¿Qué significa cumplimiento?
En las organizaciones, se entiende por cumplimiento la adhesión a la normativa legal, las directrices internas y las normas éticas. Abarca todas las medidas y procesos que garantizan un comportamiento conforme y responsable. El objetivo del cumplimiento es evitar las infracciones legales y las conductas indebidas para minimizar el riesgo de consecuencias legales y pérdidas económicas.
Cumplimiento: Definición
Traducido literalmente, el término cumplimiento significa adhesión, observancia o cumplimiento. Deriva del verbo inglés »to comply» – seguir, adherirse, someterse. En el contexto empresarial, cumplimiento significa observar todas las leyes, reglamentos y principios éticos aplicables .
Por tanto, el término describe las acciones cumplidoras y conscientes de una organización y sus empleados. Las decisiones no sólo deben ser legalmente correctas, sino también moralmente justificables.
Importante aquí:
Aunque el cumplimiento legal es de gran importancia, el ámbito de la responsabilidad abarca mucho más que el simple cumplimiento de las obligaciones legales. Más bien, el cumplimiento representa un sistema global de normas y comportamientos con los que una empresa salvaguarda su integridad. Las pautas a las que hay que atenerse no tienen por qué estar impuestas por la ley. También pueden ser normas que una empresa ha definido para sí misma de forma voluntaria.
Cumplimiento: importancia para las organizaciones
En el mundo empresarial actual, el cumplimiento de la normativa tiene una importancia estratégica fundamental. En los últimos años, los mercados globales y las cadenas de suministro internacionales han hecho que las empresas estén sujetas a un mayor número de requisitos legales que nunca. Al mismo tiempo, los clientes y los inversores esperan hoy que las empresas actúen de forma ética y sostenible.
Las infracciones de los requisitos de cumplimiento pueden tener consecuencias importantes, por ejemplo
- Procedimientos judiciales
- Multas y penas de prisión
- Reclamaciones por daños y perjuicios
- Restricciones a las actividades empresariales
- Daños a la reputación
El cumplimiento practicado, por otra parte, contribuye significativamente a la protección de una empresa y de sus empleados. Al crear transparencia, refuerza la confianza de los socios comerciales y del público. Esto se debe a que demuestra que una organización asume su responsabilidad y actúa de forma fiable.
Como el cumplimiento minimiza los riesgos, contribuye significativamente a la estabilidad a largo plazo de una empresa. Esto, a su vez, lo convierte en un factor competitivo decisivo.
¿En qué normativa se basa el cumplimiento?
| Reglamento | Ejemplos | Objetivo de cumplimiento |
| Requisitos legales | Código de Comercio (HGB), leyes de protección de datos (GDPR, BDSG), derecho laboral y medioambiental, derecho de la competencia, derecho de protección del consumidor y mucho más. | Crear seguridad jurídica y prevenir las violaciones de la ley |
| Requisitos oficiales y reglamentarios | Requisitos de las autoridades medioambientales y sanitarias, el BaFin y la Comisión Europea | Cumplimiento de los requisitos y normas específicos del sector |
| Directrices internas de la empresa | Código de conducta, contratos de trabajo, directrices anticorrupción y de contratación pública | Especificación de los requisitos legales y control de los procesos internos |
| Principios éticos y valores corporativos | Equidad, sostenibilidad, respeto al medio ambiente, transparencia | Promover un comportamiento responsable más allá de las obligaciones legales |
| Obligaciones contractuales | Contratos con proveedores y clientes, acuerdos de confidencialidad, normas de calidad | Cumplimiento de las obligaciones acordadas contractualmente |
| Normas específicas del sector y normas internacionales | Normas ISO, Pacto Mundial de la ONU, directrices de la OCDE | Orientación hacia principios y buenas prácticas reconocidos internacionalmente |
¿Qué es un sistema de gestión del cumplimiento (SGC)?
Al contrario de lo que podría sugerir su nombre, un sistema de gestión del cumplimiento no es una solución de software. En su lugar, el término se refiere al concepto global con el que una empresa cumple todas las leyes y directrices pertinentes.
El SGC es una combinación de diferentes medidas, herramientas y procesos que forman la columna vertebral organizativa del trabajo de cumplimiento. Por ejemplo, define quién es responsable de qué tareas y qué hay que hacer en caso de infracción. El objetivo es reconocer los riesgos de forma fiable y crear así la máxima seguridad.
