Cos’è il GDPR? Il GDPR (in italiano: Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) è un regolamento a livello europeo che standardizza il trattamento dei dati personali da parte di enti pubblici e aziende private. Serve a proteggere i dati personali e a garantire la libera circolazione dei dati nel mercato interno dell’UE. È noto anche come GDPR (General Data Protection Regulation).
GDPR: quando, come e dove si applica?
Il GDPR è applicabile in tutti gli Stati membri dell’Unione Europea a partire dal 25 maggio 2018. I singoli Stati possono emanare leggi per armonizzare il diritto alla protezione dei dati personali con il diritto alla libertà di espressione e di informazione. Il GDPR è già applicabile a legislazioni di questo tipo da quando è entrato in vigore nel maggio 2016. Oltre a ciò, non è consentito indebolire o rafforzare le normative nazionali, ad eccezione di alcune clausole di apertura.
GDPR e nuovo BDSG in Germania
In Germania, le clausole di apertura e l’armonizzazione delle leggi nazionali sulla protezione dei dati a livello federale sono regolate dalla nuova versione della legge federale sulla protezione dei dati (BDSG) e dalla modifica di altre leggi. Il GDPR sostituisce la Direttiva 95/46/CE sulla protezione dei dati personali del 1995 e sarà obbligatorio per tutte le aziende che memorizzano ed elaborano i dati personali delle persone fisiche a partire da maggio 2018. Questo include anche i dati dei dipendenti per la contabilità degli stipendi e simili. Ciò significa che il GDPR ha un campo di applicazione quasi completo. Si applica anche alle aziende che non hanno sede nell’UE se trattano i dati di cittadini dell’UE e/o offrono i loro prodotti a clienti dell’UE.
Quali sono le componenti principali del GDPR?
Il GDPR si basa sulla Direttiva 95/46/CE, ma allo stesso tempo la modifica in molti punti, in alcuni casi in modo significativo. Alcuni punti chiave della nuova direttiva UE sulla protezione dei dati sono
Il diritto alla cancellazione:
Su richiesta, le aziende devono cancellare completamente i dati memorizzati su un soggetto interessato se non ne hanno più bisogno – e in modo tale che non possano essere ripristinati. L’anonimizzazione è un’alternativa. In generale, i dati devono essere cancellati automaticamente non appena non c’è più motivo di conservarli. La base è lo scopo per cui i dati sono stati raccolti. Se questo scopo non esiste più o è stato revocato dall’interessato, anche il motivo della conservazione cessa di esistere.
Il diritto alla portabilità dei dati:
Se lo desiderano, gli interessati devono ricevere i propri dati in un formato standard e leggibile da
. Tra le altre cose, questo serve per il trasferimento dei dati personali nel corso di un cambio di datore di lavoro. Le aziende devono anche avviare ed elaborare autonomamente tali trasferimenti di dati su richiesta.
Il dovere delle aziende di fornire informazioni:
Se, quali e come vengono raccolti ed elaborati i dati in questione devono essere sempre comprensibili agli interessati. Inoltre, le aziende devono informare gli interessati del processo ogni volta che i dati vengono raccolti; c’è l’obbligo di fornire informazioni. Questo vale anche per la ricezione di dati da parte di terzi.
Per essere in grado di soddisfare i nuovi requisiti del GDPR, sono necessari flussi di lavoro e processi chiaramente strutturati e una documentazione completa.
Il dovere di fornire informazioni (”accountability”):
Dai punti precedenti è già chiaro che il GDPR comporta obblighi di ampia portata per le aziende che devono fornire prove. Inoltre, in alcune situazioni, è necessario valutare separatamente se i diritti dell’interessato sono stati adeguatamente presi in considerazione. Questo può essere il caso, ad esempio, di una valutazione della personalità.
La protezione dei dati dei dipendenti (e il suo rafforzamento):
In questo caso, il legislatore tedesco ha utilizzato la clausola di apertura e ha stabilito che i dati personali dei dipendenti possono essere utilizzati solo se necessari per la valutazione dei candidati o del rapporto di lavoro. In combinazione con i diritti estesi del GDPR, questo comporta un aumento della protezione dei dati dei dipendenti.
Sanzioni: cosa cambierà a seguito del GDPR?
Come già accennato, il GDPR corrisponde in larga misura alla Direttiva 95/46/CE. A prescindere da ciò, ci sono nuove norme sulla protezione dei dati che le aziende dovrebbero assolutamente rispettare, se non altro per il drastico aumento delle multe. Mentre attualmente è possibile pagare una multa fino a 300.000 euro in singoli casi ai sensi della Sezione 43 del BDSG, la multa massima prevista dal GDPR è di 20 milioni di euro o fino al 4% del fatturato annuo dell’intero gruppo realizzato a livello mondiale nell’anno finanziario precedente. In questo caso è decisivo il valore più alto. Il monitoraggio e la sanzione delle violazioni sono espressamente previsti.
Vantaggi dell’utilizzo di un sistema ERP
Per essere in grado di soddisfare i nuovi requisiti del GDPR, sono necessari flussi di lavoro e processi chiaramente strutturati e una documentazione completa. Quest’ultima è particolarmente, ma non solo, fondamentale per quanto riguarda il diritto al trasferimento dei dati e l’obbligo di fornire informazioni. Anche una crittografia dei dati sempre aggiornata è essenziale per impedire l’accesso non autorizzato ai dati archiviati. Un sistema ERP come APplus fornisce la base ideale per la conformità al GDPR fin dall’inizio. Aiuta a soddisfare i requisiti e a ridurre al minimo il rischio di multe.
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