Definición: ¿Qué es controlar?
El control es una subárea de la gestión empresarial y abarca la planificación, la gestión y el control de todas las áreas de la empresa. Los controladores recopilan, analizan y preparan la información. De este modo, crean una base para las decisiones de gestión. Utilizan comparaciones objetivo/real para controlar continuamente si se han alcanzado los objetivos fijados. En caso de desviaciones, desarrollan medidas para contrarrestarlas.
El controlling moderno también está orientado al futuro. Apoya a la dirección con previsiones y escenarios para la orientación estratégica de la empresa. De este modo, ayuda a asegurar y aumentar el éxito de la empresa a largo plazo.
¿Qué ventajas ofrece el controlling a las empresas?
Crear transparencia
El control permite medir el rendimiento y el éxito de una empresa. Muestra en qué áreas se han alcanzado los objetivos fijados y dónde hay margen de mejora. De este modo, crea transparencia para directivos y empleados.
Decisiones de apoyo
Los controladores preparan la información de forma que los directivos puedan tomar las decisiones correctas. Muestran
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Reconocer los riesgos a tiempo
El control funciona como un sistema de alerta temprana: al comparar constantemente las cifras reales y las previstas, reconoce las desviaciones del plan y los desarrollos indeseables en una fase temprana. Esto permite tomar contramedidas a tiempo, antes de que se produzcan daños.
Optimizar el uso de los recursos
El control ayuda a utilizar eficazmente los recursos disponibles. Revela dónde se malgastan los recursos e identifica posibles ahorros. De este modo, contribuye a aumentar la productividad y reducir los costes.
Conseguir objetivos
El control traduce los objetivos de la empresa en parámetros mensurables y los revisa continuamente. Hace visibles los éxitos y motiva a los empleados para que den lo mejor de sí mismos. De este modo, desempeña un papel clave para que las empresas alcancen sus objetivos a corto y largo plazo.
Garantizar la competitividad
En un entorno de mercado dinámico, el control actúa como una brújula. Permite a las empresas reaccionar rápidamente a los cambios. Esto les permite defender y ampliar sus ventajas competitivas.
Comparación: Controlling operativo y estratégico
El control puede dividirse en dos niveles: control operativo y control estratégico. Ambos son importantes, pero tienen enfoques y horizontes temporales diferentes.
El control operativo se ocupa de la gestión continua de la empresa. Se centra a corto plazo, normalmente en el ejercicio en curso. Sus principales tareas son
- Presupuestación y control de costes
- Comparaciones objetivo/real y análisis de varianza
- Elaboración de informes y suministro de información para la actividad diaria
- Optimización de los procesos y del uso de los recursos
- Asegurar la liquidez y la gestión del capital circulante
El control estratégico, por su parte, tiene un horizonte a largo plazo. Apoya a la dirección de la empresa en su adaptación a los retos futuros. Sus tareas principales son
- Desarrollo y revisión de la estrategia corporativa
- Identificación de oportunidades y riesgos en el entorno empresarial
- Realización de análisis de mercado y de la competencia (por ejemplo, evaluación comparativa)
- Evaluación de inversiones y proyectos
- Creación de planes y escenarios a largo plazo
- Informes estratégicos a la dirección y a los inversores
Mientras que el control operativo tiende a centrarse en el pasado y el presente, el control estratégico mira hacia el futuro. Se trata menos de la pregunta »¿Estamos haciendo las cosas bien?» y más de »¿Estamos haciendo las cosas correctas?».
A pesar de estas diferencias, los dos niveles están estrechamente interrelacionados. El controlling estratégico establece la dirección a largo plazo, que luego es aplicada y supervisada por el controlling operativo. A la inversa, el control operativo proporciona al control estratégico información importante sobre la situación actual de la empresa. En la práctica, los límites suelen ser difusos. Muchos controladores participan por igual en ambas áreas.
Las 5 áreas de responsabilidad del controlling
Planificación
Los controladores elaboran planes para todas las áreas de la empresa, desde las ventas y la producción hasta el personal. Al hacerlo, se aseguran de que los planes sean realistas, coherentes y estén alineados con los objetivos de la empresa.
Sistema de control
Una vez elaborados los planes, hay que gestionar su ejecución. Para ello, los controladores utilizan herramientas como presupuestos, ratios y acuerdos de objetivos. Informan periódicamente a los responsables sobre el grado de consecución de los objetivos y, si es necesario, impulsan medidas correctoras. De este modo, garantizan que la empresa mantenga el rumbo.
Control
Los controladores supervisan continuamente los resultados y los comparan con los planes. Analizan las desviaciones e investigan las causas. El objetivo no es encontrar a los culpables, sino identificar y aprovechar el potencial de mejora. Los conocimientos adquiridos se incorporan a su vez a la planificación.
