Definition: Was bedeutet ERP?

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und bezeichnet die unternehmensweite Planung und Steuerung aller Ressourcen und Prozesse. Ziel ist es, sämtliche Abläufe zu optimieren und zu harmonisieren – von der Beschaffung über die Produktion bis zum Vertrieb.

Im Kern geht es darum, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit in der richtigen Menge am richtigen Ort verfügbar zu haben. Dazu müssen Informationen aus allen Unternehmensbereichen zusammengeführt, ausgewertet und in Echtzeit bereitgestellt werden. ERP schafft so eine „Single Source of Truth“: eine Datenbasis für fundierte Entscheidungen und effiziente Prozesse.

ERP ist historisch entstanden aus der Produktionsplanung. Heute umfasst es das gesamte Spektrum betrieblicher Funktionen. Es ist sozusagen die zentrale Schaltstelle und das Rückgrat der digitalen Transformation in Unternehmen.

Definition: Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine umfassende Softwarelösung, die alle geschäftsrelevanten Funktionen eines Unternehmens in einer einzigen Anwendung bündelt. Es integriert Daten und Prozesse aus verschiedenen Bereichen wie Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Produktion und Personalwesen. Es ermöglicht die effiziente Steuerung aller Unternehmensressourcen.

Das ERP-System ist meist die wichtigste Anwendung in der betrieblichen IT. Ein Großteil aller Daten fließt hier zusammen und wird von dort aus wiederum anderen Lösungen zur Verfügung gestellt.

Aufbau und Funktionsumfang moderner ERP-Systeme

Modularer Aufbau

ERP-Systeme sind modular aufgebaut, das heißt, sie bestehen aus verschiedenen Bausteinen für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Diese Module sind zwar eigenständig nutzbar, greifen aber nahtlos ineinander. Sie bilden gemeinsam eine integrierte Gesamtlösung.

Je nach Anbieter und Branche können der Zuschnitt und die Bezeichnungen variieren. Die meisten ERP-Systeme decken jedoch folgende Kernfunktionen ab:

Finanzen und Controlling

Das Finanzmodul ist das Herzstück jeder ERP-Lösung. Die ersten ERP-Systeme wurde primär für die Finanzverwaltung entwickelt. Dieses Modul umfasst Funktionen wie Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling. Hier laufen alle finanziellen Transaktionen zusammen, vom Zahlungsverkehr über das Mahnwesen bis zum Jahresabschluss. Auch Planung, Budgetierung und Berichtswesen sind integriert.

Personalwesen (Human Resources)

Im HR-Modul dreht sich alles um den Faktor Mensch: Mitarbeiterstammdaten, Verträge, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Reisekostenmanagement. Teilweise sind Funktionen wie Recruiting, Talentmanagement und Weiterbildung inbegriffen. Ziel ist es, alle personalrelevanten Prozesse effizient zu verwalten.

Beschaffung und Lagerhaltung

Dieses Modul unterstützt den gesamten Beschaffungsprozess, von der Bedarfsplanung über die Lieferantenauswahl bis zur Bestellabwicklung. Es ermöglicht eine transparente Verwaltung von Einkaufspreisen, Rahmenverträgen und Lieferkonditionen. Die Lagerhaltung, inklusive Bestandsführung und Inventur, lässt sich im ERP-System steuern.

Produktion und Fertigung

Das Produktionsmodul ist speziell auf die Anforderungen von Fertigungsunternehmen zugeschnitten. Es hilft bei der Planung, Steuerung und Überwachung der Produktion, inklusive Stücklisten, Arbeitsplänen und Kapazitätsauslastung. Themen wie Qualitätsmanagement, Instandhaltung und Nachkalkulation gehören zum Funktionsumfang.

