Cosa significa conformità?
Nelle organizzazioni, per compliance si intende l’adesione a regolamenti legali, linee guida interne e standard etici. Comprende tutte le misure e i processi che garantiscono un comportamento conforme e responsabile. L’obiettivo della compliance è prevenire le violazioni legali e i comportamenti scorretti per ridurre al minimo il rischio di conseguenze legali e perdite finanziarie.
Conformità: definizione
Tradotto letteralmente, il termine compliance significa adesione, osservanza o adempimento. Deriva dal verbo inglese ”to comply” – seguire, aderire, sottomettersi. Nel contesto aziendale, compliance significa osservare tutte le leggi, i regolamenti e i principi etici applicabili .
Il termine descrive quindi le azioni conformi e coscienziose di un’organizzazione e dei suoi dipendenti. Le decisioni non devono essere solo legalmente corrette, ma anche moralmente giustificabili.
Importante qui:
Anche se la conformità legale è di grande importanza, il campo della responsabilità comprende molto di più del semplice rispetto degli obblighi legali. La compliance è piuttosto un sistema completo di regole e comportamenti con cui un’azienda salvaguarda la propria integrità. Le linee guida da rispettare non devono necessariamente essere imposte dalla legge. Possono anche essere regole che un’azienda ha definito su base volontaria.
Conformità: importanza per le organizzazioni
Nel mondo aziendale di oggi, la conformità normativa è di importanza strategica centrale. Negli ultimi anni, i mercati globali e le catene di fornitura internazionali hanno fatto sì che le aziende siano soggette a un numero maggiore di requisiti legali rispetto al passato. Allo stesso tempo, clienti e investitori si aspettano che le aziende agiscano in modo etico e sostenibile.
Le violazioni dei requisiti di conformità possono avere conseguenze significative, ad es:
- Procedimenti legali
- Multe e pene detentive
- Richieste di risarcimento danni
- Restrizioni alle attività commerciali
- Danno reputazionale
La compliance praticata, invece, contribuisce in modo significativo alla protezione di un’azienda e dei suoi dipendenti. Creando trasparenza, rafforza la fiducia dei partner commerciali e del pubblico. Questo perché dimostra che un’organizzazione si assume la responsabilità e agisce in modo affidabile.
Poiché la compliance riduce al minimo i rischi, contribuisce in modo significativo alla stabilità a lungo termine di un’azienda. Questo, a sua volta, la rende un fattore competitivo decisivo.
Su quali norme si basa la conformità?
| Regolamento | Esempi | Obiettivo di conformità |
| Requisiti legali | Codice commerciale (HGB), leggi sulla protezione dei dati (GDPR, BDSG), diritto del lavoro e dell’ambiente, diritto della concorrenza, diritto della protezione dei consumatori e molto altro ancora. | Creare la certezza del diritto e prevenire le violazioni della legge. |
| Requisiti ufficiali e normativi | Requisiti delle autorità ambientali e sanitarie, della BaFin e della Commissione Europea | Conformità ai requisiti e agli standard specifici del settore |
| Linee guida interne all’azienda | Codice di condotta, contratti di lavoro, linee guida anticorruzione e appalti. | Specificazione dei requisiti legali e controllo dei processi interni |
| Principi etici e valori aziendali | Equità, sostenibilità, rispetto dell’ambiente, trasparenza | Promuovere un comportamento responsabile al di là degli obblighi legali |
| Obblighi contrattuali | Contratti con fornitori e clienti, accordi di non divulgazione, standard di qualità. | Rispetto degli obblighi contrattuali |
| Standard specifici del settore e norme internazionali | Standard ISO, Global Compact delle Nazioni Unite, linee guida dell’OCSE | Orientamento ai principi e alle migliori pratiche riconosciute a livello internazionale |
Che cos’è un sistema di gestione della conformità (CMS)?
Contrariamente a quanto potrebbe suggerire il nome, un sistema di gestione della conformità non è una soluzione software. Il termine si riferisce invece al concetto generale con cui un’azienda rispetta tutte le leggi e le linee guida pertinenti.
Il CMS è una combinazione di misure, strumenti e processi diversi che costituiscono la spina dorsale organizzativa del lavoro di conformità. Ad esempio, definisce chi è responsabile di quali compiti e cosa si deve fare in caso di violazione. L’obiettivo è riconoscere in modo affidabile i rischi e creare così la massima sicurezza.
I componenti più importanti di un CMS sono
- un’analisi dei rischi per identificare le aree particolarmente vulnerabili
- Linee guida e codici di condotta che descrivono le regole e i valori dell’azienda.
- Procedure e processi che determinano le azioni quotidiane
- Formazione e comunicazione aperta per aumentare la consapevolezza della conformità in tutta l’azienda.
