Was bedeutet Compliance?
In Organisationen ist unter Compliance die Einhaltung von Rechtsvorschriften, internen Richtlinien und ethischen Standards zu verstehen. Sie umfasst alle Maßnahmen und Prozesse, die regelkonformes und verantwortungsbewusstes Handeln sicherstellen. Ziel der Compliance ist es, gesetzliche Verstöße und Fehlverhalten zu verhindern, um das Risiko rechtlicher Konsequenzen und finanzieller Schäden zu minimieren.
Compliance: Definition
Wörtlich übersetzt bedeutet der Begriff Compliance auf Deutsch so viel wie Einhaltung, Beachtung oder auch Erfüllung. Er stammt vom englischen Verb „to comply“ – befolgen, einhalten, sich fügen – ab. Im Unternehmenskontext ist mit Compliance das Beachten aller geltenden Gesetze, Vorschriften und ethischen Grundsätze gemeint.
Der Terminus beschreibt also das regelkonforme und gewissenhafte Handeln einer Organisation und deren Mitarbeitenden. Entscheidungen sollen nicht nur rechtlich korrekt, sondern auch moralisch vertretbar sein.
Wichtig dabei:
Auch wenn die rechtliche Compliance einen großen Stellenwert einnimmt, umfasst das Aufgabenfeld deutlich mehr als nur das Befolgen juristischer Pflichten. Vielmehr steht Compliance für ein umfassendes System aus Regeln und Verhaltensweisen, mit denen ein Unternehmen seine Integrität wahrt. Die einzuhaltenden Richtlinien müssen dabei nicht unbedingt gesetzlich auferlegt sein. Es kann sich auch um Vorschriften handeln, die ein Unternehmen auf freiwilliger Basis für sich selbst festgelegt hat.
Compliance: Bedeutung für Organisationen
In der heutigen Unternehmenswelt ist regulatorische Compliance von zentraler strategischer Bedeutung. Globale Märkte und internationale Lieferketten haben in den letzten Jahren dazu geführt, dass Unternehmen mehr denn je einer Vielzahl gesetzlicher Anforderungen unterliegen. Gleichzeitig erwarten Kund*innen und Investoren heutzutage, dass Unternehmen ethisch und nachhaltig handeln.
Verstöße gegen Compliance-Vorgaben können erhebliche Folgen haben, z. B.:
- Gerichtsverfahren
- Geld- und Freiheitsstrafen
- Schadensersatzforderungen
- Einschränkungen der Geschäftstätigkeit
- Reputationsschäden
Gelebte Compliance hingegen trägt wesentlich zum Schutz eines Unternehmens und dessen Mitarbeitenden bei. Indem sie Transparenz schafft, stärkt sie das Vertrauen von Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit. Denn sie zeigt, dass eine Organisation Verantwortung übernimmt und verlässlich handelt.
Da Compliance Risiken mindert, trägt sie maßgeblich zur langfristigen Stabilität eines Unternehmens bei. Damit stellt sie wiederum einen entscheidenden Wettbewerbsfaktor dar.
Auf welchen Vorschriften beruht Compliance?
| Vorschrift | Beispiele | Compliance-Ziel |
| Gesetzliche Vorgaben | Handelsgesetzbuch (HGB), Datenschutzgesetze (DSGVO, BDSG), Arbeits- und Umweltrecht, Wettbewerbsrecht, Verbraucherschutzgesetz uvm. | Rechtssicherheit schaffen und Verstöße gegen Gesetze verhindern |
| Behördliche und aufsichtsrechtliche Vorgaben | Vorgaben von Umwelt- und Gesundheitsbehörden, der BaFin und der EU-Kommission | Einhaltung branchenspezifischer Auflagen und Standards |
| Interne Unternehmensrichtlinien | Verhaltenskodex (Code of Conduct), Arbeitsverträge, Antikorruptions- und Beschaffungsrichtlinien | Konkretisierung gesetzlicher Anforderungen und Steuerung interner Abläufe |
| Ethische Grundsätze und Unternehmenswerte | Fairness, Nachhaltigkeit, Umweltfreundlichkeit, Transparenz | Förderung verantwortungsvollen Handelns über gesetzliche Pflichten hinaus |
| Vertragliche Verpflichtungen | Lieferanten- und Kundenverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Qualitätsstandards | Einhaltung vertraglich vereinbarter Pflichten |
| Branchenspezifische Standards und internationale Normen | ISO-Normen, UN Global Compact, OECD-Leitsätze | Orientierung an international anerkannten Prinzipien und Best Practices |
Was ist ein Compliance-Management-System (CMS)?
Anders als der Name vermuten lässt, handelt es sich bei einem Compliance-Management-System nicht um eine Softwarelösung. Stattdessen bezeichnet der Begriff das Gesamtkonzept, mit dem ein Unternehmen alle relevanten Gesetze und Richtlinien einhält.
Das CMS ist ein Zusammenspiel aus unterschiedlichen Maßnahmen, Werkzeugen und Prozessen, die das organisatorische Rückgrat der Compliance-Arbeit bilden. Es legt beispielsweise fest, wer für welche Aufgaben zuständig ist und was im Falle eines Verstoßes zu tun ist. Ziel ist es, Risiken zuverlässig zu erkennen und so ein Höchstmaß an Sicherheit zu schaffen.