Vertrieb und Marketing(CRM)

Mit den Modulen für Vertrieb und Marketing soll die Verkaufsseite im Unternehmens unterstützt werden. Darin lassen sich die meisten vertriebsrelevanten Prozesse verwalten, von der Leadgenerierung über die Angebotserstellung bis zum Auftragsmanagement. Auch Funktionen wie Kampagnenmanagement, Kundensegmentierung und Servicemanagement sind oft integriert.

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Erweiterbar

Neben den eigenen Modulen lassen sich ERP-Systeme in der Regel flexibel erweitern. Über Schnittstellen (APIs) kann man weitere Softwarelösungen anbinden, etwa für Dokumentenmanagement, Business Intelligence oder E-Commerce. So kann das System mit den Anforderungen wachsen und sich an neue Gegebenheiten anpassen.

Die Vorteile: Warum ist ein ERP-System wichtig? 

Zentrale Datenhaltung: „Single Source of Truth“

In einem ERP-System werden alle geschäftsrelevanten Daten zentral gespeichert und verwaltet. Statt in Abteilungssilos und Insellösungen verstreut zu sein, sind sie jederzeit und überall verfügbar. Diese „Single Source of Truth“ schafft eine verlässliche Basis für Entscheidungen: Die Daten sind immer vollständig und aktuell. Außerdem sinken die Kosten für die Datenpflege und -haltung. 

Automatisierung von Routineaufgaben

Viele manuelle, zeitraubende Tätigkeiten lassen sich durch ERP-Systeme automatisieren – neuerdings oft unterstützt durch KI-Algorithmen. Beispiele sind die Erstellung von Rechnungen, Mahnungen, Bestellungen und Berichten oder die Verbuchung von Belegen. Auch Datentransfers zwischen Abteilungen erfolgen automatisch. So werden Mitarbeiter entlastet und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

Optimierung von Geschäftsprozessen

ERP-Systeme bilden Geschäftsprozesse durchgängig und abteilungsübergreifend ab. Dadurch werden Schnittstellen und Medienbrüche reduziert und die Abläufe beschleunigt. Gleichzeitig lassen sich Best Practices etablieren und einheitlich im Unternehmen ausrollen – alle Abteilungen arbeiten dann nach denselben, optimalen Prozessen. Auch die Einhaltung von Compliance-Vorgaben wird erleichtert.

Erhöhte Transparenz und verbesserte Entscheidungsgrundlagen

Durch die Integration aller Unternehmensdaten eröffnen ERP-Systeme neue Möglichkeiten für Analyse und Reporting. Kennzahlen wie Umsatz, Kosten oder Durchlaufzeiten lassen sich in Echtzeit auswerten und in aussagekräftigen Dashboards visualisieren. Mithilfe von Predictive Analytics können genauere Prognosen erstellt werden. So werden Engpässe, Abweichungen und Optimierungspotenziale schnell sichtbar und fundierte Entscheidungen möglich.

Kostensenkung und Produktivitätssteigerung

Durch die oben beschriebenen Effekte können Unternehmen ERP-Systeme ihre Kosten senken und ihre Produktivität steigern. Beispiele dafür sind die Automatisierung von Routinen, die Vermeidung von Fehlern und Doppelarbeiten, die Senkung von Lagerbeständen und die Verkürzung von Durchlaufzeiten. Auch der geringere Aufwand für IT-Pflege und -Integration zahlt sich aus.

Vernetzung mit Geschäftspartnern

Über standardisierte Schnittstellen lassen sich Lieferanten, Kunden und Dienstleister direkt an die eigenen Prozesse anbinden. So entstehen durchgängige, medienbruchfreie Abläufe über die gesamte Lieferkette hinweg. Unternehmen sind zunehmend voneinander abhängig. Durch die engere Zusammenarbeit können alle ihre Effizienz, Flexibilität und Qualität erhöhen.

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Wann benötigt ein Unternehmen ein ERP-System?