- Meccanismi di monitoraggio come audit e controlli interni
- un sistema di segnalazione che i dipendenti possono utilizzare per segnalare le violazioni in modo anonimo
Tuttavia, anche il miglior sistema di gestione della compliance è di scarsa utilità se non viene praticato attivamente. È quindi particolarmente importante che i manager diano il buon esempio e creino una forte cultura della compliance. In una cultura di questo tipo, la compliance non è vista come una fastidiosa necessità, ma è integrata nella vita lavorativa quotidiana come una cosa ovvia.
È altrettanto importante considerare il CMS come un processo di miglioramento continuo. Le aziende devono rivedere regolarmente le proprie regole e procedure, adattarle ai nuovi requisiti legali e imparare dai casi precedenti.
Buono a sapersi: Secondo una sentenza del Tribunale Regionale Superiore di Norimberga del 30 marzo 2022 , tutti gli amministratori delegati di una GmbH devono creare un CMS. Questo vale anche per le piccole e medie imprese. Questo perché l’amministratore delegato è personalmente responsabile nel caso in cui i dipendenti commettano gravi scorrettezze a causa della mancanza di un concetto di compliance.
Chi è responsabile della conformità?
In linea di principio, tutti i dipendenti contribuiscono a garantire il rispetto delle leggi e delle linee guida. Tuttavia, esistono ruoli diversi, ognuno con i propri compiti e responsabilità.
La gestione dell’azienda
La direzione ha la responsabilità generale del rispetto di tutte le linee guida. Stabilisce la direzione strategica e fornisce le risorse necessarie. Inoltre, attraverso la sua comunicazione, dà il tono giusto all’azienda: solo se il top management dà un esempio credibile di conformità, i requisiti saranno presi sul serio dai dipendenti.
Dipartimento di conformità
Il responsabile della compliance o il dipartimento di compliance svolge un ruolo operativo centrale. Questo dipartimento è responsabile dell’implementazione, del monitoraggio e dell’ulteriore sviluppo delle strutture di compliance. I suoi compiti comprendono, tra l’altro
- l’identificazione e la valutazione dei rischi di conformità
- lo sviluppo di linee guida e concetti di formazione
- Consulenza a manager e dipendenti
- l’indagine e la documentazione di possibili violazioni
Dirigenti
Anche i capi squadra e i capi reparto svolgono un ruolo fondamentale. Mettendo in pratica le regole specificate nell’attività quotidiana, danno il buon esempio ai loro colleghi. Inoltre, hanno la responsabilità di assicurarsi che i loro dipendenti conoscano e applichino le regole.
Dipendenti
Tutti i dipendenti fanno parte della cultura della compliance. Devono agire in conformità alle normative vigenti e assumersi la responsabilità in caso di sospetto, ad esempio utilizzando un sistema di segnalazione o di whistleblowing.
Gestione della conformità: gli strumenti software più importanti
Per garantire che la conformità sia implementata nel modo più efficiente possibile, si raccomanda l’uso di soluzioni software specializzate. I seguenti strumenti rendono più facile per le aziende rispettare le regole:
| Software di gestione della conformità | Utilizzato per il controllo e il monitoraggio centralizzato di tutte le attività di conformità. |
| Strumenti di gestione del rischio | Supporto nell’identificazione, valutazione e monitoraggio dei rischi di conformità. |
| Sistemi di whistleblower | Offri ai dipendenti un modo anonimo per segnalare violazioni o casi sospetti. |
| Software di verifica e controllo | Supporta gli audit interni ed esterni attraverso meccanismi di controllo automatizzati e documenta i risultati. |
| Piattaforme di formazione ed e-learning | Sensibilizzare i dipendenti e i manager sulle questioni di conformità attraverso una formazione interattiva. |
Quanto è importante un sistema ERP per la gestione della compliance?
Una soluzione ERP svolge un ruolo importante anche nel lavoro di conformità. Dato che mappa in modo trasparente quasi tutti i processi aziendali e crea un database centrale, i processi possono essere organizzati in modo tracciabile e verificabile.
Inoltre, i sistemi ERP consentono
- Controlli automatici, ad esempio quando si autorizzano pagamenti o ordini,
- l’uso di concetti di autorizzazione per proteggere le informazioni sensibili,
- documentazione completa delle transazioni e
- la registrazione di un audit trail ERP.
Inoltre, le soluzioni ERP possono solitamente essere ampliate con moduli di gestione del rischio e di gestione dei documenti. In questo modo le aziende possono integrare la conformità alle linee guida direttamente nei loro flussi di lavoro.
Esempio di applicazione: CML Europe GmbH
Con l’introduzione del sistema ERP APplus, CML Europe è in grado di conformarsi molto più facilmente agli standard industriali e di processo, come ad esempio i requisiti della norma ISO 9001. La standardizzazione dei processi garantisce procedure chiaramente definite che possono essere verificate in qualsiasi momento. Grazie alla soluzione IMS supplementare, l’azienda specializzata in elettronica è anche in grado di documentare tutti i processi in modo completo e di presentare immediatamente i dati per le certificazioni o gli audit.
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