¿Realmente necesitas un nuevo sistema ERP? Ningún proyecto informático es tan complejo y de tanto alcance como la implantación de un ERP. Por eso necesitas buenas razones para hacerlo. Tienes que ser capaz de evaluar si la inversión te resultará rentable y con qué rapidez.
A menudo se calcula el rendimiento de la inversión (ROI) previsto para este tipo de decisiones. ¿Es éste realmente el enfoque correcto? En este artículo, mostramos qué consideraciones hablan a favor de un cambio, y que bastan unas cuantas preguntas sencillas para tomar una decisión.
El cálculo del ROI no suele dar un resultado realista.
Argumentos en lugar de previsiones de ROI
Pones en relación costes, beneficios y tiempo y obtienes el ROI como cifra clave: hasta aquí la teoría. Esto no está mal. Sin embargo, no debes basar tu decisión en ello. Por dos razones:
En primer lugar, el cálculo del ROI no suele producir un resultado realista. Los costes de un sistema ERP (»coste total de propiedad») pueden calcularse con bastante precisión. Los beneficios, sin embargo, son imposibles de predecir.
¿Cómo puedes predecir seriamente el volumen de negocio que alcanzarás en los próximos años simplemente por el cambio de ERP? ¿Cuánto ahorrarás gracias a procesos más eficientes o automatizados en toda la empresa?
En segundo lugar, nadie se embarca en un proyecto tan grande como un cambio de ERP sin necesidad. Por tanto, si te lo estás planteando, probablemente te enfrentas a grandes retos. Probablemente esté en juego la viabilidad futura de tu empresa. A veces, los bancos o los inversores también te presionan para que modernices tus TI.
En lugar de una cifra clave, necesitas argumentos convincentes y estratégicos para tu decisión. ¿Cuál de los siguientes se aplica a tu situación?
Argumento 1: El antiguo ERP ya no recibe apoyo
Muchas soluciones ERP se adquirieron a finales de los años 90. (Dato curioso: los sistemas predecesores a menudo no habrían podido hacer frente al cambio a la década de 2000). Desde entonces, el mercado del software se ha consolidado considerablemente: Hoy, 25 años después, muchos proveedores ya no existen. O se ha dejado de dar soporte a los antiguos sistemas.
Muchos de los empleados informáticos responsables del lanzamiento ya no están en la empresa. El resultado: el sistema ERP no se ha mantenido adecuadamente ni se ha seguido desarrollando durante años.
Argumento 2: El ERP antiguo carece de capacidades importantes
¿Tienes planes que tu ERP actual no soporta? Hace 10 ó 20 años, no tenías en mente los requisitos actuales al seleccionar un ERP. Ahora faltan capacidades y funciones importantes. Esto puede obstaculizar e impedir el desarrollo de tu empresa. Por ejemplo:
- Internacionalización, como el salto a EE.UU. o China
- Diversifica tu oferta y accede a nuevos mercados, como la transformación hacia la e-movilidad
- Introducción de nuevos modelos de negocio, como la facturación basada en el uso (modelos as-a-service).
Incluso las tecnologías más nuevas no suelen poder integrarse en los sistemas más antiguos. Un ejemplo actual de ello es la
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Argumento 3: El antiguo ERP es inflexible
Hasta hace 10-20 años, los mercados se desarrollaban a un ritmo predominantemente pausado, sobre todo en sectores conservadores como la ingeniería mecánica. Los sistemas informáticos de esta época lo reflejan. Las configuraciones y los procesos se crean una vez y ya no se pueden cambiar tan fácilmente. Los datos sólo pueden utilizarse dentro de la solución.
Hoy en día, las tecnologías y los mercados evolucionan rápidamente. Parece que cada año hay una nueva crisis. Sólo sobrevivirán las empresas que reaccionen y se adapten rápidamente. El sistema ERP debe ser lo suficientemente flexible para ello y, entre otras cosas, permitir que los procesos se modifiquen fácilmente. Debe poder integrarse en el resto del panorama informático e intercambiar datos con otros sistemas.
Argumento 4: El antiguo ERP es complicado y requiere mucha formación
Múltiples menús en la parte superior e izquierda, filas de minibotones, desiertos de datos en filas y columnas, texto en tamaño de fuente 10… Los orígenes del software ERP de los años 90 también pueden apreciarse visualmente.
Esto no sólo es antiestético, sino que también entorpece el trabajo. Los empleados tienen que buscar los datos. Se pierde información importante. Es difícil acceder a funciones de uso frecuente. Para el personal de campo, el mantenimiento de datos a través de dispositivos móviles se convierte en una prueba de paciencia.
Hay que formar intensivamente a los nuevos empleados; necesitan meses para entrar en calor con el sistema. En general, es difícil conseguir que los jóvenes se interesen por trabajar con sistemas del milenio pasado.
Argumento 5: El ERP antiguo no admite la automatización
La automatización es algo natural en la producción desde hace décadas. Las tareas repetitivas son realizadas por máquinas. ¿Y en la administración? Los administrativos tienen que hacer clic en »liberar» enésimas veces al día para los pedidos estándar, crear reservas y mucho más. El problema: el anticuado ERP no admite procesos automatizados.
Así se pierde mucho tiempo en trabajo rutinario innecesario. Los empleados podrían estar ocupados de forma mucho más útil en otras tareas. En vista de la escasez de mano de obra cualificada, ya nadie puede permitirse este »lujo».
¿Cuándo merece la pena cambiar a un nuevo ERP?
¿Te estás planteando si cambiar a un nuevo sistema ERP o si el antiguo »seguirá sirviendo»? Nuestra recomendación: no pronostiques el ROI con cifras ficticias. Eso no te llevará a ninguna parte. En lugar de eso, hazte las siguientes preguntas sobre tu solución actual:
- ¿Apoya nuestro sistema ERP el crecimiento de la empresa y nuestros planes estratégicos?
- ¿Podemos hacer todo lo necesario para tener éxito a largo plazo?
- ¿Nos ayudará la solución a prepararnos para los retos de los próximos años?
Si respondes que no a alguna de estas preguntas o no estás seguro, entonces un nuevo sistema ERP es probablemente una inversión sensata. Probablemente se amortizará con relativa rapidez. Esto no puede calcularse en detalle. Pero observamos una tendencia alentadora. Durante mucho tiempo, se esperaba que los proyectos de ERP tardaran entre 5 y 7 años en alcanzar el ROI. Gracias al aumento de las capacidades de los ERP modernos, este plazo se ha reducido considerablemente. Para nuestros clientes, el cambio de ERP suele amortizarse a los 2-3 años de ponerse en marcha.
Guía práctica: Introducción de un sistema ERP
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