Zu den wichtigsten Bestandteilen eines CMS zählen:
- eine Risikoanalyse, um besonders gefährdete Bereiche zu identifizieren
- Richtlinien und Verhaltenskodizes, welche die Vorschriften und Werte des Unternehmens beschreiben
- Verfahren und Prozesse, die das tägliche Handeln bestimmen
- Schulungen und eine offene Kommunikation, um im gesamten Unternehmen ein Bewusstsein für Compliance zu schaffen
- Überwachungsmechanismen wie Audits und interne Kontrollen
- ein Meldesystem, über das Mitarbeitende Verstöße anonym mitteilen können
Selbst das beste Compliance-Management-System nützt allerdings wenig, wenn es nicht aktiv gelebt wird. Daher ist es besonders wichtig, dass Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen und eine starke Compliance-Kultur etablieren. In einer derartigen Kultur wird Compliance nicht als lästige Notwendigkeit verstanden, sondern ist ganz selbstverständlich in den Arbeitsalltag integriert.
Genauso wichtig ist es, das CMS als einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu betrachten. Unternehmen müssen ihre Regeln und Verfahren regelmäßig überprüfen, an neue rechtliche Anforderungen anpassen und aus früheren Fällen lernen.
Gut zu wissen: Einem Urteil des OLG Nürnberg vom 30.03.2022 zufolge müssen alle Geschäftsführenden einer GmbH ein CMS einrichten. Das gilt auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Denn für den Fall, dass Mitarbeitende aufgrund eines mangelnden Compliance-Konzepts ein folgenschweres Fehlverhalten an den Tag legen, haftet der Geschäftsführer höchstpersönlich.
Wer ist für Compliance verantwortlich?
Grundsätzlich tragen alle Beschäftigten dazu bei, dass Gesetze und Richtlinien eingehalten werden. Dennoch gibt es unterschiedliche Rollen mit jeweils eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
Die Unternehmensleitung
Die Geschäftsführung trägt die Gesamtverantwortung für die Befolgung sämtlicher Vorgaben. Sie gibt die strategische Richtung vor und sorgt für die notwendigen Ressourcen. Darüber hinaus prägt sie durch ihre Kommunikation den sogenannten Tone from the top: Nur wenn die Chefetage Compliance glaubwürdig vorlebt, werden die Vorgaben auch von der Belegschaft ernst genommen.
Compliance-Abteilung
Eine zentrale operative Rolle übernimmt der Compliance Officer oder die Compliance-Abteilung. Diese Stelle ist für die Umsetzung, Überwachung und Weiterentwicklung der Compliance-Strukturen verantwortlich. Zu ihren Aufgaben gehören unter anderem:
- die Identifizierung und Bewertung von Compliance-Risiken
- die Entwicklung von Richtlinien und Schulungskonzepten
- die Beratung von Führungskräften und Mitarbeitenden
- die Untersuchung und Dokumentation möglicher Verstöße
Führungskräfte
Auch Team- und Abteilungsleiter*innen spielen eine entscheidende Rolle. Indem sie die vorgegebenen Regeln im Tagesgeschäft umsetzen, geben sie ein gutes Vorbild für ihre Kolleg*innen ab. Zudem sind sie dafür verantwortlich, dass ihre Mitarbeitenden die Regeln kennen und anwenden.
Mitarbeitende
Alle Angestellten sind Teil der Compliance-Kultur. Sie müssen nach den geltenden Vorschriften handeln und bei Verdachtsfällen Verantwortung übernehmen – etwa durch die Nutzung eines Melde- bzw. Hinweisgebersystems.
Compliance-Management: Die wichtigsten Software-Tools
Damit die Umsetzung von Compliance möglichst effizient abläuft, ist die Nutzung spezieller Softwarelösungen empfehlenswert. Folgende Tools erleichtern Unternehmen die Einhaltung von Regeln:
| Compliance-Management-Software | Dient zur zentralen Steuerung und Überwachung aller Compliance-Aktivitäten. |
| Risikomanagement-Tools | Unterstützen bei der Identifikation, Bewertung und Überwachung von Compliance-Risiken. |
| Hinweisgebersysteme | Bieten Mitarbeitenden eine anonyme Möglichkeit, Verstöße oder Verdachtsfälle zu melden. |
| Audit- und Kontrollsoftware | Unterstützt interne und externe Prüfungen durch automatisierte Kontrollmechanismen und dokumentiert Ergebnisse. |
| Schulungs- und E-Learning-Plattformen | Dienen der Sensibilisierung von Mitarbeitenden und Führungskräften für Compliance-Themen durch interaktive Trainings. |
Wie bedeutend ist ein ERP-System für das Compliance-Management?
Auch eine ERP-Lösung nimmt für die Compliance-Arbeit einen hohen Stellenwert ein. Da sie nahezu alle Geschäftsabläufe transparent abbildet und eine zentrale Datenbasis schafft, lassen sich Prozesse nachvollziehbar und prüfbar gestalten.
Darüber hinaus ermöglichen ERP-Systeme
- automatisierte Kontrollen, z. B. bei Freigaben von Zahlungen oder Bestellungen,
- die Nutzung von Berechtigungskonzepten, um sensible Informationen zu schützen,
- eine lückenlose Dokumentation von Transaktionen und
- die Erfassung eines ERP-Audit-Trails.
Zudem lassen sich ERP-Lösungen in der Regel mit Risikomanagement- und Dokumentenmanagement-Modulen erweitern. So können Unternehmen die Einhaltung von Richtlinien direkt in ihre Arbeitsabläufe integrieren.
Anwendungsbeispiel: CML Europe GmbH
Durch die Einführung des ERP-Systems APplus kann CML Europe Branchen- und Prozessstandards deutlich einfacher einhalten – beispielsweise die Anforderungen der ISO-Norm 9001. Die Prozessstandardisierung sorgt für klar definierte Abläufe, die sich jederzeit nachweisen lassen. Außerdem ist der Elektronikspezialist dank der ergänzenden IMS-Lösung in der Lage, alle Prozesse umfassend zu dokumentieren und die Daten bei Zertifizierungen oder Audits unmittelbar vorzulegen.
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