Guida alla scelta dell’ERP: 7 passi verso l’ERP giusto (+ consigli pratici)

Vuoi introdurre un sistema ERP, ma quale? Questo articolo ti guiderà passo dopo passo nel processo di selezione. Nella seconda parte, ti sveliamo i consigli collaudati per la scelta dell’ERP, frutto della nostra esperienza in centinaia di implementazioni ERP.

Perché è necessario un processo di selezione sistematica dell’ERP

Esistono centinaia di sistemi ERP sul mercato e ognuno di essi è, ovviamente, il migliore a seconda del fornitore. Tuttavia, ogni sistema ha punti di forza diversi ed è più o meno adatto a determinate aziende o scenari. Il tuo obiettivo deve quindi essere quello di trovare l’ERP più adatto alle tue esigenze. I test o gli elenchi di top 10 su Internet possono fornire un orientamento, ma non sostituiscono un’attenta selezione dell’ERP.

Una decisione sbagliata può comportare costi elevati. Potrebbero essere necessari molti aggiustamenti costosi; il progetto subisce ritardi e blocca le risorse. Infine, l’implementazione dell’ERP può addirittura fallire se si scopre che i requisiti fondamentali non sono soddisfatti.

Ecco perché devi assolutamente adottare un approccio sistematico alla scelta dell’ERP.

Tipi di ERP: Software standard, personalizzato o di settore

I sistemi ERP si dividono fondamentalmente in tre categorie.

• Il software standard è destinato a un’ampia gamma di aziende. Le esigenze di diversi settori o casi d’uso sono coperte da moduli o opzioni di configurazione.
• I software industriali sono generalmente più snelli e si concentrano sulle funzioni rilevanti per un settore specifico.
• Il software personalizzato viene sviluppato appositamente per un’azienda e per i suoi requisiti. Può essere utilizzato solo per l’applicazione prevista.

A meno che la tua azienda non rappresenti una rara eccezione, la cosa migliore da fare è utilizzare un software standard o di settore. Lo sviluppo personalizzato è di solito troppo costoso e inutile, perché quasi tutto può essere coperto dagli standard ERP.

Di seguito ti illustreremo sette passaggi che ti aiuteranno a scegliere l’ERP giusto.

1. sviluppare una conoscenza di base

Quanto tempo è passato dall’ultima implementazione dell’ERP? Forse 20 anni o più. O forse non ne hai mai usato uno. La scelta dell’ERP è probabilmente un compito sconosciuto e impegnativo per i project manager. Ecco perché dovresti innanzitutto rinfrescare le tue conoscenze e familiarizzare con l’essenziale: come funziona un ERP, il vocabolario tecnico associato e il processo di selezione.

Questo articolo è un’ottima fonte a riguardo: Puoi trovare informazioni più dettagliate nei seguenti articoli collegati nel testo.

2. definire gli obiettivi e le condizioni quadro

Innanzitutto, definisci gli obiettivi strategici dell’implementazione dell’ERP. Cosa vuoi ottenere? Crescita? Sviluppare un nuovo segmento di business? Eliminare i colli di bottiglia in alcuni processi?

Definisci dei KPI o dei criteri misurabili che puoi utilizzare per misurare il successo. In questo modo potrai verificare in seguito se il progetto ha avuto effettivamente successo.

Stabilisci anche i tempi e il budget per l’implementazione dell’ERP.

3. analizzare i requisiti

Ora che le considerazioni preliminari sono state fatte, è il momento di passare ai compiti principali della selezione dell’ERP. Devi conoscere le tue esigenze per poter prendere una decisione fondata in seguito.

Processi

Il requisito più importante di un ERP è che supporti i tuoi processi. In caso contrario, non sarai in grado di utilizzarlo per lo scopo per cui è stato concepito. Per questo motivo, devi innanzitutto elencare tutti i processi rilevanti.

Distinguere tra le dimensioni specifiche dei processi:

• Gestione: Gestione aziendale e pianificazione aziendale
• Processi fondamentali (creazione di valore): Sviluppo, produzione, acquisti, logistica, marketing, vendite, servizio clienti.
• Processi di supporto: Finanza, Risorse umane, Gestione della qualità, IT

Analizza questi processi per verificarne lo stato EFFETTIVO e il potenziale di miglioramento. La definizione del TARGET dei processi confluisce nei requisiti. Da qui derivano le funzioni che il sistema ERP deve avere.

