ERP (sistema) / Planificación de Recursos Empresariales

¿Qué significa ERP?

ERP significa »Planificación de Recursos Empresariales» y se refiere a la planificación y el control de todos los recursos y procesos de la empresa. El objetivo es optimizar y armonizar todos los procesos, desde el aprovisionamiento hasta la producción y las ventas.

En esencia, se trata de disponer de los recursos adecuados en el lugar adecuado, en el momento adecuado y en la cantidad adecuada. Para conseguirlo, la información de todas las áreas de la empresa debe cotejarse, analizarse y estar disponible en tiempo real. El ERP crea así una »única fuente de verdad»: una base de datos para tomar decisiones bien fundadas y llevar a cabo procesos eficaces.

El ERP (Planificación de Recursos Empresariales) tiene sus orígenes en la planificación de la producción. Hoy en día, abarca todo el espectro de funciones operativas. Es, por así decirlo, el centro de control central y la columna vertebral de la transformación digital en las empresas.

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¿Qué es un sistema ERP?

Un sistema ERP es una solución de software integral que agrupa todas las funciones empresariales relevantes de una empresa en una sola aplicación. Integra datos y procesos de diversas áreas, como finanzas, ventas, compras, producción y recursos humanos. Permite gestionar eficazmente todos los recursos de la empresa.

El sistema ERP suele ser la aplicación más importante de la TI corporativa. La mayor parte de los datos fluyen aquí y, a su vez, se ponen a disposición de otras soluciones desde allí.

Estructura y alcance funcional de los sistemas ERP modernos

Diseño modular

Los sistemas ERP tienen una estructura modular, es decir, constan de distintos módulos para diferentes áreas de la empresa. Aunque estos módulos pueden utilizarse de forma independiente, se entrelazan a la perfección. Juntos forman una solución global integrada.

Dependiendo del proveedor y del sector, la personalización y las denominaciones pueden variar. Sin embargo, la mayoría de los sistemas ERP cubren las siguientes funciones básicas:

Finanzas y control

El módulo financiero es la pieza central de toda solución ERP. Los primeros sistemas ERP se desarrollaron principalmente para la gestión financiera. Este módulo incluye funciones como la contabilidad, la contabilidad de costes y el control. Aquí es donde confluyen todas las transacciones financieras, desde las operaciones de pago y las reclamaciones hasta los estados financieros anuales. También se integran la planificación, la presupuestación y la elaboración de informes.

Recursos Humanos

El módulo RRHH se ocupa del factor humano: datos maestros de los empleados, contratos, registro de tiempos, cálculo de nóminas y gestión de gastos de viaje. En algunos casos, se incluyen funciones como la contratación, la gestión del talento y la formación. El objetivo es gestionar eficazmente todos los procesos relacionados con el personal.

Compras y almacenamiento

Este módulo da soporte a todo el proceso de aprovisionamiento, desde la planificación de necesidades hasta la selección de proveedores y la tramitación de pedidos. Permite una gestión transparente de los precios de compra, los acuerdos marco y las condiciones de entrega. El almacenamiento, incluida la gestión de inventarios y el inventario, puede controlarse en el sistema ERP.

Producción y fabricación

El módulo de producción está especialmente adaptado a las necesidades de las empresas manufactureras. Ayuda a planificar, controlar y supervisar la producción, incluyendo listas de piezas, programas de trabajo y utilización de la capacidad. Temas como la gestión de la calidad, el mantenimiento y el cálculo posterior forman parte del ámbito funcional.

Ventas y Marketing(CRM)

Los módulos de ventas y marketing están diseñados para apoyar el aspecto comercial de la empresa. Puede utilizarse para gestionar la mayoría de los procesos relacionados con las ventas, desde la generación de clientes potenciales y la preparación de presupuestos hasta la gestión de pedidos. También suelen integrarse funciones como la gestión de campañas, la segmentación de clientes y la gestión de servicios.

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Ampliable

Además de sus propios módulos, los sistemas ERP suelen poder ampliarse de forma flexible. Se pueden conectar soluciones de software adicionales mediante interfaces (API), por ejemplo para la gestión de documentos, la inteligencia empresarial o el comercio electrónico. Esto permite que el sistema crezca con las necesidades y se adapte a las nuevas circunstancias.

Las ventajas: ¿Por qué es importante un sistema ERP?

Almacenamiento centralizado de datos: »Fuente única de la verdad».

