Quieres implantar un sistema ERP, pero ¿cuál? Este artículo te guiará paso a paso por el proceso de selección. En la segunda parte, te revelamos consejos de eficacia probada para la selección de un ERP a partir de nuestra experiencia con cientos de implantaciones de ERP.
Por qué es necesario un proceso sistemático de selección de ERP
Hay cientos de sistemas ERP en el mercado, y cada uno de ellos es -por supuesto- el mejor según el proveedor. Sin embargo, cada sistema tiene puntos fuertes diferentes y es más o menos adecuado para determinadas empresas o escenarios. Por tanto, tu objetivo debe ser encontrar el ERP que
Una decisión equivocada puede acarrear costes elevados. Pueden ser necesarios muchos ajustes costosos; el proyecto se retrasa y bloquea recursos. En última instancia, la implantación del ERP puede incluso fracasar si resulta que no se cumplen los requisitos básicos.
Por eso debes adoptar un enfoque sistemático en la selección del ERP.
Tipos de ERP: Software estándar, personalizado o industrial
Los sistemas ERP se dividen básicamente en tres categorías.
- El software estándar está destinado a una amplia gama de empresas. Las necesidades de distintos sectores o casos de uso se cubren mediante módulos u opciones de configuración.
- El software industrial suele ser más ágil y centrarse en funciones relevantes para un sector concreto.
- El software personalizado se desarrolla específicamente para una empresa y sus requisitos. Sólo puede utilizarse para la aplicación prevista.
A menos que tu empresa sea una rara excepción, lo mejor es que utilices software estándar o del sector. El desarrollo a medida suele ser demasiado caro e innecesario, ya que casi todo puede cubrirse con los estándares ERP.
A continuación, aprenderás siete pasos que te ayudarán a elegir el ERP adecuado.
1. desarrollar una comprensión básica
¿Cuánto tiempo ha pasado desde tu última implantación de ERP? Quizá 20 años o más. O quizá no hayas utilizado ninguno. La selección de un ERP es probablemente una tarea desconocida y desafiante para los gestores de proyectos. Por eso primero debes refrescar tus conocimientos y familiarizarte con lo esencial: cómo funciona un ERP, el vocabulario técnico asociado y el proceso de selección.
Este artículo es una gran fuente para ello: Puedes encontrar información más detallada en los siguientes artículos enlazados en el texto.
2. definir objetivos y condiciones marco
En primer lugar, define los objetivos estratégicos de la implantación del ERP. ¿Qué quieres conseguir? ¿Crecer? ¿Desarrollar un nuevo segmento de negocio? ¿Eliminar cuellos de botella en determinados procesos?
Define KPI o criterios medibles que puedas utilizar para medir el éxito. Esto te permitirá comprobar más adelante si el proyecto ha tenido realmente éxito.
Fija también un calendario y un presupuesto para la implantación del ERP.
3. analizar los requisitos
Una vez hechas las consideraciones preliminares, es hora de pasar a las tareas fundamentales de la selección de un ERP. Necesitas conocer tus propias necesidades para poder tomar después una decisión bien fundamentada.
Procesos
El requisito más importante para un ERP es que sea compatible con tus procesos. De lo contrario, no podrás utilizarlo para los fines previstos. Por tanto, primero debes enumerar todos los procesos relevantes.
Diferenciar las dimensiones específicas del proceso:
- Gestión: Gestión empresarial y planificación empresarial
- Procesos centrales (creación de valor): Desarrollo, producción, compras, logística, marketing, ventas, atención al cliente
- Procesos de apoyo: Finanzas, Recursos Humanos, Gestión de la Calidad, TI
Analiza estos procesos para conocer su estado REAL y su potencial de mejora. La definición OBJETIVO de los procesos desemboca en los requisitos. De ahí se derivan las funciones que debe tener el sistema ERP.
Más información: Cómo analizar y optimizar tus procesos con el sistema ERP
Requisitos técnicos y otros requisitos no funcionales
Además de la funcionalidad, el sistema ERP debe cumplir otros requisitos. Entre ellos se incluyen aspectos como
- Número de usuarios potenciales
- Rendimiento
- Facilidad de uso (usabilidad)
- Seguridad informática y de datos
- Interfaces con otros sistemas
- Tecnologías
- Alojamiento, funcionamiento, desarrollo posterior, etc.