Scopri di più: Come analizzare e ottimizzare i processi con il sistema ERP

Requisiti tecnici e altri requisiti non funzionali

Oltre alla funzionalità, il sistema ERP deve soddisfare altri requisiti. Questi includono aspetti come

• Numero di potenziali utenti
• Prestazioni
• Facilità d’uso (usabilità)
• Sicurezza informatica e dei dati
• Interfacce con altri sistemi
• Tecnologie
• Hosting, gestione, ulteriore sviluppo e così via

Scopri di più: Come creare un catalogo dei requisiti per il tuo ERP

4. creare le specifiche

Crea le tue specifiche a partire dai requisiti. È lo strumento principale per la selezione dell’ERP: per la preselezione dei fornitori, per la revisione delle offerte e per la decisione finale.

Importante: nelle specifiche formulare solo i requisiti (orientati al processo). Non descrivere funzioni specifiche. Questo aspetto è di competenza del fornitore in un secondo momento. Altrimenti limiterai inutilmente la tua scelta.

Troverai spiegazioni dettagliate in questi due articoli:

• Guida: Come creare la scheda delle specifiche ERP
• Specifiche dei requisiti e specifiche funzionali: quali sono le differenze?

Chiedi ai fornitori se puoi parlare con qualche cliente di riferimento.

5. controllare i fornitori e le offerte

Conduci una ricerca di mercato per trovare i fornitori potenzialmente adatti. A tal fine, confronta le informazioni disponibili sulle soluzioni con le tue specifiche. Rispondi alle seguenti domande, tra le altre:

• La soluzione copre la gamma di funzioni richieste?
• L’ERP può essere integrato nella nostra infrastruttura esistente?
• Il sistema ERP si basa su tecnologie standard o su tecnologie specializzate per le quali si stanno accumulando nuove conoscenze difficili da ottenere?
• Il software supporta tecnologie nuove e a prova di futuro, come l’intelligenza artificiale?
• Il sistema ERP può essere ampliato?
• Il fornitore di ERP ha un’esperienza e delle referenze dimostrabili nel settore?
• Il fornitore è affermato sul mercato e ci offre un alto livello di sicurezza dell’investimento?

Di seguito troverai ulteriori suggerimenti sui fattori da considerare nella scelta di un ERP.

Tutti i fornitori che risultano ancora idonei dopo questa verifica formano la cosiddetta longlist. Contatta questi fornitori. Invia loro le specifiche. Richiedi una valutazione iniziale, un preventivo e ulteriori informazioni.

Seleziona quattro o sette candidati fornitori idonei tra i feedback ricevuti. Presentali e discutili internamente al team di progetto. Poi crea una rosa di due o tre soluzioni ERP. Realizza un workshop dettagliato con i fornitori. In questo modo potrai esaminare nel dettaglio il software e il fornitore.

Scopri di più: Come passare dalla longlist alla shortlist

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Scopri come puoi esaminare sistematicamente i fornitori di ERP presenti nella tua lista e individuare le informazioni rilevanti nei workshop.

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6. controllare le referenze

I fornitori di ERP affidabili citano i clienti di riferimento, di solito direttamente sul sito web. In base alle esperienze dei clienti esistenti, puoi verificare se il fornitore mantiene ciò che promette. Potrai capire come il sistema ERP si è dimostrato nella pratica e a cosa dovresti prestare particolare attenzione.

Chiedi ai fornitori se puoi parlare con alcuni clienti di riferimento. Puoi fare domande come queste durante un colloquio:

• Com’è stata l’esperienza con il fornitore? Quanto ti hanno aiutato, ad esempio, con l’integrazione?
• Quanto è facile da usare il sistema ERP?
• Quanto è stabile?
• Ci sono problemi?
• Il cliente si è accorto di alcune cose solo durante l’utilizzo (buone o cattive)?

Non tutti i clienti di riferimento condivideranno apertamente la loro esperienza con te, soprattutto se si tratta di un’azienda dello stesso settore. Tuttavia, vale la pena provare. Anche affermazioni più generiche ti aiuteranno a completare la tua impressione su un fornitore.

7. prendere una decisione sulla selezione dell’ERP

Nella fase finale del processo di selezione dell’ERP, decidi di scegliere un sistema. Conduci le trattative, approvi le specifiche e firmi il contratto.

Consigli comprovati per la scelta dell’ERP

Vuoi qualche altro consiglio professionale per la tua scelta? Con piacere. Eccoli qui:

Non optare automaticamente per l’offerta più vantaggiosa

Ovviamente il costo del sistema ERP è uno dei fattori più importanti nel processo di selezione. Tuttavia, non dovresti basare la tua decisione solo sul prezzo. Da solo dice poco. Se prendi le decisioni sbagliate, i costi effettivi possono essere di gran lunga superiori al prezzo dell’offerta.

