¿Qué es el almacenamiento caótico?
El almacenamiento caótico -también conocido como almacenamiento dinámico o almacenamiento en espacio abierto- es un proceso automatizado para organizar eficazmente mercancías o piezas en el almacén. A diferencia del almacenamiento estático, la ubicación de un artículo no es fija. En su lugar, el software distribuye los productos entrantes a los espacios libres que sean estratégicamente más favorables. El almacenamiento aleatorio es especialmente adecuado para grandes empresas que venden una gama de productos que cambia con frecuencia.
¿Cómo funciona el almacenamiento caótico?
Con el almacenamiento aleatorio, a un producto o pieza se le asigna el siguiente mejor espacio disponible en la estantería a su llegada al almacén. Los criterios para asignar el espacio pueden ser el tamaño del artículo o el índice de rotación. Los artículos de rotación rápida, por ejemplo, suelen almacenarse a la salida del almacén para que puedan retirarse lo más rápida y fácilmente posible.
Como en el almacenamiento caótico las mercancías no están vinculadas al almacén asignado, pueden trasladarse a otro en cualquier momento. A menudo, un tipo de artículo se almacena incluso en varios almacenes distintos al mismo tiempo.
Cuando se reciben mercancías, un sistema de gestión de almacenes o de gestión de mercancías (SGA) asigna automáticamente un almacén desocupado a cada artículo. También asume el control centralizado de todos los movimientos de mercancías y almacena información sobre
- la ubicación exacta de un elemento almacenado,
- la disponibilidad y existencias actuales, y
- optimización de rutas para el almacenamiento y la recuperación.
Esta información puede consultarse inmediatamente en caso necesario, de modo que siempre es posible realizar una recogida rápida y sin errores.
Al contrario de lo que podría sugerir su nombre, el almacenamiento caótico no tiene nada que ver con el caos y la desorganización. Se trata más bien de una estrategia de almacén altamente estructurada y flexible, que se apoya en software y está automatizada. Por tanto, el proceso también se denomina adecuadamente almacenamiento dinámico o sistema de espacio libre. Por otra parte, existe el almacenamiento estático (también conocido como sistema de ubicación fija), en el que un artículo se almacena en una misma ubicación predefinida a largo plazo.
Las características más importantes del almacenamiento caótico:
- No hay lugares de almacenamiento fijos
- Almacenamiento flexible y orientado a la demanda
- Soporte de software a través de un SGA o SMA
- Gestión automatizada de inventarios
- Captura digital de datos para la identificación de mercancías
¿Cómo funciona exactamente el proceso de almacenamiento?
- Todos los artículos reciben un código de identificación único que se escanea cuando llegan al almacén.
- El SGA o WWS analiza los almacenes disponibles y selecciona el almacén óptimo.
- Los empleados o los vehículos transportadores automatizados llevan la mercancía a la ubicación propuesta en la estantería y registran el almacenamiento en el sistema.
- El sistema actualiza las existencias en tiempo real para disponer en todo momento de una visión transparente de las mismas.
- En cuanto se recibe un pedido, el sistema llama a los almacenes de los artículos necesarios y muestra la ruta más rápida para la preparación de pedidos.
El papel de las tecnologías de alto rendimiento
El almacén caótico no puede realizarse sin una infraestructura informática estable y una alta calidad de los datos. El proceso sólo puede funcionar si todos los movimientos de mercancías están correctamente documentados en tiempo real. El sistema debe registrar con precisión cada escaneado, cada reserva y cada traslado de existencias. Esto se debe a que los escaneos incorrectos o ausentes significan que los artículos sólo pueden encontrarse tras una larga búsqueda o no pueden encontrarse en absoluto.
Un hardware y un software de alto rendimiento son, por tanto, lo más importante para un sistema de espacio abierto sin problemas. Las herramientas indispensables son:
- Un sistema de gestión de almacenes o de gestión de mercancías de alto rendimiento para la organización sin errores de las existencias en almacén y el control de la preparación de pedidos.
- un
- Escáneres de códigos de barras que escanean cada artículo cuando se reciben y expiden mercancías, así como durante el almacenamiento y la preparación de pedidos.
- Sistemas RFID que, como alternativa a los escáneres de códigos de barras, permiten la identificación de mercancías sin contacto y, por tanto, especialmente rápida.
- Tabletas y terminales móviles que proporcionan a los empleados toda la información importante que necesitan para optimizar el almacenamiento y la preparación de pedidos.
- Redes estables que garantizan una sincronización permanentemente fiable entre los almacenes, el SGA y el sistema ERP.
Además, cada vez se utilizan más las tecnologías más avanzadas para crear sistemas de almacenamiento inteligentes y autooptimizables:
- Sensores IoT que proporcionan datos sobre temperatura, humedad y movimientos de existencias.
- inteligencia artificial que analiza y mejora continuamente todos los flujos de mercancías.
- Vehículos guiados automáticamente que transportan objetos de A a B.
- Recogida robotizada, que acelera considerablemente la salida de mercancías.
¿Por qué es importante la integración con un sistema ERP?
Una solución ERP es de vital importancia en el almacenamiento caótico, ya que vincula los procesos del almacén con los procesos empresariales de nivel superior. Una vez que el sistema de gestión del almacén ha registrado un almacenamiento o una recuperación, comunica esta información al sistema ERP en tiempo real . El software ERP actualiza automáticamente el stock total y lo compara con los pedidos pendientes o las órdenes de fabricación.