Más información: Cómo crear un catálogo de requisitos para tu ERP
4. crear especificaciones
Crea tus especificaciones a partir de los requisitos. Es la herramienta principal para la selección del ERP: para la preselección de proveedores, la revisión de ofertas y la decisión final.
Importante: Sólo formula realmente tus requisitos (orientados al proceso) en las especificaciones. No describas ninguna función concreta. Esto es asunto del proveedor más adelante. De lo contrario, limitarás innecesariamente tu elección.
Encontrarás explicaciones detalladas en estos dos artículos:
- Guía: Cómo crear la hoja de especificaciones del ERP
- Especificación de requisitos y especificación funcional: ¿Cuáles son las diferencias?
Pregunta a los proveedores si puedes hablar con algunos clientes de referencia.
5. comprueba proveedores y ofertas
Realiza una investigación de mercado para encontrar proveedores potencialmente adecuados. Para ello, compara la información disponible sobre las soluciones con tus especificaciones. Responde, entre otras, a las siguientes preguntas:
- ¿Cubre la solución la gama de funciones requerida?
- ¿Se puede integrar el ERP en nuestra infraestructura actual?
- ¿El sistema ERP se basa en tecnologías estándar o en tecnologías especializadas para las que se están creando nuevos conocimientos difíciles de obtener?
- ¿Es compatible el software con tecnologías nuevas y preparadas para el futuro, como la inteligencia artificial?
- ¿Se puede ampliar el sistema ERP?
- ¿Tiene el proveedor de ERP experiencia y referencias demostrables en el sector?
- ¿Está el proveedor establecido en el mercado y nos ofrece un alto nivel de seguridad en la inversión?
A continuación encontrarás más consejos sobre los factores que debes tener en cuenta al seleccionar un ERP.
Todos los proveedores que sigan siendo aptos después de esta comprobación formarán tu llamada lista larga. Ponte en contacto con estos proveedores. Envíales las especificaciones. Solicita una evaluación inicial, un presupuesto y más información.
Selecciona de cuatro a siete candidatos a proveedor adecuados a partir de los comentarios. Preséntalos y discútelos internamente en el equipo del proyecto. A continuación, elabora una preselección de dos o tres soluciones ERP. Realiza un taller detallado con los proveedores. Esto te permitirá examinar en detalle el software y el proveedor.
Más información: Cómo pasar de la lista final a la preselección
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Descubre cómo puedes revisar sistemáticamente los proveedores de ERP de tu lista de preseleccionados e identificar la información relevante en los talleres.
6. comprueba las referencias
Los proveedores de ERP reputados citan clientes de referencia, normalmente directamente en el sitio web. Basándote en las experiencias de los clientes existentes, puedes comprobar si el proveedor cumple lo que promete. Te harás una idea de cómo el sistema ERP ha demostrado su eficacia en la práctica y a qué debes prestar especial atención.
Pregunta a los proveedores si puedes hablar con algunos clientes de referencia. Puedes hacer preguntas como éstas en una entrevista:
- ¿Cómo fue la experiencia con el proveedor? ¿Cuánta ayuda prestaron con la integración, por ejemplo?
- ¿Es fácil de usar el sistema ERP?
- ¿Es estable?
- ¿Hay algún problema?
- ¿El cliente sólo se dio cuenta de ciertas cosas durante el uso (bueno o malo)?
No todos los clientes de referencia compartirán abiertamente su experiencia contigo, sobre todo si se trata de una empresa del mismo sector. No obstante, merece la pena intentarlo. Las declaraciones más generales te ayudarán a completar tu impresión sobre un proveedor.
7. tomar una decisión sobre la selección del ERP
En el último paso del proceso de selección del ERP, te decides por un sistema. Llevas a cabo las negociaciones del contrato, apruebas las especificaciones y firmas el contrato.
Consejos probados para la selección del ERP
¿Quieres más consejos profesionales para tu selección? Con mucho gusto. Aquí los tienes:
No optes automáticamente por la oferta más favorable
Por supuesto, el coste del sistema ERP es uno de los factores más importantes en el proceso de selección. Sin embargo, no debes basar tu decisión únicamente en el precio. Dice poco por sí solo. De lo contrario, los costes reales pueden ser muy superiores al precio de la oferta si tomas las decisiones equivocadas.
En su lugar, utiliza los precios de oferta para clasificar los valores atípicos. Procede así Haz una lista de las ofertas de todos los proveedores de ERP y calcula el valor medio. A continuación, determina cuánto crees que pueden desviarse los precios propuestos de este valor medio (entre un 15% y un 25% es un buen valor). Puedes descartar con seguridad todas las ofertas que queden fuera de este intervalo.