Todos los datos relevantes para la empresa se almacenan y gestionan de forma centralizada en un sistema ERP. En lugar de estar dispersos en silos departamentales y soluciones aisladas, están disponibles en cualquier momento y lugar. Esta »única fuente de verdad» crea una base fiable para la toma de decisiones: Los datos están siempre completos y actualizados. También reduce los costes de mantenimiento y almacenamiento de datos.

Automatización de tareas rutinarias

Muchas actividades manuales, que consumen mucho tiempo, pueden automatizarse mediante sistemas ERP, que últimamente suelen apoyarse en algoritmos de IA. Algunos ejemplos son la creación de facturas, recordatorios, pedidos e informes o la contabilización de documentos. Las transferencias de datos entre departamentos también se realizan automáticamente. Esto alivia a los empleados y les permite concentrarse en tareas que añaden valor.

Optimización de los procesos empresariales

Los sistemas ERP mapean los procesos empresariales de forma coherente y entre departamentos. Esto reduce las interfaces y las interrupciones de los medios y acelera los procesos. Al mismo tiempo, se pueden establecer las mejores prácticas e implantarlas uniformemente en toda la empresa: todos los departamentos trabajan entonces según los mismos procesos optimizados. También se facilita el cumplimiento de los requisitos de conformidad.

Mayor transparencia y mejor base para la toma de decisiones

Al integrar todos los datos de la empresa, los sistemas ERP abren nuevas posibilidades de análisis y elaboración de informes. Cifras clave como el volumen de negocio, los costes o los tiempos de producción pueden evaluarse en tiempo real y visualizarse en cuadros de mando significativos. Pueden utilizarse análisis predictivos para crear previsiones más precisas. Esto hace rápidamente visibles los cuellos de botella, las desviaciones y el potencial de optimización, y permite tomar decisiones bien fundadas.

Reducir costes y aumentar la productividad

Gracias a los efectos descritos anteriormente, las empresas pueden utilizar los sistemas ERP para reducir sus costes y aumentar su productividad. Ejemplos de ello son la automatización de rutinas, la evitación de errores y duplicidades de trabajo, la reducción de los niveles de existencias y el acortamiento de los tiempos de producción. Los menores costes de mantenimiento informático e integración también merecen la pena.

Trabajo en red con socios comerciales

Los proveedores, clientes y prestadores de servicios pueden conectarse directamente a los procesos propios de la empresa mediante interfaces estandarizadas. Esto crea procesos coherentes y sin fisuras en toda la cadena de suministro. Las empresas dependen cada vez más unas de otras. Colaborando más estrechamente, todas pueden aumentar su eficacia, flexibilidad y calidad.

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¿Cuándo necesita una empresa un sistema ERP?

Una empresa está preparada para un sistema ERP si quiere digitalizar, interconectar y optimizar sus procesos de forma generalizada. Esta necesidad suele surgir de dos situaciones: 1. una empresa crece y ya no puede gestionar los numerosos y más complejos procesos sin una solución de software centralizada. 2. una empresa se da cuenta de que se está quedando rezagada con respecto a la competencia, por ejemplo porque sus procesos son ineficaces, se producen muchos errores o las decisiones se toman con demasiada lentitud.

Los sistemas ERP no sólo están pensados para las grandes empresas, aunque originalmente se desarrollaran para ellas. Las pequeñas empresas también se benefician de ellos. Hoy en día, todas las empresas pueden encontrar una solución adecuada con la gama correcta de funciones y costes.

ERP local frente a ERP en la nube

Cualquiera que se decida por un sistema ERP se enfrenta inevitablemente a la pregunta: ¿en las instalaciones o en la nube? Ambas variantes tienen sus puntos fuertes y ámbitos de aplicación. Cuál es la correcta depende de los requisitos individuales y de las condiciones marco.

ERP local

En la variante clásica on-premise, el software ERP funciona en los propios servidores de la empresa. Esto significa que la empresa compra licencias, adquiere el hardware necesario y se encarga ella misma de la instalación, el funcionamiento y el mantenimiento (o encarga a un proveedor de servicios). Aunque esto requiere un esfuerzo inicial y conocimientos informáticos, también ofrece un alto grado de control y personalización.