Suministro de información
Los datos de todas las áreas se recogen, comprueban y resumen en Controlling. Los controladores utilizan estos datos para preparar informes y análisis para las necesidades de los responsables de la toma de decisiones de forma periódica o a petición.
Asesoramiento a la dirección
Los controladores se ven a sí mismos como asesores internos de la dirección. Con su experiencia y visión de conjunto, apoyan a los directivos en cuestiones económicas. Identifican opciones de actuación, evalúan oportunidades y riesgos y hacen recomendaciones. Al hacerlo, mantienen siempre una distancia crítica y no temen decir verdades desagradables.
Métodos y herramientas del control moderno
Cifras clave y KPI
Los indicadores clave de rendimiento se utilizan para que el rendimiento de una empresa sea medible y comparable. Los indicadores clave de rendimiento ( KPI) son fundamentales para el éxito de la empresa. Los controladores definen los KPI adecuados, los recopilan periódicamente y los utilizan con fines de gestión. Qué KPI son relevantes para una empresa depende del sector, el modelo de negocio y los objetivos estratégicos.
Los KPI más utilizados son
- Finanzas: Ventas y crecimiento de las ventas, beneficios (EBIT, EBITDA, beneficio neto), flujo de caja, ratio de fondos propios, días pendientes de pago de los deudores (DSO).
- Clientes: Satisfacción del cliente (NPS, CSAT), tasa de retención de clientes, costes de adquisición de clientes (CAC), valor del cliente (valor de vida del cliente)
- Procesos: Productividad, tiempos de producción, índices de error, fiabilidad de las entregas, utilización de la capacidad
- Empleados: Satisfacción de los empleados, rotación de personal, tasa de enfermedad, horas de formación por empleado
- Proyectos: Cumplimiento de plazos, cumplimiento del presupuesto, utilización de recursos, tasa de reelaboración
- Marketing: cuota de mercado, notoriedad de marca, tasa de conversión, retorno de la inversión en marketing (ROMI)
Informes y cuadros de mando
La elaboración de informes es el arte de proporcionar la información adecuada a las personas adecuadas en el momento oportuno. Los controladores crean informes estandarizados que se preparan de forma diferente según el grupo destinatario. Cada vez son más populares los cuadros de mando interactivos que visualizan claramente las cifras clave y permiten realizar análisis en profundidad.
Presupuestos y previsiones
Los controladores elaboran los presupuestos en consulta con los departamentos especializados y supervisan su cumplimiento. Además, preparan
Análisis de desviaciones
Si hay desviaciones entre las cifras reales y las objetivo, es tarea de los controladores determinar las razones. Para ello, utilizan métodos como el análisis ABC, el análisis causa-efecto o el método de los 5 porqués. El objetivo es identificar los principales factores que influyen y derivar las contramedidas adecuadas.
Herramientas digitales e inteligencia artificial
Además de las herramientas tradicionales, cada vez son más importantes nuevos métodos en el curso de la digitalización: las herramientas de inteligencia empresarial, por ejemplo, permiten procesar y analizar datos de forma automatizada. El análisis predictivo utiliza métodos estadísticos y la IA para prever futuros desarrollos o simular diferentes escenarios futuros.
Desafíos en el control
Garantizar la calidad de los datos
El mayor reto para los controladores es garantizar una alta calidad de los datos. Sólo pueden crear análisis fiables y tomar decisiones bien fundadas a partir de datos correctos, completos y actualizados. Para ello, deben colaborar estrechamente con los departamentos especializados, definir normas de datos claras y supervisar sistemáticamente el mantenimiento de los datos.
Dominar la complejidad
Unternehmen werden immer komplexer – und damit auch das Controlling. Controller müssen in der Lage sein, die vielfältigen Zusammenhänge und Wechselwirkungen zu verstehen und zu managen. Dazu brauchen sie nicht nur fachliche Kompetenz, sondern auch Systemverständnis und analytisches Denkvermögen. Gleichzeitig müssen sie komplexe Sachverhalte einfach und verständlich kommunizieren können. Leistungsfähige IT-Systeme wie Lösungen für ERP, Business Intelligence und Analytics sind eine große Hilfe dabei.
Cooperación interdepartamental
El control no funciona en la proverbial torre de marfil. Depende de una estrecha cooperación con todas las áreas de la empresa. Uno de los retos es conciliar los distintos puntos de vista e intereses. Los controladores deben ser diplomáticos, establecer relaciones y generar confianza. Sólo así podrán desempeñar su papel de asesores internos.