Ein Unternehmen ist reif für ein ERP-System, wenn es seine Prozesse durchgängig digitalisieren, vernetzen und optimieren will. Dieser Bedarf entsteht in der Regel aus zwei Situationen heraus: 1. Ein Unternehmen wächst und kann die vielen, komplexeren Prozesse nicht mehr ohne eine zentrale Softwarelösung bewältigen. 2. Ein Unternehmen stellt fest, dass sie im Wettbewerb zurückfallen: etwa weil ihre Prozesse ineffizient sind, viele Fehler passieren oder Entscheidungen zu langsam getroffen werden.

ERP-Systeme sind nicht nur für Großunternehmen gedacht, auch wenn sie ursprünglich für diese entwickelt wurden. Auch kleine Betriebe profitieren davon. Mittlerweile findet jedes Unternehmen eine passende Lösung, deren Funktionsumfang und Kosten zu ihm passen.

On-premise vs. Cloud ERP

Wer sich für ein ERP-System entscheidet, steht zwangsläufig vor der Frage: On-premise oder Cloud? Beide Varianten haben ihre Stärken und Einsatzgebiete. Welche die richtige ist, hängt von den individuellen Anforderungen und Rahmenbedingungen ab.

On-premise-ERP

Bei der klassischen On-premise-Variante wird die ERP-Software auf eigenen Servern im Unternehmen betrieben. Das bedeutet: Die Firma kauft Lizenzen, beschafft die nötige Hardware und kümmert sich selbst um Installation, Betrieb und Wartung (oder beauftragt einen Dienstleister). Das erfordert zwar initialen Aufwand und IT-Know-how, bietet aber auch ein Höchstmaß an Kontrolle und Anpassbarkeit.

Vorteile von On-premise-Lösungen:

  • Volle Kontrolle über Daten, Sicherheit und Performance
  • Möglichkeit zur tiefen Integration und Individualisierung
  • Überschaubare laufende Kosten durch einmalige Lizenzgebühren, unabhängig von der Nutzung

Nachteile von On-premise-Lösungen:

  • Hohe Initialkosten für Lizenzen, Hardware und Implementierung
  • Längere Einführungszeiten durch Installation und Customizing vor Ort
  • Kontinuierlicher Aufwand für Betrieb, Wartung und Updates der Systeme
  • Gefahr von Sicherheitslücken und Systemausfällen bei unzureichendem IT-Management
  • Risiko von technologischer Überalterung bei ausbleibenden Investitionen

On-premise-Systeme eignen sich besonders für Unternehmen mit komplexen, spezifischen Anforderungen, hohen Datenvolumen oder besonderen Compliance-Vorgaben. Auch wer langfristig kalkulieren möchte oder bereits über eine leistungsfähige IT-Infrastruktur verfügt, kann von diesem Modell profitieren.

Cloud-ERP

Cloud- oder SaaS-ERP-Systeme werden nicht im Unternehmen, sondern in externen Rechenzentren betrieben. Statt die Software zu kaufen, mietet man sie im Abo-Modell „alles inklusive“ und greift via Internet darauf zu. 

Vorteile von Cloud-ERP-Lösungen:

  • Schnelle Einführung ohne große IT-Investitionen
  • Um Betrieb, Wartung, IT-Sicherheit und Updates kümmert sich der Anbieter
  • Zugriff von überall und einfache Anbindung von externen Systemen und Partnern
  • Transparente, nutzungsabhängige Kosten

Nachteile von Cloud-ERP-Lösungen:

  • Geringere Anpassungsmöglichkeiten als bei On-premise-Systemen
  • Geringere Kontrolle über Daten und Zugriffssicherheit
  • Eventuell langfristig höhere Gesamtkosten bei intensiver Nutzung (abhängig vom Preismodell)
  • Eventuell höherer Aufwand bei der Integration mit bestehenden On-premise-Systemen

Cloud-ERP empfiehlt sich für Unternehmen, die flexibel und schnell starten wollen, ohne selbst IT-Ressourcen aufzubauen. Auch wer Wert auf ständige Aktualität legt, viele andere Cloud-Lösungen nutzt oder weltweit mit Partnern zusammenarbeitet, ist mit der Cloud gut bedient.