Los componentes más importantes de un CMS son
- un análisis de riesgos para identificar las zonas especialmente vulnerables
- Directrices y códigos de conducta que describen las normas y valores de la empresa
- Procedimientos y procesos que determinan las acciones diarias
- Formación y comunicación abierta para sensibilizar sobre el cumplimiento en toda la empresa
- Mecanismos de supervisión como auditorías y controles internos
- un sistema de denuncia que los empleados puedan utilizar para denunciar infracciones de forma anónima
Sin embargo, incluso el mejor sistema de gestión del cumplimiento sirve de poco si no se practica activamente. Por eso es especialmente importante que los directivos den buen ejemplo y establezcan una sólida cultura de cumplimiento. En una cultura así, el cumplimiento no se considera una necesidad molesta, sino que se integra en la vida laboral cotidiana como algo natural.
Igual de importante es considerar el SGC como un proceso de mejora continua. Las empresas deben revisar periódicamente sus normas y procedimientos, adaptarlos a los nuevos requisitos legales y aprender de los casos anteriores.
Es bueno saberlo: Según una sentencia del Tribunal Regional Superior de Núremberg de 30 de marzo de 2022 , todos los directores gerentes de una GmbH deben crear un CMS. Esto también se aplica a las pequeñas y medianas empresas. Esto se debe a que el director gerente es personalmente responsable en caso de que los empleados incurran en faltas graves debido a la falta de un concepto de cumplimiento.
¿Quién es responsable del cumplimiento?
En principio, todos los empleados contribuyen a garantizar el cumplimiento de las leyes y directrices. No obstante, existen diferentes funciones, cada una con sus propias tareas y responsabilidades.
La dirección de la empresa
La dirección asume la responsabilidad general del cumplimiento de todas las directrices. Establece la dirección estratégica y proporciona los recursos necesarios. También marca la pauta desde arriba a través de su comunicación: sólo si la alta dirección da un ejemplo creíble de cumplimiento, los trabajadores se tomarán en serio los requisitos.
Departamento de cumplimiento
El responsable de cumplimiento o departamento de cumplimiento desempeña un papel operativo central. Este departamento es responsable de la aplicación, supervisión y desarrollo ulterior de las estructuras de cumplimiento. Sus tareas incluyen, entre otras cosas
- la identificación y evaluación de los riesgos de cumplimiento
- el desarrollo de directrices y conceptos de formación
- Asesoramiento a directivos y empleados
- la investigación y documentación de posibles infracciones
Gestores
Los jefes de equipo y de departamento también desempeñan un papel crucial. Al aplicar las normas especificadas en el día a día, dan buen ejemplo a sus colegas. También son responsables de que sus empleados conozcan y apliquen las normas.
Empleados
Todos los empleados forman parte de la cultura de cumplimiento. Deben actuar de acuerdo con la normativa aplicable y asumir su responsabilidad en caso de sospecha, por ejemplo, utilizando un sistema de notificación o denuncia.
Gestión del cumplimiento: las herramientas informáticas más importantes
Para garantizar que el cumplimiento se aplica de la forma más eficaz posible, se recomienda utilizar soluciones informáticas especializadas. Las siguientes herramientas facilitan a las empresas el cumplimiento de las normas:
| Software de gestión del cumplimiento | Se utiliza para el control y seguimiento centralizados de todas las actividades de cumplimiento. |
| Herramientas de gestión de riesgos | Apoyo en la identificación, evaluación y seguimiento de los riesgos de cumplimiento. |
| Sistemas de denuncia | Ofrece a los empleados una forma anónima de denunciar infracciones o casos sospechosos. |
| Software de auditoría y control | Apoya las auditorías internas y externas mediante mecanismos de control automatizados y documenta los resultados. |
| Plataformas de formación y e-learning | Sirve para sensibilizar a los empleados y directivos sobre cuestiones de cumplimiento mediante formación interactiva. |
¿Qué importancia tiene un sistema ERP para la gestión del cumplimiento?
Una solución ERP también desempeña un papel importante en el trabajo de cumplimiento. Al mapear de forma transparente casi todos los procesos empresariales y crear una base de datos central, los procesos pueden organizarse de forma rastreable y auditable.
Además, los sistemas ERP permiten
- Comprobaciones automatizadas, por ejemplo, al autorizar pagos o pedidos,
- el uso de conceptos de autorización para proteger la información sensible,
- documentación sin fisuras de las transacciones y
- el registro de una pista de auditoría ERP.
Además, las soluciones ERP suelen poder ampliarse con módulos de gestión de riesgos y gestión de documentos. Esto permite a las empresas integrar el cumplimiento de las directrices directamente en sus flujos de trabajo.
Ejemplo de aplicación: CML Europe GmbH
Con la introducción del sistema ERP APplus, CML Europe puede cumplir mucho más fácilmente las normas industriales y de procesos, por ejemplo, los requisitos de la norma ISO 9001. La estandarización de los procesos garantiza procedimientos claramente definidos que pueden verificarse en cualquier momento. Gracias a la solución IMS complementaria, el especialista en electrónica también puede documentar exhaustivamente todos los procesos y presentar los datos inmediatamente para certificaciones o auditorías.
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