Crear aceptación entre los directivos
Para que el control sea eficaz, necesita la aceptación y el apoyo de la dirección. Al fin y al cabo, tienen que confiar en las cifras y poner en práctica las recomendaciones. Los controladores deben hablar el lenguaje de los directivos y destacar claramente su valor añadido. Debes posicionarte como un socio que quita presión a la dirección y proporciona asesoramiento y apoyo. Un feedback regular puede ayudarte a cumplir mejor las expectativas.
Tendencias futuras: Controlar en la transformación digital
Inteligencia y análisis empresarial
Los volúmenes de datos crecen exponencialmente y son cada vez más complejos. Para obtener información valiosa de ellos, los controladores recurren cada vez más a la inteligencia empresarial (BI) y al análisis. Las herramientas de BI permiten integrar, analizar y visualizar datos de diversas fuentes. Esto permite reconocer patrones, comprender correlaciones y tomar decisiones basadas en datos.
Previsión predictiva con IA
Hasta ahora, las previsiones se han basado sobre todo en datos históricos y métodos estadísticos. La inteligencia artificial (IA) abre aquí nuevas posibilidades. Con la ayuda del aprendizaje automático, se pueden desarrollar modelos de previsión que reconozcan patrones en grandes cantidades de datos y predigan la evolución futura con mayor precisión. Esto convierte la previsión en previsión predictiva.
Automatización de tareas rutinarias
Muchas tareas del control son recurrentes y requieren mucho tiempo, como la recopilación y preparación de datos. La automatización robótica de procesos (RPA) puede automatizar en gran medida estas actividades rutinarias. Esto alivia a los controladores y libera tiempo para análisis y consultoría más exigentes. Al mismo tiempo, aumentan la velocidad y la calidad de los datos.
Control ágil e integrado
Las empresas son cada vez más ágiles y flexibles, y esto debe reflejarse también en el control. Los rígidos presupuestos y planes anuales están siendo complementados o sustituidos por previsiones móviles y presupuestos flexibles. Además,
¿Cuál es la diferencia entre contabilidad, teneduría de libros y control?
La contabilidad, la teneduría de libros y el control son áreas relacionadas que trabajan en estrecha colaboración. Sin embargo, cada una de ellas describe tareas diferentes:
- Rechnungswesen ist der Oberbegriff für die alle Aufgaben rund um die Erfassung, Auswertung und Kommunikation der finanzbezogenen Daten eines Unternehmens. Buchhaltung und Controlling sind Teilbereiche des Rechnungswesens.
- La contabilidad es responsable de la documentación completa de todas las transacciones empresariales. Proporciona los datos para los estados financieros anuales y otros informes, así como para el control.
- Como ya se ha explicado, el controlling revisa y analiza los datos de rendimiento de la empresa. La dirección utiliza los resultados para tomar decisiones y dirigir la empresa.
Aunque la teneduría de libros y la contabilidad son obligatorias por ley, el control es voluntario. Sin embargo, es esencial (salvo para las empresas muy pequeñas) para seguir siendo competitivas.
¿Qué departamento es responsable del control?
El control debe ser un órgano independiente. Debe poder actuar con objetividad y neutralidad para cumplir su función de control y asesoramiento. Por ello, a menudo se sitúa como una unidad de personal directamente dependiente de la dirección.
Carrera en control
¿Cómo te conviertes en controlador?
La mayoría de los controladores han terminado una carrera o formación empresarial, a menudo especializándose en control, finanzas o contabilidad. También se demandan personas que hayan cambiado de carrera, por ejemplo, con conocimientos de informática o matemáticas.
¿Qué habilidades necesita un controlador?
Controlador es un trabajo exigente y requiere una amplia gama de habilidades. He aquí las más importantes:
Experiencia
- Sólidos conocimientos de gestión empresarial, especialmente en contabilidad de costes, contabilidad de balances y finanzas.
- Comprensión de los procesos empresariales y de la industria de la empresa
- Conocimiento de métodos y herramientas de control como presupuestos, previsiones, análisis de cifras clave o informes
- Manejo seguro de herramientas informáticas como sistemas ERP, software de inteligencia empresarial u hojas de cálculo
Capacidad analítica
- Gran capacidad de pensamiento lógico y conceptual
- Capacidad para comprender rápidamente cuestiones complejas y reconocer correlaciones
- Manejo seguro de cifras y datos
- Capacidad para reconocer patrones y sacar conclusiones
- Creatividad en el desarrollo de soluciones
Habilidades comunicativas
- Capacidad para preparar y presentar contenidos complejos de forma comprensible y orientada al grupo destinatario.
- Comportamiento seguro y convincente
- Capacidad de negociación y asertividad
- Cualidades de liderazgo
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