Co oznacza zgodność?
W organizacjach zgodność jest rozumiana jako przestrzeganie przepisów prawnych, wewnętrznych wytycznych i standardów etycznych. Obejmuje on wszystkie środki i procesy, które zapewniają zgodne i odpowiedzialne zachowanie. Celem compliance jest zapobieganie naruszeniom prawa i niewłaściwemu postępowaniu w celu zminimalizowania ryzyka konsekwencji prawnych i strat finansowych.
Zgodność: definicja
W dosłownym tłumaczeniu termin ” zgodność” oznacza przestrzeganie, przestrzeganie lub wypełnianie. Pochodzi od angielskiego czasownika ”to comply” – przestrzegać, stosować się, podporządkowywać się. W kontekście korporacyjnym zgodność oznacza przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów prawa, regulacji i zasad etycznych .
Termin ten opisuje zatem zgodne z przepisami i sumieniem działania organizacji i jej pracowników. Decyzje powinny być nie tylko zgodne z prawem, ale także moralnie uzasadnione.
Ważne tutaj:
Chociaż zgodność z prawem ma ogromne znaczenie, obszar odpowiedzialności obejmuje znacznie więcej niż tylko przestrzeganie zobowiązań prawnych. Zgodność oznacza raczej kompleksowy system zasad i zachowań, za pomocą których firma chroni swoją integralność. Wytyczne, których należy przestrzegać, niekoniecznie muszą być narzucone przez prawo. Mogą to być również zasady, które firma zdefiniowała dla siebie dobrowolnie.
Zgodność z przepisami: znaczenie dla organizacji
W dzisiejszym świecie korporacyjnym zgodność z przepisami ma kluczowe znaczenie strategiczne. W ostatnich latach globalne rynki i międzynarodowe łańcuchy dostaw doprowadziły do tego, że firmy podlegają większej liczbie wymogów prawnych niż kiedykolwiek wcześniej. Jednocześnie klienci i inwestorzy oczekują dziś od firm działania w sposób etyczny i zrównoważony.
Naruszenie wymogów zgodności może mieć znaczące konsekwencje, np:
- Postępowanie sądowe
- Grzywny i kary pozbawienia wolności
- Roszczenia o odszkodowanie
- Ograniczenia dotyczące działalności gospodarczej
- Szkody dla reputacji
Z drugiej strony, przestrzeganie przepisów w praktyce znacząco przyczynia się do ochrony firmy i jej pracowników. Tworząc przejrzystość, wzmacnia zaufanie partnerów biznesowych i opinii publicznej. Pokazuje bowiem, że organizacja bierze na siebie odpowiedzialność i działa rzetelnie.
Ponieważ zgodność z przepisami minimalizuje ryzyko, w znacznym stopniu przyczynia się do długoterminowej stabilności firmy. To z kolei sprawia, że jest to decydujący czynnik konkurencyjności.
Na jakich przepisach opiera się zgodność?
| Rozporządzenie | Przykłady | Cel zgodności |
| Wymogi prawne | Kodeks handlowy (HGB), przepisy dotyczące ochrony danych (RODO, BDSG), prawo pracy i ochrony środowiska, prawo konkurencji, prawo ochrony konsumentów i wiele innych. | Tworzenie pewności prawnej i zapobieganie naruszeniom prawa |
| Wymogi urzędowe i regulacyjne | Wymogi organów ds. ochrony środowiska i zdrowia, BaFin i Komisji Europejskiej | Zgodność z wymaganiami i standardami branżowymi |
| Wewnętrzne wytyczne firmy | Kodeks postępowania, umowy o pracę, wytyczne antykorupcyjne i dotyczące zamówień publicznych | Specyfikacja wymogów prawnych i kontrola procesów wewnętrznych |
| Zasady etyczne i wartości korporacyjne | Uczciwość, zrównoważony rozwój, przyjazność dla środowiska, przejrzystość | Promowanie odpowiedzialnego zachowania wykraczającego poza zobowiązania prawne |
| Zobowiązania umowne | Umowy z dostawcami i klientami, umowy o zachowaniu poufności, standardy jakości | Zgodność ze zobowiązaniami umownymi |
| Standardy branżowe i normy międzynarodowe | Normy ISO, inicjatywa ONZ Global Compact, wytyczne OECD | Orientacja na uznane międzynarodowo zasady i najlepsze praktyki |
Czym jest system zarządzania zgodnością (CMS)?
Wbrew temu, co mogłaby sugerować nazwa, system zarządzania zgodnością nie jest rozwiązaniem programowym. Zamiast tego termin ten odnosi się do ogólnej koncepcji, zgodnie z którą firma przestrzega wszystkich odpowiednich przepisów i wytycznych.
CMS to połączenie różnych środków, narzędzi i procesów, które tworzą organizacyjny szkielet pracy nad zgodnością. Określa na przykład, kto jest odpowiedzialny za jakie zadania i co należy zrobić w przypadku naruszenia. Celem jest niezawodne rozpoznaw anie zagrożeń, a tym samym zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa.
Najważniejsze komponenty CMS obejmują
- analiza ryzyka w celu zidentyfikowania szczególnie wrażliwych obszarów
- Wytyczne i kodeksy postępowania opisujące zasady i wartości firmy
- Procedury i procesy określające codzienne działania
- Szkolenia i otwarta komunikacja w celu podniesienia świadomości zgodności w całej firmie.
- Mechanizmy monitorowania, takie jak audyty i kontrole wewnętrzne
- system raportowania, za pomocą którego pracownicy mogą anonimowo zgłaszać naruszenia
Jednak nawet najlepszy system zarządzania zgodnością jest mało przydatny, jeśli nie jest aktywnie praktykowany. Dlatego szczególnie ważne jest, aby menedżerowie dawali dobry przykład i tworzyli silną kulturę zgodności. W takiej kulturze zgodność nie jest postrzegana jako irytująca konieczność, ale jest zintegrowana z codziennym życiem zawodowym jako rzecz oczywista.