Este planteamiento es fácil de entender en el caso de los valores atípicos. ¿Quién quiere pagar el doble del valor de mercado por su sistema ERP? Sin embargo, también deberías echar un vistazo crítico a los valores atípicos a la baja. A menudo se trata de ofertas señuelo de proveedores dudosos, que luego ofrecen caros contratos de servicio y personalizaciones individuales. Es mejor buscar proveedores con precios de mercado justos y estándar.
Distinguir entre requisitos obligatorios y opcionales
Ningún sistema ERP satisface todos los deseos y se ajusta al 100% a tus necesidades. Por tanto, no debes aplicar los criterios máximos al hacer tu selección. Distingue claramente entre los requisitos imprescindibles y los opcionales.
Selecciona un software que cumpla tus requisitos imprescindibles y tantos otros como sea posible. Si no encuentras tu solución ideal, prioriza las áreas que deberían tener más peso en tu decisión.
Considera la facilidad de uso del sistema ERP
Hay un factor que a menudo se pasa por alto y que tampoco se incluye en las ofertas: la usabilidad o facilidad de uso del sistema ERP. Un software puede cumplir todos los requisitos. Sin embargo, si los empleados no disfrutan utilizándolo, de poco sirve.
Por tanto, también debes prestar atención a los aspectos de usabilidad durante el proceso de selección: ¿Es fácil o complicado de usar? ¿Las interfaces tienen un aspecto moderno y ordenado? ¿Puedes encontrar la información rápidamente? ¿Es divertido trabajar con él?
Puedes reconocer estas cosas con relativa rapidez en las demostraciones de productos. Haz que te demuestren el funcionamiento de cada una de las funciones. Pide a las referencias del proveedor opiniones de los usuarios.
Presta atención a la química con el proveedor
¿No es poco profesional incluir asuntos personales en una decisión estratégica? Al fin y al cabo, en ambos bandos hay profesionales que hacen su trabajo independientemente de sus simpatías y antipatías personales.
De hecho, el nivel personal tiene una inmensa influencia en el curso de un proyecto ERP. Por tanto, hay que tenerlo en cuenta. Si los implicados apenas se soportan, aumenta el riesgo de malentendidos, malas interpretaciones y conflictos. Esto, a su vez, provoca retrasos y costes adicionales.
Asegúrate de que existe una buena relación entre tu equipo de proyecto y los empleados del proveedor desde el principio. Esto te ahorrará muchos problemas. Insiste en conocer de antemano a tus futuros contactos profesionales. Involucra a tu equipo y hablad entre vosotros de manera informal. Queda para tomar una cerveza. Haz saber al proveedor de ERP si la química es la adecuada o no. Un proveedor con buena reputación se tomará en serio tus preocupaciones, porque los conflictos innecesarios acaban perjudicando a ambas partes.
Comprueba la flexibilidad del proveedor
Está garantizado que será necesario introducir cambios en el transcurso de la implantación del ERP. Quizá haya que concretar requisitos o surjan otros completamente nuevos. O pueden surgir problemas imprevistos. Entonces, ¿hasta qué punto es flexible el proveedor de ERP?
Deberías averiguarlo ya durante el proceso de selección. Piénsalo: ¿Cómo respondieron los proveedores a nuestros requisitos, problemas y consultas? ¿Fueron receptivos con nosotros desde el principio o se limitaron a hacernos torpes discursos de venta?
Haz preguntas en los debates preparatorios:
- ¿Hay una reunión para debatir la estrategia de aplicación conjunta?
- ¿Cómo es la planificación de recursos? ¿Qué más necesita el proveedor de ti?
- ¿Qué ocurre si los recursos no están disponibles?
- ¿Acepta el proveedor cláusulas de salida o planes de financiación flexibles?
Más información: ¿Tiene sentido implantar un ERP ágil?
Conclusión: Una selección sistemática del ERP acaba ahorrando tiempo y dinero
La selección de ERP parece mucho trabajo, y lo es. Sin embargo, no hay atajos. En última instancia, una preparación concienzuda te ahorrará más tiempo y dinero de lo que cuesta.
Por tanto, lleva a cabo el proceso de selección del ERP de forma sistemática y no te saltes ninguno de los pasos. Considéralo una inversión en el éxito de la implantación del ERP y, por tanto, en el futuro de tu empresa.