Ventajas de las soluciones in situ:

• Control total sobre los datos, la seguridad y el rendimiento
• Posibilidad de integración profunda e individualización
• Costes de funcionamiento manejables gracias a los derechos de licencia únicos, independientemente del uso

Desventajas de las soluciones locales:

• Elevados costes iniciales de licencias, hardware e implantación
• Tiempos de implantación más largos debido a la instalación y personalización in situ
• Esfuerzo continuo de funcionamiento, mantenimiento y actualización de los sistemas
• Riesgo de lagunas de seguridad y fallos del sistema debido a una gestión informática inadecuada
• Riesgo de obsolescencia tecnológica en ausencia de inversión

Los sistemas in situ son especialmente adecuados para empresas con requisitos complejos y específicos, grandes volúmenes de datos o requisitos de cumplimiento especiales. Este modelo también puede beneficiar a quienes quieren hacer cálculos a largo plazo o ya disponen de una infraestructura informática de alto rendimiento.

ERP en la nube

Los sistemas ERP en la nube o SaaS no funcionan dentro de la empresa, sino en centros de datos externos. En lugar de comprar el software, lo alquilas en un modelo de suscripción »todo incluido» y accedes a él a través de Internet.

Ventajas de las soluciones ERP en la nube:

• Rápida implantación sin grandes inversiones en TI
• El proveedor se encarga del funcionamiento, el mantenimiento, la seguridad informática y las actualizaciones
• Acceso desde cualquier lugar y fácil conexión de sistemas externos y socios
• Costes transparentes y basados en el uso

Desventajas de las soluciones ERP en la nube:

• Menos opciones de personalización que con los sistemas locales
• Menos control sobre los datos y la seguridad de acceso
• Costes totales posiblemente más elevados a largo plazo con un uso intensivo (según el modelo de precios)
• Esfuerzo potencialmente mayor para la integración con los sistemas locales existentes

El ERP en la nube es recomendable para las empresas que quieren empezar de forma flexible y rápida sin tener que crear sus propios recursos informáticos. La nube también es una buena opción para las empresas que valoran la actualización constante, utilizan muchas otras soluciones en la nube o colaboran con socios de todo el mundo.

Modelos híbridos

Los modelos híbridos de ERP también son cada vez más populares. Combinan componentes locales y en la nube, por ejemplo, manteniendo las funciones básicas en la empresa y trasladando los procesos periféricos a la nube. Otra posibilidad es que las empresas adquieran el software y lo utilicen ellas mismas en una nube privada.

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¿Cómo funciona la selección de un sistema ERP?

Quien se decida por un sistema ERP utilizará el software durante los próximos 10 ó 20 años. En consecuencia, debe seleccionarse cuidadosamente el sistema adecuado. Son necesarios los siguientes pasos:

Análisis de necesidades y definición de requisitos

La primera pregunta es: ¿Qué debe hacer el sistema ERP? ¿Qué procesos debe apoyar, qué problemas debe resolver? Esto implica analizar la situación actual, identificar los puntos débiles y definir el estado objetivo. Es importante implicar a todas las partes interesadas, desde la dirección y los departamentos especializados hasta los usuarios. Los requisitos se establecen en forma de pliego de condiciones se resumen.

Visión general del mercado y lista larga

El mercado de los ERP es diverso y confuso. Para mantener una visión de conjunto, es aconsejable analizar primero el mercado. ¿Qué proveedores existen, qué sistemas son relevantes para tu propio sector? Las comparaciones independientes, las referencias y los informes de usuarios ayudan en la preselección. Se elabora una »lista larga» con todos los proveedores potencialmente adecuados.

Lista reducida

A continuación se realiza una evaluación detallada. Los sistemas ERP deben analizarse teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes criterios:

• Alcance funcional y adecuación al sector: ¿Cubre el sistema todos los procesos necesarios? ¿Existen funciones y buenas prácticas específicas del sector?
• Arquitectura técnica y capacidad de integración: ¿Encaja la tecnología en el panorama informático existente? ¿Cómo puede vincularse el sistema con otras soluciones?
• Opciones de personalización y ampliación: ¿Se puede adaptar el sistema a las necesidades individuales? ¿Qué interfaces y opciones de ampliación hay disponibles?
• Facilidad de uso y aceptación: ¿Es intuitivo utilizar el programa? ¿Reciben los usuarios un apoyo óptimo en su trabajo diario?
• Metodología de implantación y oferta de apoyo: ¿Qué apoyo ofrece el proveedor para la implantación, la formación y el funcionamiento? ¿Con qué rapidez y competencia responde el soporte?
• Viabilidad futura y seguridad de la inversión: ¿Cuál es la posición de mercado y la fuerza innovadora del proveedor? ¿Cuál es la hoja de ruta y las perspectivas de desarrollo?