Równie ważne jest postrzeganie CMS jako procesu ciągłego doskonalenia. Firmy muszą regularnie weryfikować swoje zasady i procedury, dostosowywać je do nowych wymogów prawnych i wyciągać wnioski z poprzednich przypadków.
Warto wiedzieć: Zgodnie z orzeczeniem Wyższego Sądu Krajowego w Norymberdze z dnia 30 marca 2022 r. wszyscy dyrektorzy zarządzający GmbH muszą założyć CMS. Dotyczy to również małych i średnich przedsiębiorstw. Wynika to z faktu, że dyrektor zarządzający ponosi osobistą odpowiedzialność w przypadku, gdy pracownicy popełnią poważne wykroczenie z powodu braku koncepcji zgodności.
Kto jest odpowiedzialny za zgodność?
Zasadniczo wszyscy pracownicy przyczyniają się do zapewnienia przestrzegania przepisów i wytycznych. Niemniej jednak istnieją różne role, każda z własnymi zadaniami i obowiązkami.
Kierownictwo firmy
Kierownictwo ponosi ogólną odpowiedzialność za zgodność ze wszystkimi wytycznymi. Wyznacza kierunek strategiczny i zapewnia niezbędne zasoby. Wyznacza również ton z góry poprzez swoją komunikację: tylko wtedy, gdy najwyższe kierownictwo daje wiarygodny przykład zgodności, wymagania będą traktowane poważnie przez pracowników.
Dział zgodności
Specjalista ds. zgodności lub dział ds. zgodności odgrywa centralną rolę operacyjną. Dział ten jest odpowiedzialny za wdrażanie, monitorowanie i dalszy rozwój struktur zgodności. Jego zadania obejmują między innymi
- identyfikacja i ocena ryzyka braku zgodności
- opracowanie wytycznych i koncepcji szkoleniowych
- Doradztwo dla menedżerów i pracowników
- dochodzenie i dokumentowanie możliwych naruszeń
Menedżerowie
Kluczową rolę odgrywają również kierownicy zespołów i działów. Wdrażając określone zasady w codziennej działalności, dają oni dobry przykład swoim współpracownikom. Są oni również odpowiedzialni za zapewnienie, że ich pracownicy znają i stosują zasady.
Pracownicy
Wszyscy pracownicy są częścią kultury zgodności. Muszą oni działać zgodnie z obowiązującymi przepisami i brać na siebie odpowiedzialność w przypadku podejrzeń – na przykład poprzez korzystanie z systemu raportowania lub zgłaszania nieprawidłowości.
Zarządzanie zgodnością: najważniejsze narzędzia programowe
Aby zapewnić, że zgodność jest wdrażana tak skutecznie, jak to możliwe, zaleca się stosowanie specjalistycznego oprogramowania. Poniższe narzędzia ułatwiają firmom przestrzeganie przepisów:
| Oprogramowanie do zarządzania zgodnością | Służy do scentralizowanej kontroli i monitorowania wszystkich działań związanych ze zgodnością. |
| Narzędzia do zarządzania ryzykiem | Wsparcie w identyfikacji, ocenie i monitorowaniu ryzyka braku zgodności. |
| Systemy informowania o nieprawidłowościach | Zaoferuj pracownikom anonimowy sposób zgłaszania naruszeń lub podejrzeń. |
| Oprogramowanie do audytu i kontroli | Wspiera wewnętrzne i zewnętrzne audyty poprzez zautomatyzowane mechanizmy kontroli i dokumentuje wyniki. |
| Platformy szkoleniowe i e-learningowe | Uwrażliwianie pracowników i menedżerów na kwestie zgodności poprzez interaktywne szkolenia. |
Jak ważny jest system ERP dla zarządzania zgodnością?
Rozwiązanie ERP odgrywa również ważną rolę w zapewnieniu zgodności z przepisami. Ponieważ w przejrzysty sposób mapuje prawie wszystkie procesy biznesowe i tworzy centralną bazę danych, procesy mogą być zorganizowane w sposób identyfikowalny i możliwy do skontrolowania.
Ponadto systemy ERP umożliwiają
- Zautomatyzowane kontrole, np. podczas autoryzacji płatności lub zamówień,
- wykorzystanie koncepcji autoryzacji w celu ochrony poufnych informacji,
- płynna dokumentacja transakcji i
- rejestrowanie ścieżki audytu ERP.
Ponadto, rozwiązania ERP można zazwyczaj rozszerzyć o moduły zarządzania ryzykiem i zarządzania dokumentami. Pozwala to firmom zintegrować zgodność z wytycznymi bezpośrednio z ich przepływami pracy.
Przykład zastosowania: CML Europe GmbH
Wprowadzając system ERP APplus, CML Europe może znacznie łatwiej spełniać standardy branżowe i procesowe – na przykład wymagania normy ISO 9001. Standaryzacja procesów zapewnia jasno określone procedury , które można zweryfikować w dowolnym momencie. Dzięki dodatkowemu rozwiązaniu IMS, specjalista w dziedzinie elektroniki jest również w stanie kompleksowo dokumentować wszystkie procesy i natychmiast prezentować dane do certyfikacji lub audytów.
Przeczytaj pełne studium przypadku
Webinar: Zarządzanie audytami w celu zapewnienia bezpiecznej zgodności
Zgodność z przepisami zaczyna się od przejrzystości. Z tego nagrania webinarium dowiesz się, jak wykorzystywać audyty do systematycznego zarządzania odchyleniami i niezawodnego wdrażania wymogów regulacyjnych.