Hybride Modelle

Zunehmend setzen sich auch hybride ERP-Modelle durch. Dabei werden On-Premise- und Cloud-Komponenten kombiniert, etwa indem man Kernfunktionen im Haus behält und Randprozesse in die Cloud verlagert. Alternativ können Unternehmen eine Software kaufen und selbst in einer Private Cloud betreiben.

Wie läuft die Auswahl eines ERP-Systems ab?

Wer sich für ein ERP-System entscheidet, wird die Software für die nächsten 10 bis 20 Jahre nutzen. Entsprechend sorgfältig sollte das passende System ausgewählt werden. Folgende Schritte sind notwendig:

Bedarfsanalyse und Anforderungsdefinition

Am Anfang steht die Frage: Was soll das ERP-System leisten? Welche Prozesse soll es unterstützen, welche Probleme lösen? Dazu gilt es, die Ist-Situation zu analysieren, Schwachstellen zu identifizieren und den Soll-Zustand zu definieren. Wichtig ist dabei, alle relevanten Stakeholder einzubeziehen, vom Management über die Fachabteilungen bis zu den Anwender*innen. Die Anforderungen werden in Form eines Lastenhefts zusammengefasst.

Marktüberblick und Longlist

Der ERP-Markt ist vielfältig und unübersichtlich. Um den Überblick zu behalten, empfiehlt sich zunächst eine Marktanalyse. Welche Anbieter gibt es, welche Systeme sind für die eigene Branche relevant? Unabhängige Vergleiche, Referenzen und Anwenderberichte helfen bei der Vorauswahl. Aus allen Anbietern, die potenziell infrage kommen, wird eine sogenannte Longlist erstellt.

Shortlist

Danach erfolgt die Detailbewertung. Die ERP-Systeme müssen unter anderem auf folgende Kriterien untersucht werden:

  • Funktionsumfang und Brancheneignung: Deckt das System alle benötigten Prozesse ab? Gibt es branchenspezifische Funktionen und Best Practices?
  • Technische Architektur und Integrationsfähigkeit: Passt die Technologie in die bestehende IT-Landschaft? Wie lässt sich das System mit anderen Lösungen verknüpfen?
  • Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten: Lässt sich das System an individuelle Anforderungen anpassen? Welche Schnittstellen und Erweiterungsoptionen gibt es?
  • Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz: Ist die Software intuitiv bedienbar? Werden die Anwender*innen bei ihrer täglichen Arbeit optimal unterstützt?
  • Einführungsmethodik und Supportangebot: Welche Unterstützung bietet der Anbieter bei Implementierung, Schulung und Betrieb? Wie schnell und kompetent reagiert der Support?
  • Zukunftsfähigkeit und Investitionssicherheit: Wie ist die Marktposition und Innovationskraft des Anbieters? Welche Roadmap und Entwicklungsperspektiven gibt es?

Die Shortlist enthält anschließend im besten Fall zwei bis drei Kandidaten, die am besten geeignet scheinen. Nach intensiven Gesprächen und Workshops mit den Anbietern kann eine fundierte Entscheidung getroffen werden.

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Erfolgsfaktoren für ERP-Implementierungen

Ist die Entscheidung für ein System gefallen, beginnt die eigentliche Einführung. Damit diese zum Erfolg wird, sind einige Faktoren besonders wichtig:

  • Klare Ziele und Verantwortlichkeiten: Alle Beteiligten müssen wissen, wohin die Reise geht und wer wofür zuständig ist. Ein straff geführtes Projektmanagement ist unverzichtbar.
  • Sorgfältige Prozessanalyse und -optimierung: Bestehende Abläufe sollten vor der Systemeinführung analysiert und optimiert werden. Denn auch die beste Software kann schlechte Prozesse nicht heilen.
  • Schrittweises Vorgehen und realistische Zeitplanung: Besser klein starten und dann skalieren, als alles auf einmal zu wollen. Auch Pufferzeiten für Tests und Nacharbeiten sollten eingeplant werden.
  • Intensive Schulung und Einbeziehung der Anwender*innen: Je besser die Mitarbeiter auf das neue System vorbereitet sind und je mehr sie sich einbringen können, desto höher ist die Akzeptanz und der Projekterfolg.
  • Konsequentes Change Management und Erwartungssteuerung: Ein ERP-Projekt bedeutet Veränderung auf allen Ebenen. Offene Kommunikation, Erwartungsmanagement und Widerstandsbehandlung sind daher essenziell.

Typische Stolpersteine bei der ERP-Einführung

Immer wieder hört man von gescheiterten ERP-Projekten in Unternehmen. Dies liegt allerdings an konkreten Fehlern, die gemacht werden. Dazu gehören:

  • Unklare oder unterschiedliche Ziele, mangelnde Abstimmung zwischen Business und IT
  • Unterschätzte Komplexität und Ressourcenaufwände
  • Überzogene Anforderungen und zu viel Customizing
  • Unzureichendes Datenmanagement und schlechte Datenqualität
  • Mangelnde Anwenderbeteiligung und Schulung
  • Fehlende Prozessorientierung und Übernahme alter Abläufe

Aktuelle Trends bei ERP-Systemen

Neue Technologien, Geschäftsmodelle und Kundenanforderungen treiben die Entwicklung voran, auch bei ERP-Systemen. Viele Trends wie Cloud- und SaaS-Modelle oder mobile Nutzung sind überall zu beobachten und keine Besonderheit mehr. Die folgenden beiden Trends jedoch erweitern die Fähigkeiten und Einsatzbereiche von ERP-Systemen dramatisch:

Künstliche Intelligenz (KI)

Intelligente Algorithmen können bereits bei den verschiedensten Aufgaben unterstützen. Beispiele für KI-Anwendungen in ERP sind:

  • Intelligente Prognosen von Absatz, Cashflow oder Ressourcenbedarf auf Basis historischer Daten und Muster
  • Automatische Klassifizierung und Zuordnung von Belegen mithilfe von Machine Learning
  • Optimierte Produktionsplanung und -steuerung durch simulierte Szenarien und Echtzeitdaten
  • Proaktive Wartung von Maschinen und Anlagen (Predictive Maintenance)
  • Intelligente Chatbots und digitale Assistenten für Auskunfts- und Supportanfragen

Das Potenzial ist enorm und es wird sich erst in den nächsten Jahren zeigen, was alles möglich ist. Unternehmen können damit Prozesse automatisieren, Entscheidungen verbessern, Fehler minimieren und ganz neue Erkenntnisse gewinnen. Voraussetzung ist allerdings eine solide Datenbasis und die nötige Expertise im Umgang mit den Technologien.

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Verknüpfung mit IoT und Big Data (Industrie 4.0)

Durch das Industrial Internet of Things (IIoT) verschmelzen die physische und die digitale Welt zunehmend. Maschinen, Produkte und ganze Fabriken werden intelligent, vernetzt und kommunizieren in Echtzeit miteinander. Über Sensoren und Schnittstellen lassen sich Maschinendaten, Prozessparameter und Qualitätsinformationen nahtlos ins ERP-System einspeisen. Umgekehrt können Steuerungsbefehle direkt an Maschinen und Anlagen übermittelt werden.

Die Folge: ein Echtzeit-Bild der gesamten Wertschöpfungskette, von der Entwicklung über die Produktion bis zur Auslieferung. Unternehmen können damit schneller auf Veränderungen reagieren, Prozesse optimieren und neue datenbasierte Services anbieten. ERP-Systeme entwickeln sich so vom reinen Verwaltungswerkzeug zum Treiber der digitalen Transformation.

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