Utilizza invece i prezzi dell’offerta per distinguere i valori anomali. Ecco come procedere: Elenca i preventivi di tutti i fornitori di ERP e calcola il valore medio. Poi stabilisci quanto pensi che i prezzi proposti possano discostarsi da questo valore medio (dal 15 al 25% è un buon valore). Puoi tranquillamente scartare tutte le offerte che non rientrano in questo intervallo.

Questo approccio è facile da comprendere nel caso di valori anomali. Chi vuole pagare il doppio del valore di mercato per il proprio sistema ERP? Tuttavia, dovresti anche dare un’occhiata critica alle offerte al ribasso. Spesso si tratta di offerte esca di fornitori poco affidabili che in seguito propongono costosi contratti di assistenza e personalizzazioni. È meglio cercare fornitori con prezzi di mercato equi e standard.

Distinguere tra requisiti obbligatori e facoltativi

Nessun sistema ERP soddisfa tutti i desideri e si adatta al 100% alle tue esigenze. Per questo motivo non devi applicare i criteri massimi quando fai la tua selezione. Fai una chiara distinzione tra i requisiti indispensabili e quelli opzionali.

Scegli un software che soddisfi i tuoi requisiti essenziali e il maggior numero possibile di altri. Se non trovi la tua soluzione ideale, dai priorità alle aree che dovrebbero avere più peso nella tua decisione.

Considera l’usabilità del sistema ERP

Un fattore che spesso viene trascurato e che non è nemmeno incluso nelle offerte: l’usabilità o la facilità d’uso del sistema ERP. Un software può soddisfare tutti i requisiti. Tuttavia, se i dipendenti non lo usano volentieri, è poco utile.

Pertanto, durante il processo di selezione, dovresti prestare attenzione anche agli aspetti legati all’usabilità: è facile o complicato da usare? Le interfacce hanno un aspetto moderno e ordinato? Riesci a trovare rapidamente le informazioni? È divertente lavorarci?

Puoi riconoscere questi aspetti in modo relativamente veloce nelle demo dei prodotti. Fatti mostrare il funzionamento delle singole funzioni. Chiedi ai referenti del fornitore un feedback da parte degli utenti.

Presta attenzione alla chimica con il fornitore

Non è forse poco professionale includere questioni personali in una decisione strategica? Dopotutto, ci sono professionisti da entrambe le parti che fanno il loro lavoro a prescindere dalle simpatie e dalle antipatie personali.

In effetti, il livello personale ha un’enorme influenza sull’andamento di un progetto ERP. È quindi necessario tenerne conto. Se le persone coinvolte non si sopportano, il rischio di incomprensioni, interpretazioni errate e conflitti aumenta. Questo a sua volta porta a ritardi e costi aggiuntivi.

Assicurati fin dall’inizio un buon rapporto tra il tuo team di progetto e i dipendenti del fornitore. Questo ti risparmierà molti problemi. Insisti per conoscere in anticipo i tuoi futuri contatti professionali. Coinvolgi il tuo team e parla tra di loro in modo informale. Incontratevi per una birra. Fai sapere al fornitore di ERP se l’intesa è giusta o meno. Un fornitore affidabile prenderà sul serio le tue preoccupazioni, perché i conflitti inutili finiscono per danneggiare entrambe le parti.

Verifica la flessibilità del fornitore

È garantito che nel corso dell’implementazione dell’ERP saranno necessarie delle modifiche. Forse i requisiti devono essere concretizzati o ne sorgono di completamente nuovi. Oppure possono verificarsi problemi imprevisti. Quanto è flessibile il fornitore di ERP?

Dovresti scoprirlo già durante il processo di selezione. Pensaci: come hanno risposto i fornitori ai nostri requisiti, problemi e domande? Sono stati reattivi nei nostri confronti fin dall’inizio o si sono limitati a fare una maldestra promozione commerciale?

Fai domande durante le discussioni preparatorie:

• C’è un incontro per discutere la strategia di implementazione congiunta?
• Come si presenta la pianificazione delle risorse? Di cos’altro ha bisogno il fornitore?
• Cosa succede se le risorse non sono disponibili?
• Il fornitore accetta clausole di uscita o piani di finanziamento flessibili?

Scopri di più: L’implementazione agile dell’ERP ha senso?

Conclusione: una selezione sistematica dell’ERP consente di risparmiare tempo e denaro.

La selezione di un ERP sembra un lavoro molto impegnativo, ed è così. Tuttavia, non esistono scorciatoie. In definitiva, una preparazione coscienziosa ti farà risparmiare più tempo e denaro di quanto ti costi.

Per questo motivo, porta avanti il processo di selezione dell’ERP in modo sistematico e non saltare nessuna delle fasi. Consideralo un investimento per il successo dell’implementazione dell’ERP e quindi per il futuro della tua azienda.