und hat keinen konzeptionellen Fokus. Es enthält hauptsächlich Wünsche und Anforderungen des Kunden, ohne auf die Umsetzung einzugehen. Für den Kunden ist das Lastenheft eine Zieldefinition, für den ERP-Anbieter ein Briefing-Dokument.

Das Pflichtenheft wird zu Beginn der Implementierungsphase erstellt. Es enthält eine detaillierte Lösungsbeschreibung und fest definierte Soll-Zustände, auf die sich beide Seiten geeinigt haben. Es hat einen praxisorientierteren Fokus als das Lastenheft. Aus Sicht des Kunden dokumentiert das Pflichtenheft, welche Funktionen und Eigenschaften das fertige Produkt mitbringen muss. Für den Anbieter beschreibt das Lastenheft dagegen die Leistungen, die er im Rahmen des abgeschlossenen Vertrags erbringen muss.


Lastenheft

Pflichtenheft

  • Wird vom Kunden erstellt
  • Beschreibt Wünsche und Anforderungen des Auftraggebers
  • Lösungsneutral
  • Hauptsächlich für die Systemauswahl relevant
  • Rechtlich nicht bindend
  • Wird vom Anbieter erstellt
  • Enthält Ziele und Lösungsbeschreibungen
  • Nur für Implementierung und Abnahme relevant
  • Rechtlich bindend


Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen beiden Dokumenten zu kennen. Aus rechtlicher Sicht macht es zum Beispiel einen großen Unterschied, ob etwas im Lastenheft oder im Pflichtenheft festgehalten wurde. Daher sollten Sie darauf achten, die Begriffe nicht synonym zu verwenden. Sonst provozieren Sie nur Missverständnisse.

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