Como el sistema ERP garantiza la transparencia en toda la empresa, todos los departamentos están al día. Compras, por ejemplo, puede ver que un artículo vuelve a estar disponible. A su vez, el departamento de contabilidad puede utilizar los datos para la facturación. Y producción recibe información sobre qué piezas están disponibles.
Al mismo tiempo, el sistema ERP apoya la planificación estratégica. Hace visibles las tendencias de las existencias, avisa de los cuellos de botella o del exceso de existencias y optimiza el reaprovisionamiento. Esto garantiza que los bienes o materiales necesarios estén disponibles a tiempo y que los pedidos se procesen de forma fiable.
Almacenamiento caótico: ventajas
Aprovechamiento óptimo del espacio
Como el software evita los espacios vacíos en el sistema de espacio abierto, las empresas pueden almacenar muchas más mercancías en la misma superficie de almacenamiento que con el almacén estático.
Alta flexibilidad
Se pueden almacenar nuevos artículos sin planificación previa. Incluso un cambio completo de gama de productos puede llevarse a cabo sin problemas. Esto es especialmente ventajoso para las empresas cuya gama de productos está sujeta a grandes fluctuaciones.
Rápida disponibilidad de mercancías
El sistema organiza estratégicamente los artículos y conoce la ubicación exacta de cada objeto. Como resultado, los empleados reciben instrucciones precisas y pueden almacenar y recuperar mercancías rápidamente.
Rutas optimizadas
El software almacena automáticamente cerca los artículos que se piden juntos con frecuencia. Esto reduce las distancias a pie y aumenta la eficacia de la preparación de pedidos.
Reducción de errores
Al utilizar sistemas de software y escáneres de códigos de barras, hay menos pasos de trabajo manual. Esto también reduce la tasa de errores.
| Ventajas | Desventajas |
| Aprovechamiento óptimo del espacio | Gran dependencia de los sistemas informáticos |
| Alta flexibilidad | Resumen del manual limitado |
| Rápida disponibilidad de mercancías | Mayores costes de aplicación |
| Rutas optimizadas | Implantación de sistemas complejos |
| Reducción de errores | No es adecuado para todos los productos |
Almacenamiento caótico: desventajas
Gran dependencia de los sistemas informáticos
El almacenamiento dinámico no funciona sin un entorno informático fiable. En el peor de los casos, un fallo del sistema puede paralizar todo el funcionamiento del almacén.
Resumen del manual limitado
Sin el apoyo del sistema, los niveles de existencias son difíciles de entender para los empleados y, de hecho, parecen caóticos. No es posible una orientación puramente visual.
Mayores costes de aplicación
La introducción de software y hardware de alto rendimiento conlleva inversiones. El mantenimiento del sistema también conlleva costes continuos.
Implantación de sistemas complejos
Pasar de un sistema de asignación de ubicaciones fijo a otro aleatorio requiere una planificación cuidadosa. La migración puede causar interrupciones durante las operaciones en curso.
No es adecuado para todos los productos
Las mercancías voluminosas, las sustancias peligrosas o los productos farmacéuticos requieren condiciones especiales de almacenamiento. Por tanto, requieren almacenes fijos o almacenes especiales.
Almacenamiento caótico: ejemplos prácticos
Comercio electrónico
Los grandes minoristas en línea venden millones de artículos con tasas de rotación de existencias cortas. Al mismo tiempo, tienen que garantizar plazos de entrega muy cortos. La asignación dinámica de almacenes es la mejor solución para estas empresas.
El SGA no sólo garantiza un almacenamiento rápido, sino que también puede localizar los productos pedidos en segundos y prepararlos para su envío. Además, el almacén puede utilizarse de forma flexible, de modo que las mercancías pueden cambiarse regularmente sin perder tiempo en reprogramaciones. Los gigantes del comercio online Amazon y Zalando son algunas de las empresas más conocidas que confían en el almacenamiento caótico.
Empresas manufactureras
El sistema de espacio libre también muestra sus puntos fuertes en los grandes almacenes industriales. Para las empresas con un gran número de componentes, la asignación dinámica de ubicaciones garantiza el acceso inmediato a las piezas necesarias. Esto les permite procesar los pedidos con rapidez y ofrecer a los clientes un servicio excelente.
Un ejemplo típico de la práctica es un fabricante de automóviles como BMW. En sus plantas, el almacenamiento caótico garantiza que el suministro de piezas de recambio y materiales se organice eficazmente y que todos los componentes estén disponibles justo a tiempo para la producción o el servicio posventa. De este modo, BMW satisface las elevadas exigencias de clientes y talleres en cuanto a rapidez en la tramitación de pedidos y puntualidad en las entregas.
Proveedor de servicios logísticos
Por último, pero no por ello menos importante, el almacenamiento dinámico ayuda a los centros logísticos a hacer un uso óptimo del espacio de almacenamiento y a acelerar la velocidad de entrega. Los centros de cumplimiento de grandes proveedores de servicios, como DHL o UPS, gestionan cientos de miles de artículos diferentes cada día, un reto que sería imposible de dominar sin el apoyo de software y procesos altamente automatizados.
