Hai davvero bisogno di un nuovo sistema ERP? Nessun progetto IT è così complesso e di vasta portata come un’implementazione ERP. Ecco perché hai bisogno di buone ragioni per farlo. Devi essere in grado di valutare se e quanto velocemente l’investimento si ripagherà per te.
Per queste decisioni viene spesso calcolato il ritorno sull’investimento (ROI). Ma è davvero l’approccio giusto? In questo articolo ti mostriamo quali sono le considerazioni che depongono a favore di un cambio di fornitore e che bastano poche semplici domande per prendere una decisione.
Il calcolo del ROI di solito non produce un risultato realistico.
Argomenti al posto delle previsioni di ROI
Metti in relazione costi, benefici e tempo e ottieni il ROI come cifra chiave: alla faccia della teoria. Non è sbagliato. Tuttavia, non dovresti basare la tua decisione su di essa. Per due motivi:
In primo luogo, il calcolo del ROI di solito non produce un risultato realistico. I costi di un sistema ERP (”costo totale di proprietà”) possono essere calcolati in modo abbastanza preciso. I benefici, invece, sono impossibili da prevedere.
Come puoi prevedere seriamente per i prossimi anni il fatturato che otterrai semplicemente grazie al passaggio all’ERP? Quanto risparmierai grazie a processi più efficienti o automatizzati in tutta l’azienda?
In secondo luogo, nessuno si imbarca in un progetto così grande come il passaggio all’ERP senza averne bisogno. Quindi, se ci stai pensando, probabilmente stai affrontando delle sfide importanti. Probabilmente è in gioco la redditività futura della tua azienda. A volte anche le banche o gli investitori fanno pressione per modernizzare l’IT.
Invece di una figura chiave, hai bisogno di argomenti strategici e convincenti per la tua decisione. Quali dei seguenti argomenti si applicano alla tua situazione?
Argomento 1: il vecchio ERP non riceve più supporto
Molte soluzioni ERP sono state acquistate alla fine degli anni Novanta. (Curiosità: spesso i sistemi precedenti non sarebbero stati in grado di affrontare il passaggio agli anni 2000). Da allora, il mercato del software si è consolidato notevolmente: Oggi, 25 anni dopo, molti fornitori non esistono più. Oppure il supporto per i vecchi sistemi è stato interrotto.
Molti dei dipendenti IT responsabili del lancio non fanno più parte dell’azienda. Il risultato è che il sistema ERP non è stato mantenuto e sviluppato correttamente per anni.
Argomento 2: Il vecchio ERP manca di importanti funzionalità
Hai dei progetti che il tuo attuale ERP non supporta? 10 o 20 anni fa, quando hai scelto un ERP non avevi in mente i requisiti di oggi. Ora mancano importanti capacità e funzioni. Questo può ostacolare e impedire lo sviluppo della tua azienda. Ad esempio:
- Internazionalizzazione, come il salto negli Stati Uniti o in Cina.
- Diversifica la tua offerta e attingi a nuovi mercati, come quello della mobilità elettrica.
- Introduzione di nuovi modelli di business, come la fatturazione basata sull’utilizzo (modelli as-a-service)
Anche le tecnologie più recenti di solito non possono essere integrate nei sistemi più vecchi. Un esempio attuale è quello delle previsioni e dell’ottimizzazione supportate dall’intelligenza artificiale. Queste tecnologie sono fondamentali per le aziende per rimanere competitive nei prossimi anni.
Leggi anche: Requisiti indispensabili per un ERP per le PMI
Argomento 3: Il vecchio ERP è inflessibile
Fino a 10-20 anni fa, i mercati si sviluppavano a un ritmo prevalentemente lento, soprattutto in settori conservatori come l’ingegneria meccanica. I sistemi informatici di quel periodo riflettono questa situazione. Le configurazioni e i processi vengono creati una volta sola e non possono più essere modificati così facilmente. I dati possono essere utilizzati solo all’interno della soluzione.
Oggi le tecnologie e i mercati si sviluppano rapidamente. Sembra che ogni anno ci sia una nuova crisi. Solo le aziende che reagiscono e si adattano rapidamente sopravvivranno. Il sistema ERP deve essere sufficientemente flessibile e, tra le altre cose, deve permettere di modificare facilmente i processi. Deve essere in grado di integrarsi con il resto del panorama informatico e di scambiare dati con altri sistemi.
Argomento 4: Il vecchio ERP è complicato e richiede molta formazione.
Menu multipli in alto e a sinistra, file di mini-bottoni, deserti di dati in righe e colonne, testo in formato 10… Le origini del software ERP degli anni ’90 sono visibili anche visivamente.
Questo non solo è antiestetico, ma ostacola anche il lavoro. I dipendenti devono cercare i dati. Le informazioni importanti vanno perse. Le funzioni utilizzate di frequente sono difficili da raggiungere. Per il personale sul campo, la manutenzione dei dati tramite dispositivi mobili diventa una prova di pazienza.
I nuovi dipendenti devono essere formati in modo intensivo e hanno bisogno di mesi per abituarsi al sistema. In genere è difficile convincere i più giovani a lavorare con i sistemi dello scorso millennio.
Argomento 5: Il vecchio ERP non supporta l’automazione
L’automazione è ormai una consuetudine nella produzione da decenni. I compiti ripetitivi vengono svolti dalle macchine. E nell’amministrazione? Gli impiegati devono cliccare su ”rilascia” un’infinità di volte al giorno per gli ordini standard, creare prenotazioni e molto altro ancora. Il problema è che l’ERP obsoleto non supporta i processi automatizzati.
In questo modo si spreca molto tempo in lavori di routine non necessari. I dipendenti potrebbero essere occupati in modo molto più utile con altri compiti. Vista la carenza di manodopera qualificata, nessuno può più permettersi questo ”lusso”.
Quando vale la pena passare a un nuovo ERP?
Stai valutando se passare a un nuovo sistema ERP o se quello vecchio ”andrà ancora bene”? Il nostro consiglio: non fare previsioni sul ROI con cifre fittizie. Questo non ti porterà da nessuna parte. Piuttosto, poniti le seguenti domande sulla tua soluzione attuale:
- Il nostro sistema ERP supporta la la crescita dell’azienda e i nostri piani strategici?
- Siamo in grado di fare tutto ciò che serve per avere successo a lungo termine?
- La soluzione ci aiuterà a prepararci alle sfide dei prossimi anni?
Se la risposta è negativa a una di queste domande o se non sei sicuro, allora un nuovo sistema ERP è probabilmente un investimento sensato. Probabilmente si ripagherà in tempi relativamente brevi. Non è possibile calcolarlo nel dettaglio. Ma stiamo osservando una tendenza incoraggiante. Per molto tempo si è pensato che i progetti ERP richiedessero circa 5-7 anni per raggiungere il ROI. Grazie alle maggiori capacità dei moderni ERP, questo tempo si è ridotto in modo significativo. Per i nostri clienti, il passaggio all’ERP si ammortizza solitamente entro 2-3 anni dalla messa in funzione.
Guida pratica: Introduzione di un sistema ERP
Stai pensando di cambiare il tuo sistema ERP? Leggi il nostro white paper gratuito per scoprire come creare una scheda tecnica, selezionare il sistema giusto ed evitare i principali errori durante l’implementazione.