La lista de preseleccionados contiene entonces, en el mejor de los casos, dos o tres candidatos que parecen los más adecuados. Tras intensos debates y talleres con los proveedores, se puede tomar una decisión bien fundada.

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Factores de éxito de las implantaciones de ERP

Una vez tomada la decisión a favor de un sistema, comienza la introducción propiamente dicha. Algunos factores son especialmente importantes para que sea un éxito:

• Objetivos y responsabilidades claros: Todos los implicados deben saber hacia dónde se dirige el viaje y quién es responsable de qué. Es esencial una gestión del proyecto bien organizada.
• Análisis y optimización cuidadosos de los procesos: Los procesos existentes deben analizarse y optimizarse antes de introducir el sistema. Porque ni siquiera el mejor software puede curar los malos procesos.
• Un planteamiento paso a paso y una planificación realista del tiempo: es mejor empezar poco a poco y luego ampliar que intentar hacerlo todo de una vez. También deben planificarse tiempos intermedios para pruebas y repeticiones.
• Formación intensiva e implicación de los usuarios: Cuanto mejor preparados estén los empleados para el nuevo sistema y más puedan implicarse, mayor será la aceptación y el éxito del proyecto.
• Consistente gestión del cambio y gestión de expectativas: Un proyecto ERP implica cambios a todos los niveles. Por tanto, la comunicación abierta, la gestión de las expectativas y la gestión de la resistencia son esenciales.

Tropiezos típicos durante la implantación de un ERP

Una y otra vez oímos hablar de proyectos ERP fallidos en las empresas. Sin embargo, esto se debe a errores concretos que se cometen. Entre ellos

• Objetivos poco claros o diferentes, falta de coordinación entre la empresa y las TI
• Subestimación de la complejidad y de los recursos necesarios
• Requisitos excesivos y demasiada personalización
• Gestión inadecuada y mala calidad de los datos
• Falta de participación y formación de los usuarios
• Falta de orientación a los procesos y adopción de procesos antiguos

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Tendencias actuales en sistemas ERP

Las nuevas tecnologías, los modelos de negocio y las necesidades de los clientes están impulsando el desarrollo, también en los sistemas ERP. Muchas tendencias, como los modelos en la nube y SaaS o el uso móvil, pueden observarse en todas partes y ya no son una especialidad. Sin embargo, las dos tendencias siguientes están ampliando drásticamente las capacidades y áreas de aplicación de los sistemas ERP:

Inteligencia artificial (IA)

Los algoritmos inteligentes ya pueden dar soporte a una gran variedad de tareas. Ejemplos de aplicaciones de IA en ERP son

• Previsiones inteligentes de ventas, flujo de caja o necesidades de recursos basadas en datos y patrones históricos
• Clasificación y asignación automática de documentos mediante aprendizaje automático
• Planificación y control optimizados de la producción mediante escenarios simulados y datos en tiempo real
• Mantenimiento proactivo de máquinas y sistemas (mantenimiento predictivo)
• Chatbots inteligentes y asistentes digitales para solicitudes de información y asistencia

El potencial es enorme y sólo los próximos años mostrarán lo que es posible. Las empresas pueden utilizarlo para automatizar procesos, mejorar decisiones, minimizar errores y obtener conocimientos completamente nuevos. Sin embargo, esto requiere una base de datos sólida y la experiencia necesaria en el uso de las tecnologías.

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Vinculación con IoT y big data (Industria 4.0)

El Internet Industrial de las Cosas (IIoT) está fusionando cada vez más los mundos físico y digital. Las máquinas, los productos y fábricas enteras se están volviendo inteligentes, están conectados en red y se comunican entre sí en tiempo real. Los datos de las máquinas, los parámetros de los procesos y la información sobre la calidad pueden introducirse sin problemas en el sistema ERP a través de sensores e interfaces. A la inversa, las órdenes de control pueden transmitirse directamente a máquinas y sistemas.

El resultado: una imagen en tiempo real de toda la cadena de valor, desde el desarrollo hasta la producción y la entrega. Esto permite a las empresas reaccionar más rápidamente a los cambios, optimizar los procesos y ofrecer nuevos servicios basados en datos. Así pues, los sistemas ERP están pasando de ser una mera herramienta de gestión a un motor de la transformación digital.

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